Учет рабочего времени сотрудников

Обязанность работодателя вести учет рабочего времени сотрудников прописана в ст. 91 ТК РФ. Это касается всех организаций и ИП с работниками – исключений закон не делает. Расскажем о том, как вести этот учет при разных режимах труда.

Рабочее время и его нормы

Сначала о том, зачем скрупулезно считать отработанные каждым членом коллектива часы. Помимо того, что такое требование устанавливает трудовое законодательство, учет нужен:

• для корректного расчета зарплаты, ведь в большинстве случаев она привязана к количеству отработанного времени;
• для контроля за сотрудниками – исполняют ли они правила трудового распорядка, отрабатывают ли свои часы;
• для соблюдения работодателем трудовых нормативов, ведь продолжительность труда ограничена законом.

Рабочим считается время, в течение которого сотрудник, согласно правилам внутреннего распорядка, должен исполнять свои трудовые функции. Кроме того, к рабочему времени могут быть отнесены некоторые периоды, когда человек фактически свои трудовые функции не выполняет. Например, технологический перерыв на обогрев и отдых работников, которые трудятся в холодную погоду на улице (ст. 109 ТК РФ).

Нормальной считается продолжительность рабочего времени до 40 часов в неделю включительно (ст. 91 ТК РФ). При этом Кодекс предусматривает возможности для легитимного увеличения или сокращения этого времени.

Работа сверх нормальной продолжительности или за пределами своей смены – это сверхурочная работа (ст. 99 ТК РФ). На нее требуется письменное согласие человека, если только необходимость не связана с обстоятельствами непреодолимой силы. Переработка должна компенсироваться повышенной оплатой. Вместо денег работник имеет право получить дополнительные дни отдыха. Длительность сверхурочной работы не должна превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Для некоторых категорий сотрудников рабочее время, наоборот, должно быть сокращено. Так, инвалиды I и II группы должны работать не более 35 часов в неделю. Еще есть различные варианты установления неполного рабочего времени. Например, сотрудник может договориться о работе лишь 3 дня в неделю вместо 5 или каждый день по 5 часов вместо 8. Причем в некоторых случаях работодатель отказать не может. В частности, он обязан установить неполное рабочее время по просьбе беременной женщины или сотрудника, который ухаживает за больным членом семьи.

Режим рабочего времени

Итак, продолжительность рабочего времени регламентирована. А вот какой режим работы установить и можно ли делить рабочий день на части – это решает работодатель. Однако режим должен предусматривать:

• продолжительность рабочей недели – 5 рабочих дней / 2 выходных, 6 рабочих / 1 выходной, «скользящие» выходные или неполная рабочая неделя;
• количество часов ежедневной работы;
• время ее начала и окончания, а также перерыва;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней.

Большинство компаний придерживается «стандартного» режима работы:

• 5 дней в неделю по 8 часов;
• рабочие дни – с понедельника по пятницу, выходные дни &nm dash; суббота и воскресенье;
• начало и окончание работы, а также длительность обеденного перерыва у разных компаний варьируются.

Однако при необходимости можно установить более подходящий график работы.

В Трудовом кодексе прописаны такие особенности режима рабочего времени:

1. Ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ). В компании может быть утвержден перечень должностей, которые предполагают привлечение при необходимости к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Важно понимать, что привлекать работников к труду сверх норматива разрешено эпизодически. Деньги за это не доплачиваются, но предоставляется дополнительный отпуск.
2. Гибкий рабочий день (ст. 102 ТК РФ). При таком режиме начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяется по соглашению сторон. То есть один работник может трудиться с учетом часового перерыва с 9 до 18 часов, другой – с 11 до 20 часов.
3. Работа посменно (ст. 103 ТК РФ). Режим вводится на предприятиях, которые работают круглосуточно или дольше, чем длится нормальная продолжительность ежедневной работы. Составляется график сменности. Каждая группа сотрудников – смена – работает нормальное количество времени. После окончания их трудового дня выходит следующая смена. Сотрудника нельзя ставить в график более двух смен подряд.
4. Разделение рабочего времени на разные части (ст. 105 ТК РФ). Работодатель может закрепить в локальном акте, что рабочий день разделен на части. Это оправдано при особом характере труда, когда предприятие в какие-то часы работает более интенсивно, а в другие практически не функционирует. При этом общая продолжительность рабочего времени должна укладываться в норматив ежедневной работы.

Как организовать учет

В Трудовом кодексе не прописан учет использования рабочего времени. Работодатель должен сам его разработать и закрепить внутренним нормативным актом. Документальной основой учета является табель рабочего времени. Но компания может разработать собственный документ, если унифицированная форма ему не подходит.

