Содержание
Во многих компаниях рабочее время распределяется в течение недели равномерно, и трудностей с его учетом не возникает. Но бывает иначе: работа ведется непрерывно, сотрудники выходят по графику, выходные «скользят», периоды интенсивной деятельности сменяются практически полным покоем. В общем, режим работы сложно назвать стандартным. В таком случае работодателю приходится перейти на суммированный учет рабочего времени. Расскажем, что это такое и покажем примеры расчета для разных ситуаций.
Суммированным называют особый учет рабочего времени не по дням или неделям, а в пределах более длительного периода, например, месяца, квартала или года. Применять такой подход в учете допустимо, если из-за условий работы не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).
Суммированный учет – это не самостоятельный режим работы. Такое заблуждение может возникнуть из-за того, что ст. 104 находится в Главе 16 ТК РФ, посвященной режимам. Между тем суммирование рабочего времени – это лишь способ учета, то есть элемент, который применяется при «нестандартных» режимах, например, при сменном графике или при сезонной работе.
Закон обязывает учитывать рабочее время суммировано, если работа организована вахтовым методом (ст. 300 ТК РФ). Однако такой подход выгоден работодателю и при любом другом «нестандартном» режиме работы, поскольку позволяет оптимизировать затраты на оплату труда.
По общему правилу (ст. 91 ТК РФ), нормальная продолжительность рабочего времени – не более 40 часов в неделю. Превышение считается сверхурочной работой. Это влечет для работодателя такие последствия:
При нестандартных режимах работы норму труда в течение недели зачастую соблюсти не удается. При этом в другие недели тот же сотрудник может, наоборот, не выработать установленную норму времени.
Но если учитывать рабочее время не по дням или неделям, а за более длительный период, то «переработка» и «недоработка» друг друга скомпенсируют. И в целом, например, за квартал или год количество отработанных часов будет укладываться в норму. То есть сверхурочной работы по факту не будет.
Поэтому учет рабочего времени при «нестандартных» режимах логично вести суммировано за месяц, квартал или даже год. Этот метод незаменим при сезонной работе, при сменном и гибком графике, при ненормированном рабочем дне и так далее. Его можно применять как по организации в целом, так и в отношении отдельных должностей.
Задача работодателя – составить график работы при суммированном учете так, чтобы в целом за период количество отработанных часов укладывалось в норму. При этом в отдельные дни или недели может возникать переработка, которая будет скомпенсирована недобором до нормы рабочего времени в другие дни или недели.
Пример 1. В ООО «Альянс» введен суммированный учет рабочего времени за квартал. Пусть при 40-часовой рабочей неделе в первом квартале согласно производственному календарю 454 рабочих часа: в январе их 136, в феврале – 143, в марте – 175.
Сотрудник Миронов отработал в январе 145 часов, а в феврале – 155 часов. По итогам каждого месяца получается переработка, однако она не оплачивается, так как рабочее время учитывается по окончании квартала. График на март для этого сотрудника нужно составить так, чтобы количество рабочих часов было ровно 454 — 145 — 155 = 154 часа. В этом случае у Миронова не будет ни сверхурочной работы, ни недоработки.
Период суммированного учета может быть любым в пределах года. Например, месяц или несколько, квартал, полгода или полный год. Допустимо вводить учетный период любой продолжительности, соблюдая следующие ограничения:
Примечание. В общем случае учетный период при суммированном подходе не может длиться более года. Однако речь не идет строго о промежутке с 1 января по 31 декабря. В связи со спецификой бизнеса в компании может быть установлен финансовый год, не совпадающий с календарным, например, с 1 апреля по 31 марта. Так вот, рабочее время можно считать за этот период, а не за календарный год. То же самое верно и для периода длительностью в 3 месяца – он не обязан совпадать с кварталами. Допустима любая продолжительность учетного периода в рамках приведенных выше ограничений.
Выбор оптимального периода учета – основная задача работодателя. Следует просчитать разные варианты таким образом, чтобы к концу периода выйти на нормальное количество рабочих часов. Если то и дело возникают переработки, вероятно, период учета подобран неверно.
Но бывает, что сверхурочная работа – постоянный спутник работодателя. Она не исчезает, какой бы учетный период он ни выбрал и как бы ни менял график. Это значит, что проблема не в учете – в компании попросту недостаточно работников.
При суммированном учете рабочего времени нужно исходить из того, что за учетный период работник должен трудиться не более установленного законом норматива (ст. 91, 92 ТК РФ). Норма рабочего времени на конкретный месяц определяется в соответствии с правилами из приказа Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н.
Если взять стандартную рабочую неделю в 40 часов, на которой не было сокращенных дней, то применяется формула: (40 / 5) * Количество рабочих дней месяца.
Пример 2. У работника ООО «Импекс» Сидорова гибкий график исходя из нормы 40 часов в неделю. Его рабочее время учитывается суммировано за месяц. В мае 2023 года 20 рабочих дней. Норма рабочего времени Сидорова на май считается так: (40 / 5) * 20 = 160 часов.
Это норма, которую нужно заложить в график на май. Меньше рабочих часов закладывать можно, но эту недоработку придется оплатить. А вот больше часов включать в график нельзя. Сверхурочные часы могут возникнуть лишь по факту, если реальная ситуация пошла вразрез с планом. Допустим, заболел коллега, и Сидорову пришлось его замещать. По итогу периода он отработает часов больше нормы, и это будет считаться сверхурочной работой.
Если сотрудник относится к категориям, для которых установлена норма в количестве часов менее 40 в неделю, то расчет делается исходя из нее. Например, это касается юных сотрудников, инвалидов, работников на местах с вредными / опасными условиями. Если для сотрудника установлен режим неполного рабочего времени, норма часов за учетный период также будет ниже стандартной.
