Суммированный учет рабочего времени

Во многих компаниях рабочее время распределяется в течение недели равномерно, и трудностей с его учетом не возникает. Но бывает иначе: работа ведется непрерывно, сотрудники выходят по графику, выходные «скользят», периоды интенсивной деятельности сменяются практически полным покоем. В общем, режим работы сложно назвать стандартным. В таком случае работодателю приходится перейти на суммированный учет рабочего времени. Расскажем, что это такое и покажем примеры расчета для разных ситуаций.

Что такое суммированный учет

Суммированным называют особый учет рабочего времени не по дням или неделям, а в пределах более длительного периода, например, месяца, квартала или года. Применять такой подход в учете допустимо, если из-за условий работы не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).

Суммированный учет – это не самостоятельный режим работы. Такое заблуждение может возникнуть из-за того, что ст. 104 находится в Главе 16 ТК РФ, посвященной режимам. Между тем суммирование рабочего времени – это лишь способ учета, то есть элемент, который применяется при «нестандартных» режимах, например, при сменном графике или при сезонной работе.

Кому и зачем нужно применять суммированный учет

Закон обязывает учитывать рабочее время суммировано, если работа организована вахтовым методом (ст. 300 ТК РФ). Однако такой подход выгоден работодателю и при любом другом «нестандартном» режиме работы, поскольку позволяет оптимизировать затраты на оплату труда.

По общему правилу (ст. 91 ТК РФ), нормальная продолжительность рабочего времени – не более 40 часов в неделю. Превышение считается сверхурочной работой. Это влечет для работодателя такие последствия:

1. Увеличение расходов на оплату труда. Сверхурочные часы оплачиваются дополнительно по правилам ст. 152 ТК РФ.
2. Необходимость отслеживать длительность переработки исходя из нормы, приведенной в ст. 99 ТК РФ: не более 4 часов в течение двух дней подряд и не более 120 часов в год.

При нестандартных режимах работы норму труда в течение недели зачастую соблюсти не удается. При этом в другие недели тот же сотрудник может, наоборот, не выработать установленную норму времени.

Но если учитывать рабочее время не по дням или неделям, а за более длительный период, то «переработка» и «недоработка» друг друга скомпенсируют. И в целом, например, за квартал или год количество отработанных часов будет укладываться в норму. То есть сверхурочной работы по факту не будет.

Поэтому учет рабочего времени при «нестандартных» режимах логично вести суммировано за месяц, квартал или даже год. Этот метод незаменим при сезонной работе, при сменном и гибком графике, при ненормированном рабочем дне и так далее. Его можно применять как по организации в целом, так и в отношении отдельных должностей.

Задача работодателя – составить график работы при суммированном учете так, чтобы в целом за период количество отработанных часов укладывалось в норму. При этом в отдельные дни или недели может возникать переработка, которая будет скомпенсирована недобором до нормы рабочего времени в другие дни или недели.

Пример 1. В ООО «Альянс» введен суммированный учет рабочего времени за квартал. Пусть при 40-часовой рабочей неделе в первом квартале согласно производственному календарю 454 рабочих часа: в январе их 136, в феврале – 143, в марте – 175.
Сотрудник Миронов отработал в январе 145 часов, а в феврале – 155 часов. По итогам каждого месяца получается переработка, однако она не оплачивается, так как рабочее время учитывается по окончании квартала. График на март для этого сотрудника нужно составить так, чтобы количество рабочих часов было ровно 454 — 145 — 155 = 154 часа. В этом случае у Миронова не будет ни сверхурочной работы, ни недоработки.

Период учета

Период суммированного учета может быть любым в пределах года. Например, месяц или несколько, квартал, полгода или полный год. Допустимо вводить учетный период любой продолжительности, соблюдая следующие ограничения:

• если условия труда нормальные – учетный период не может длиться более года;
• в отношении водителей период не может превышать трех месяцев (приказ Минтранса РФ от 16.10.2020 № 424);
• если условия труда работника вредные и / или опасные, учетный период также может быть не более трех месяцев. Но его можно продлить до года, если из-за сезонности или технологических особенностей работник за 3 месяца не может соблюсти норму времени. При этом должно быть соответствующее отраслевое (межотраслевое) соглашение. Годовая длительность периода фиксируется в коллективном договоре.