Сейчас, во время бурного развития технологий, компании активно внедряют системы пропусков, видеонаблюдения, а также IT-решения для фиксации продолжительности рабочего времени. Современные системы помогают учитывать отработанные часы, обеспечивают контроль за действиями каждого сотрудника в течение дня и автоматизируют формирование табеля учета рабочего времени. Правда, малому бизнесу такие решения зачастую не по карману. Поэтому вернемся к классическому варианту, когда контроль и учет поручаются кому-то из работников.

Обычно ответственным назначают специалиста кадровой службы. Это резонно, если компания маленькая, и каждый человек на виду. Если же предприятие побольше, со структурными подразделениями, целесообразно поручить ведение учета начальнику каждого отдела. Ведь именно в его обязанности входит контроль подчиненных.

Теперь о том, какие выделяют виды учета рабочего времени. В зависимости от специфики трудового режима, учитывать фактически отработанное время рекомендуется поденно, понедельно или суммировано.

Поденный учет

Это наиболее часто встречающийся вариант ведения учета, поскольку именно он удобен при стандартном графике работы 5/2 или 6/1. Ежедневно в отношении каждого члена коллектива следует фиксировать фактически отработанное время, а именно:

• во сколько он пришел на работу и покинул ее;
• сколько часов он отработал в этот день;
• работал ли он сверхурочно и какое количество часов;
• был ли перерыв в работе и какой продолжительности.

Понедельный учет

Бывает, что специфика работы предполагает неравномерное распределение рабочих часов по дням недели. Например, в понедельник, среду и пятницу сотрудник работает по 10 часов, а во вторник и четверг – по 5 часов. Общая норма рабочего времени соблюдается. Но учитывать его в данном случае удобнее не за день, а за целую неделю. Такой учет называют понедельным.

Способ подойдет, если много сотрудников с неполным или ненормированным рабочим днем. Либо график работы компании таков, что продолжительность рабочего времени каждый день разная.

Суммированный учет

При суммированном учете рабочего времени (ст. 104 ТК РФ) учетным периодом является не день или неделя, а месяц, квартал, полугодие или целый год. Такой способ удобен для компаний, работники которых трудятся по сменам, а их рабочие дни имеют разную продолжительность. В итоге получается, что в одну неделю происходит переработка, а в другую количество отработанных часов бывает ниже норматива.

Если при таких обстоятельствах учет рабочего времени сотрудников вести понедельно, периодически будут возникать ситуации сверхнормативной работы. Значит, придется оформлять дополнительные документы и платить за переработку. Для «сглаживания» таких отклонений разрешено учитывать рабочее время суммарно за месяц или более длительный период.

Если работник трудится вахтовым методом, компания обязана учитывать его рабочее время суммировано в силу требований ст. 300 ТК РФ.

Если сотрудник работает удаленно

Новая особенность, с которой в настоящее время столкнулись многие компании – учет использования рабочего времени сотрудником, который трудится удаленно. Тут нет каких-либо исключений или специальных положений. Все правила работодатель также устанавливает сам и прописывает в ЛНА.

Очевидный способ учета в такой ситуации – назначить так называемые контрольные точки. Когда приходит определенное время, сотрудник должен выйти на связь и представить результаты выполненной работы. Также существует специальное ПО для контроля работников, в том числе удаленных.

Работодателю важно понимать следующее: суть дистанционной работы в том, что сотрудник вправе выполнять свои обязанности в любом удобном для него месте. Нельзя контролировать его перемещение. Также нельзя требовать от него нахождения «перед монитором» в течение рабочего дня компании, если только в договоре не прописана такая его обязанность.

Ответственность за отсутствие учета

Если не учитывать рабочее время сотрудников, как того требует Трудовой кодекс, можно поплатиться деньгами. За это нарушение штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для ИП – 1-5 тыс. рублей, для организаций – 30-50 тыс. рублей. При повторном нарушении суммы увеличиваются.

Кроме того, на основе документов по учету рабочего времени считают заработную плату. Если учет не ведется, соответственно, таких документов быть не может. А это грубое нарушение правил ведения учета расходов компании. Налоговая инспекция может оштрафовать организацию или ИП на 10 тыс. рублей по ст. 120 НК РФ.

Мы рассказали об общем подходе к учету рабочего времени. Трудовое право не ставит работодателей в жесткие рамки, давая им возможность выбирать инструменты и методы. Вместе с тем не стоит забывать, что учет трудовых часов – основа верного расчета оплаты труда. А продолжительность рабочего дня каждого члена коллектива бывает индивидуальной и порой варьируется. Поэтому важно организовать реальную фиксацию отработанного времени, а не прописывать каждый день формальные «восьмерки» в табеле учета.