Фонд оплаты труда

Одна из основных статей затрат в бюджете компании – выплаты по трудовым договорам. Эффективное управление бизнесом невозможно без планирования этих расходов. Для этого рассчитывают фонд оплаты труда. Расскажем, что он означает, как его рассчитать и использовать на практике.

Что такое ФОТ и зачем его считать

Фонд оплаты труда (ФОТ) – понятие из экономики предприятия. Считают его обычно для целей управленческого учета.

Под фондом оплаты труда понимают общую сумму денег, которую компания за определенный период израсходовала на выплаты работникам. Или только израсходует в будущем, если говорить о плановом ФОТ.

Зачем вообще определять фонд оплаты труда и можно ли обойтись без этого? Решать руководству компании. Но нужно учитывать вот что. В 2023 году серьезной проблемой для бизнеса оказалась нехватка работников, в первую очередь квалифицированных. Сейчас на рынке труда главный – соискатель. Чтобы заполучить нового специалиста или не потерять имеющегося, работодателю приходится предлагать более высокую плату.

Итак, работников не хватает, и обходятся они все дороже. В такой ситуации очень важно понимать, как отразится на прибыли изменение численности работников или повышение платы за труд. И тут на помощь приходит показатель ФОТ. Он помогает:

• определить, какую долю в общем объеме затрат составляют расходы на персонал в целом по компании и по отдельным ее подразделениям;
• рассчитать, как изменится сумма расходов при увеличении или уменьшении числа работников;
• спрогнозировать расходы по оплате труда на будущие периоды при разных условиях.

Бывает, что рассчитать фонд оплаты труда необходимо по иным причинам:

1. Банк запросил справку о ФОТ. Это может потребоваться для получения кредита или для подтверждения того, что компания ведет реальную деятельность.
2. Нужно заполнить отдельные формы для Росстата, например, П-4.
3. Необходимо подтвердить право на льготы по НДС, налогу на прибыль, земельному и при УСН. Такое право имеют предприятия, созданные общественными организациями инвалидов, если в них не менее 50% работников – инвалиды, а их доля в фонде оплаты труда – не менее 25%.

Что входит и не входит в ФОТ

Определение и состав фонда оплаты труда не закреплены в каких-либо нормативных актах. Чтобы понять, что входит в ФОТ, обратимся к ст. 129 ТК РФ.

В ней сказано, что оплата труда включает: «…вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)».

Итак, фонд оплаты труда включает в себя вознаграждение за труд, стимулирующие и компенсационные доплаты и надбавки. На практике в него обычно включают:

• зарплату работников в денежной и натуральной форме за отработанное время с учетом районного коэффициента;
• регулярные премии;
• отпускные за оплачиваемые отпуска;
• командировочные;
• больничные пособия за первые 3 дня болезни (то есть ту часть, которую платит работодатель);
• доплату за условия труда, за сверхурочную работу, за работу в выходные, в ночную смену, за совместительство;
• компенсационные выплаты за питание, связь, проезд, проживание;
• выплаты за простой;
• выходное пособие.

Этот перечень базовый, и в конкретной компании он может быть иным. Правила определения фонда оплаты труда компания устанавливает сама и закрепляет во внутренних нормативных актах.

Важно: ФОТ определяется только в рамках трудовых договоров. Расходы на выплаты самозанятым и физическим лицам по гражданско-правовым договорам не имеют отношения к фонду оплаты труда и в него не включаются.

Не включают в фонд оплаты труда и некоторые выплаты наемным работникам, которые напрямую не связаны с рабочим процессом или его результатами, в частности:

• материальную помощь;
• разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда, например, к юбилею;
• компенсацию расходов на лечение или отдых;
• подарки от компании.

Также не имеют отношения к ФОТ выплаченные работникам дивиденды, выданные им займы и подобные расходы.

Как рассчитать ФОТ

Поскольку состав ФОТ в разных компаниях может отличаться, то нельзя вывести точную формулу его расчета.

Для определения фонда оплаты труда за прошедший период нужно сложить все входящие в него выплаты за этот период. То есть при подсчете показателя за прошедший год или месяц:

• берут перечень затрат, которые включаются в ФОТ;
• определяют общую сумму за год по каждому виду;
• складывают все затраты.