Примечание. В общем случае учетный период при суммированном подходе не может длиться более года. Однако речь не идет строго о промежутке с 1 января по 31 декабря. В связи со спецификой бизнеса в компании может быть установлен финансовый год, не совпадающий с календарным, например, с 1 апреля по 31 марта. Так вот, рабочее время можно считать за этот период, а не за календарный год. То же самое верно и для периода длительностью в 3 месяца – он не обязан совпадать с кварталами. Допустима любая продолжительность учетного периода в рамках приведенных выше ограничений.

Выбор оптимального периода учета – основная задача работодателя. Следует просчитать разные варианты таким образом, чтобы к концу периода выйти на нормальное количество рабочих часов. Если то и дело возникают переработки, вероятно, период учета подобран неверно.

Но бывает, что сверхурочная работа – постоянный спутник работодателя. Она не исчезает, какой бы учетный период он ни выбрал и как бы ни менял график. Это значит, что проблема не в учете – в компании попросту недостаточно работников.

Как определить норму времени

При суммированном учете рабочего времени нужно исходить из того, что за учетный период работник должен трудиться не более установленного законом норматива (ст. 91, 92 ТК РФ). Норма рабочего времени на конкретный месяц определяется в соответствии с правилами из приказа Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н.

Если взять стандартную рабочую неделю в 40 часов, на которой не было сокращенных дней, то применяется формула: (40 / 5) * Количество рабочих дней месяца.

Пример 2. У работника ООО «Импекс» Сидорова гибкий график исходя из нормы 40 часов в неделю. Его рабочее время учитывается суммировано за месяц. В мае 2023 года 20 рабочих дней. Норма рабочего времени Сидорова на май считается так: (40 / 5) * 20 = 160 часов.

Это норма, которую нужно заложить в график на май. Меньше рабочих часов закладывать можно, но эту недоработку придется оплатить. А вот больше часов включать в график нельзя. Сверхурочные часы могут возникнуть лишь по факту, если реальная ситуация пошла вразрез с планом. Допустим, заболел коллега, и Сидорову пришлось его замещать. По итогу периода он отработает часов больше нормы, и это будет считаться сверхурочной работой.

Если сотрудник относится к категориям, для которых установлена норма в количестве часов менее 40 в неделю, то расчет делается исходя из нее. Например, это касается юных сотрудников, инвалидов, работников на местах с вредными / опасными условиями. Если для сотрудника установлен режим неполного рабочего времени, норма часов за учетный период также будет ниже стандартной.

Как организовать суммированный учет

Трудовым кодексом или иными законами порядок ведения суммированного учета не установлен. В ст. 104 ТК РФ сказано, что работодатель обязан закрепить его в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Поэтому решить, как вести суммированный учет рабочего времени, компания должна самостоятельно. Для этого в отношении каждого работника, для которого он вводится, необходимо:

1. Рассчитать оптимальную длительность учетного периода – она может быть разной для разных должностей.
2. Рассчитать норму рабочих часов в этот период, как показано выше.
3. Составить график сменности. Общий график представляет собой таблицу, в первом столбце которой перечислены сотрудники, а в клетках указано, сколько часов в конкретный день должен отработать каждый (если этот день для него рабочий), во сколько он должен приступить к работе и закончить ее.
4. Определить особенности оплаты сверхурочных часов, а также работы в выходные и нерабочие праздничные дни. К этому пункту мы вернемся чуть позже.

Когда все вопросы урегулированы, их следует прописать в ПВТР в разделе об учете рабочего времени. Кроме того, изменения нужно внести и в трудовые договоры. Также рекомендуется издать локальный акт с правилами суммированного учета. Закон этого не требует, но иметь отдельный документ удобно и для работодателя, и для сотрудников.

Для введения новых правил нужно издать приказ о суммированном учете в произвольной форме. Фактически отработанные часы за каждую смену фиксируются в табеле учета рабочего времени, как обычно.

Практика показывает, что редкому работодателю с «нестандартными» режимами труда удается всегда укладываться в норму рабочего времени за период. Поэтому оплата переработки – это вопрос, который неизбежно возникает в компании даже при суммированном учете. Определить эти правила нужно заранее.