Трудовым кодексом или иными законами порядок ведения суммированного учета не установлен. В ст. 104 ТК РФ сказано, что работодатель обязан закрепить его в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Поэтому решить, как вести суммированный учет рабочего времени, компания должна самостоятельно. Для этого в отношении каждого работника, для которого он вводится, необходимо:
Когда все вопросы урегулированы, их следует прописать в ПВТР в разделе об учете рабочего времени. Кроме того, изменения нужно внести и в трудовые договоры. Также рекомендуется издать локальный акт с правилами суммированного учета. Закон этого не требует, но иметь отдельный документ удобно и для работодателя, и для сотрудников.
Для введения новых правил нужно издать приказ о суммированном учете в произвольной форме. Фактически отработанные часы за каждую смену фиксируются в табеле учета рабочего времени, как обычно.
Практика показывает, что редкому работодателю с «нестандартными» режимами труда удается всегда укладываться в норму рабочего времени за период. Поэтому оплата переработки – это вопрос, который неизбежно возникает в компании даже при суммированном учете. Определить эти правила нужно заранее.
При суммированном учете сверхурочной считается работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Пока он идет, невозможно определить, была ли работа сверх нормы или нет. Когда же период закончился, надо подсчитать часы переработки и сумму оплаты за них.
Ниже рассмотрены важные вопросы оплаты сверхурочных при суммированном учете рабочего времени, которые приходится решать каждому работодателю.
Правила ст. 152 ТК РФ обязывают оплатить сверхурочную работу так: первые два часа – не менее чем в полуторном размере, последующие часы – не менее чем в двойном размере.
Для определения общего числа сверхурочных часов нужно от количества фактически отработанных часов отнять норму. Например, сотрудник ООО «Верба» Петров должен был отработать при месячном учетном периоде 160 часов, а фактически отработал 196 часов. Итого мы имеем 36 часов сверхурочных.
Но как понять, что такое «первые два часа» и «последующие часы» переработки при суммированном учете? Как их считать и оплачивать? Есть два подхода:
Первый способ был поддержан Верховным Судом РФ (Решение от 15.10.2012 № АКПИ12-1068) и основан на рекомендациях Госкомтруда СССР. Но в 2009 году Минздравсоцразвития РФ предложило считать оплату переработки в соответствии со вторым способом (письмо от 31.08.2009 № 22-2-3363). А в 2017 году рекомендации Госкомтруда СССР признали недействующими (приказ Минтруда РФ от 10.05.2017 № 415).
Между тем в Роструде, отвечая на вопросы пользователей сайта онлайнинспекция.рф, советовали применять первый способ. Но на наш взгляд, это сопряжено с риском возникновения споров, и вот почему:
Судебная практика складывается по-разному. Поэтому вопрос с оплатой сверхурочных часов при суммированном учете компания должна решить сама, причем это решение лучше обосновать. Второй способ надежный, но и более затратный.
Начисляют полуторный или двойной размер оплаты в зависимости от ее типа:
При оплате на основе оклада сначала нужно рассчитать стоимость часа работы. Для этого есть несколько способов, и вот основные:
Какой способ предпочесть, решает работодатель, но его необходимо зафиксировать в Положении об оплате труда, ПВТР, договоре.
Пример 3. В ООО «Гамма» принят период учета – квартал. Стоимость часа работников на окладе в компании считают по часам за месяц (Вариант 3). Оклад работника Иванова – 80 000 рублей. В мае при норме 160 часов он отработал 196 часов. Посчитаем сумму оплаты сверхурочных.
Свыше нормы Иванов работал 196 — 160 = 36 часов. Стоимость часа работы в мае при окладе 80 000 рублей равна 500 рублей – мы посчитали ее выше (Вариант 3). Доплата за сверхурочные часы будет такой: 2 первых часа переработки * 500 * 1,5 + 34 остальных часа переработки х 500 * 2 = 35 500 рублей.
Всю сумму доплаты Иванов получит только по окончании второго квартала, то есть в июле. Если бы расчетный период длился дольше, например, 6 месяцев или год, ему пришлось бы ждать своих «сверхурочных» денег еще дольше.
Чтобы оплата переработки была более справедливой, специалисты Роструда рекомендуют для работников с суммированным учетом устанавливать не окладную, а тарифную систему оплаты. Ведь при ней ежемесячно оплачивается фактически отработанное количество часов. Поэтому сверхурочные часы в одинарном размере будут оплачены сразу же.
Пример 4. Те же условия, что и в Примере 3, но ООО «Гамма» платит Иванову зарплату по тарифной ставке 500 рублей в час. Рассчитаем оплату за переработку в 36 часов.
За май Иванов получит 196 * 500 = 98 000 рублей.
После окончания квартала (если больше сверхурочной работы не будет) компания ему доплатит по ½ тарифной ставки за первые 2 часа и по одинарной ставке за остальные часы переработки: 2 * ½ * 500 + 34 * 1 * 500 = 17 500 рублей.
Итого оплата сверхурочных часов составит 98 000 — 80 000 + 17 500 = 35 500 рублей.
Как видим, в примерах 3 и 4 суммы оплаты сверхурочных одинаковы, но при тарифной системе работник получит часть денег сразу же, в течение учетного периода.
Ст. 153 ТК РФ обязывает работодателей оплачивать работу в выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере. Другой вариант – оплата в одинарном размере + дополнительный выходной.
Но при суммированном учете есть нюансы:
Некоторые вопросы об оплате работы в праздники и выходные, а также о графике сменности, специалисты Роструда разъяснили в Докладе за IV квартал 2021 года (утв. Федеральной службой по труду и занятости).