Например, в ООО «Бета» 7 сотрудников, на выплаты которым в прошедшем году компания потратила:

• на зарплату, включая регулярные премии – 6 млн рублей;
• на выплату по больничным листам – 25 тыс. рублей;
• на отпускные – 500 тыс. рублей.

ФОТ равен сумме этих затрат: 6 000 000 + 25 000 + 500 000 = 6 525 000 рублей.

Но обычно ФОТ рассчитывают на будущее. Это нужно для формирования фонда оплаты труда в следующем году, то есть для его планирования.

Плановый ФОТ считают на основе фактических показателей за прошедший период. Для этого необходимо:

1. Определить среднемесячную оплату труда в прошедшем периоде по формуле: ФОТ / число работников / число месяцев в периоде.
2. Определить размер надбавки оплаты труда (коэффициент), то есть на сколько планируется увеличить зарплату.
3. Определить численность персонала на плановый период.
4. Посчитать плановый ФОТ по формуле: Среднемесячная ОТ * Коэффициент увеличения ОТ * Число работников * 12 мес.

Пример расчета ФОТ

Вернемся к ООО «Бета». Мы выяснили, что ее ФОТ за прошлый год на 7 сотрудников составил 6 525 000 рублей. Предположим, что бизнес будет расширяться, и принято решение нанять еще 4 человек. К тому же поднять всем зарплату на 20%. Рассчитаем плановый ФОТ на следующий год при таких условиях.

1. Среднемесячная оплата труда за прошлый год равна 6 525 000 / 7 / 12 = 77 679 рублей с учетом округления.
2. Число работников – 7 + 4 = 11.
3. Коэффициент повышения платы на 20% равен 1,2.
4. ФОТ на плановый год равен 77 679 * 1,2 *11 * 12 = 12 304 354 рубля с учетом округления.

Получается, что на следующий год на оплату персоналу ООО «Бета» должна заложить более 12,3 млн рублей. Это показатель примерный, ведь он сформирован на основе прошлогодних данных. Но для оценки затрат этого достаточно.

Как ФОТ связан с фондом заработной платы

Помимо ФОТ есть еще фонд заработной платы (ФЗП). Эти понятия схожи, но их нельзя назвать синонимами. Хотя различие между ними условное и его может не быть. Все зависит от правил, которые приняты в компании.

Обычно в ФЗП входят суммы заработной платы и входящих в нее выплат, например, премий, которые являются частью зарплаты.

Подробности можно посмотреть в приказе Росстата от 30.11.2022 № 872, который утверждает указания по заполнению статистических отчетов. В п. 82 довольно подробно перечислено, что входит и не входит в ФЗП. Эти требования действуют для указанных форм, а для других целей их можно рассматривать лишь в качестве ориентира.

Обычно считается, что ФОТ чуть шире фонда заработной платы, то есть:
ФОТ = ФЗП + Поощрительные и компенсационные выплаты, не входящие в зарплату.

Пример

В ООО «Гамма» за отчетный месяц были такие расходы на персонал:

1. Выплаты окладов – 900 тыс. рублей.
2. Выплаты премий, предусмотренных системой оплаты труда – 100 тыс. рублей.
3. Выплата компенсаций за работу в выходные – 50 тыс. рублей.
4. Больничные – 10 тыс. рублей.
5. Компенсация работнику затрат на съем жилья – 30 тыс. рублей.
6. Премия сотруднику к юбилею – 50 тыс. рублей.

В фонд заработной платы войдут затраты из пунктов 1-4. Таким образом, ФЗП составит: 900 + 100 +50 + 10 = 1 060 тыс. или 1,06 млн рублей.

В пункте 6 – премия разового характера, не связанная с результатом работы. Премии такого рода в ФОТ, как сказано выше, не входят. Поэтому фонд оплаты труда будем считать по пунктам 1-5: 1 060 + 30 = 1 090 или 1,09 млн рублей.

Подведем итоги

• Мы показали на примерах, как рассчитать фонд оплаты труда. Как правило, он включает в себя зарплату, социальные выплаты, а также различные компенсации и стимулирующие доплаты.
• ФОТ схож с понятием «фонд заработной платы». В теории это разные показатели, но на практике зачастую бывают идентичными.
• Определять ФОТ чаще всего нужно для управленческих целей. Это поможет приблизительно спланировать затраты на персонал и их долю в себестоимости. А также даст основу для принятия кадровых решений.