Оплата сверхурочной работы

При суммированном учете сверхурочной считается работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Пока он идет, невозможно определить, была ли работа сверх нормы или нет. Когда же период закончился, надо подсчитать часы переработки и сумму оплаты за них.

Ниже рассмотрены важные вопросы оплаты сверхурочных при суммированном учете рабочего времени, которые приходится решать каждому работодателю.

Что значит «первые два часа» переработки?

Правила ст. 152 ТК РФ обязывают оплатить сверхурочную работу так: первые два часа – не менее чем в полуторном размере, последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Для определения общего числа сверхурочных часов нужно от количества фактически отработанных часов отнять норму. Например, сотрудник ООО «Верба» Петров должен был отработать при месячном учетном периоде 160 часов, а фактически отработал 196 часов. Итого мы имеем 36 часов сверхурочных.

Но как понять, что такое «первые два часа» и «последующие часы» переработки при суммированном учете? Как их считать и оплачивать? Есть два подхода:

1. Оплатить в полуторном размере 2 часа сверхурочных в расчете на каждую смену, отработанную за период. Допустим, в мае у Петрова было 12 смен, тогда количество часов переработки за каждую смену составит: 36 часов переработки / 12 смен = 3 часа. Первые 2 из них оплачиваются в полуторном размере, третий час – в двойном. Итого в полуторном размере нужно оплатить 2 часа х 12 смен = 24 часа, в двойном – остальные 12 сверхурочных часов за май.
2. Оплатить в полуторном размере только 2 часа от общего числа сверхурочных за период, а остальные – в двойном. В примере с Петровым будет так: из 36 часов переработки 2 часа будут оплачены в полуторном размере, а остальные 34 часа – в двойном размере.

Первый способ был поддержан Верховным Судом РФ (Решение от 15.10.2012 № АКПИ12-1068) и основан на рекомендациях Госкомтруда СССР. Но в 2009 году Минздравсоцразвития РФ предложило считать оплату переработки в соответствии со вторым способом (письмо от 31.08.2009 № 22-2-3363). А в 2017 году рекомендации Госкомтруда СССР признали недействующими (приказ Минтруда РФ от 10.05.2017 № 415).

Между тем в Роструде, отвечая на вопросы пользователей сайта онлайнинспекция.рф, советовали применять первый способ. Но на наш взгляд, это сопряжено с риском возникновения споров, и вот почему:

• этот способ основан на положениях отмененного нормативного акта;
• работник в итоге получит меньше денег за свой труд, чем при втором способе.

Судебная практика складывается по-разному. Поэтому вопрос с оплатой сверхурочных часов при суммированном учете компания должна решить сама, причем это решение лучше обосновать. Второй способ надежный, но и более затратный.

На какую сумму начислять повышенную оплату?

Начисляют полуторный или двойной размер оплаты в зависимости от ее типа:

• Оплата сдельная. Сверхурочная работа оплачивается по полуторным или двойным сдельным расценкам.
• Оплата базируется на тарифной ставке. Сверхурочные часы оплачиваются по полуторной или двойной ставке. Причем по одинарной ставке – в течение учетного периода. Доплата по его окончании производится по ½ ставки или по одинарной. Расчет будет показан в Примере 4.
• Оплата на основе оклада. Сверхурочные часы оплачиваются в размере полуторной или двойной ставки по окончании учетного периода. Это мы покажем ниже в Пример 3.

При оплате на основе оклада сначала нужно рассчитать стоимость часа работы. Для этого есть несколько способов, и вот основные:

1. Вариант 1. Разделить оклад на среднемесячное количество часов в конкретном году. В текущем году 1973 рабочих часа. Если оклад 80 000 рублей, то оплата за час составит: (80 000 / 1973) * 12 = 486,6 рублей.
2. Вариант 2. Разделить сумму окладов за учетный период на количество часов в этом периоде. Если учетный период – квартал, а в нем 454 рабочих часа, то при окладе 80 000 оплата за час равна: (80 000 * 3 месяца) / 454 = 528,6 рублей.
3. Вариант 3. Разделить оклад на количество часов по нормативу в конкретном месяце. В мае 2023 года 160 рабочих часов, поэтому оплата за час при окладе 80 000 рублей составит: 80 000 / 160 = 500 рублей.

Какой способ предпочесть, решает работодатель, но его необходимо зафиксировать в Положении об оплате труда, ПВТР, договоре.

Пример 3. В ООО «Гамма» принят период учета – квартал. Стоимость часа работников на окладе в компании считают по часам за месяц (Вариант 3). Оклад работника Иванова – 80 000 рублей. В мае при норме 160 часов он отработал 196 часов. Посчитаем сумму оплаты сверхурочных.
Свыше нормы Иванов работал 196 — 160 = 36 часов. Стоимость часа работы в мае при окладе 80 000 рублей равна 500 рублей – мы посчитали ее выше (Вариант 3). Доплата за сверхурочные часы будет такой: 2 первых часа переработки * 500 * 1,5 + 34 остальных часа переработки х 500 * 2 = 35 500 рублей.
Всю сумму доплаты Иванов получит только по окончании второго квартала, то есть в июле. Если бы расчетный период длился дольше, например, 6 месяцев или год, ему пришлось бы ждать своих «сверхурочных» денег еще дольше.

Чтобы оплата переработки была более справедливой, специалисты Роструда рекомендуют для работников с суммированным учетом устанавливать не окладную, а тарифную систему оплаты. Ведь при ней ежемесячно оплачивается фактически отработанное количество часов. Поэтому сверхурочные часы в одинарном размере будут оплачены сразу же.

Пример 4. Те же условия, что и в Примере 3, но ООО «Гамма» платит Иванову зарплату по тарифной ставке 500 рублей в час. Рассчитаем оплату за переработку в 36 часов.
За май Иванов получит 196 * 500 = 98 000 рублей.
После окончания квартала (если больше сверхурочной работы не будет) компания ему доплатит по ½ тарифной ставки за первые 2 часа и по одинарной ставке за остальные часы переработки: 2 * ½ * 500 + 34 * 1 * 500 = 17 500 рублей.
Итого оплата сверхурочных часов составит 98 000 — 80 000 + 17 500 = 35 500 рублей.

Как видим, в примерах 3 и 4 суммы оплаты сверхурочных одинаковы, но при тарифной системе работник получит часть денег сразу же, в течение учетного периода.

Выходные и праздники: как их оплачивать

Ст. 153 ТК РФ обязывает работодателей оплачивать работу в выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере. Другой вариант – оплата в одинарном размере + дополнительный выходной.

Но при суммированном учете есть нюансы:

• Выходным для работника считается день, который в его графике запланирован как выходной. Если по графику сотрудник работает в субботу или воскресенье – это для него обычный рабочий день, который оплачивается в одинарном размере.
• Если рабочий день сотрудника по графику приходится на праздничный нерабочий день, например, на 8 марта или 1 мая, то такой день нужно оплачивать в двойном размере. Так считают контролирующие органы (письмо Минтруда 30.11.2021 № 14-6/В-1352). Отработанные в такой день часы включаются в месячную норму рабочего времени.
• Если нерабочий праздничный день уже оплачен внутри учетного периода, то по его окончании доплачивать не нужно (решение Верховного Суда РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341).
• Если сотрудник привлекался к работе в свой выходной сверх нормативного для учетного периода количества часов, то оплачивать переработку нужно в двойном размере.

Некоторые вопросы об оплате работы в праздники и выходные, а также о графике сменности, специалисты Роструда разъяснили в Докладе за IV квартал 2021 года (утв. Федеральной службой по труду и занятости).

Подведем итоги

1. Суммированный учет рабочего времени помогает компаниям оптимизировать затраты и не допускать нарушения норм охраны труда. Его можно вводить при любых «нестандартных» режимах работы.
2. Учетный период при внедрении суммированного учета рабочего времени нужно выбрать так, чтобы в итоге у сотрудников не возникало переработки.
3. График работы – важный элемент при суммированном учете рабочего времени. Его нужно составить так, чтобы соблюдались трудовые нормы. Закладывать переработку в график нельзя.
4. Многие правила компании придется разрабатывать самой или выбирать из нескольких вариантов. Все это нужно закрепить в ЛНА.
5. Оплата сверхурочных часов, выходных и праздничных дней при суммированном учете производится с определенными особенностями.