Современный документооборот всё больше уходит в онлайн. Электронные цифровые подписи, как средство идентификации, вытесняют обычные круглые печати. Тем не менее, печать у некоторых предпринимателей по-прежнему в ходу, поэтому и возникает вопрос о ее необходимости.
Сравнительно недавно печать для ИП и организаций была обязательна во многих документах: декларациях, отчетах, трудовых книжках, кассовых ордерах. Но с 2014 года, когда обязательную печать отменили для ООО, в нормативно-правовые акты внесли изменения. И теперь без круглого штампа можно и декларацию сдать, и работника оформить, и сделку заключить.
Сейчас печать – это больше деловой атрибут, символика, чем обязательный реквизит на документах. А нужна она только в некоторых ситуациях:
Во всех остальных случаях печать для ИП не обязательна и применяется добровольно.
На вопрос, вправе ли ИП работать без печати, мы ответили. А какой должна быть печать, есть ли здесь какие-то требования?
Удивительно, но в данный момент никаких условий к виду и содержанию штампов у ИП не предъявляется. Они установлены только для гербовых печатей. А печать для коммерческих структур может быть любой, как по размеру, шрифту, цвету, степени защиты, так и по содержащимся данным.
Но если посмотреть, как выглядят печати других предпринимателей и организаций, то можно заметить явное сходство:
Это объясняется тем, что изготовители делают клише по общим стандартам, а оттиск уникальной формы или размера будет стоить дороже.
Нужно ли регистрировать печать? Нет, потому что никаких государственных реестров по печатям не ведется. Хотя в Москве какое-то время существовал городской реестр для коммерческих организаций и ИП, который вели на основании распоряжении мэра Москвы № 843-РМ. Но эта практика прекращена Федеральной налоговой службой еще в 2005 году, как нелегитимная.
Итак, мы выяснили, нужна ли печать в бизнесе и как она должна выглядеть. Теперь о том, может ли предприниматель применять ее выборочно – на одних документах ставить, а на других нет?
Когда речь идет об ООО, то о наличии печати организации должно быть сказано в уставе. В таком случае штамп проставляется на всех документах, где есть такая возможность.
Но для ИП в 2024 году таких требований в законах не установлено. Однако есть отдельные правовые акты, которые обязывают проставлять штамп, если печать у предпринимателя есть. Например, это надо сделать при открытии расчетного счета или в трудовой книжке при увольнении работника. Вопросы могут возникать и в налоговой, если на одних декларациях печать ИП есть, а на других нет.
Поэтому, чтобы не запутаться, печать, при ее наличии, надо проставлять на всех бумажных документах.
Если ИП работает без печати, как подтвердить документально этот факт? Такой вопрос действительно возникает, когда контрагент отказывается принимать ваши документы из-за отсутствия печати. С организацией в этом смысле проще – о том, что печать не используется, можно узнать из устава.
У ИП в такой ситуации есть другой выход – надо подготовить письмо об отсутствии печати в документообороте. Письмо составляется в свободной форме на имя лица, которое запросило такое подтверждение.
Что касается охранной функции обычной печати, то она минимальна. Поскольку изготовление клише для коммерческих субъектов государством никак не регулируется, то заказать ее может любой желающий. В том числе тот, который не имеет никакого отношения к вашему бизнесу.
Так что средством индивидуализации штамп может признаваться с большой натяжкой, только в дополнение к личной подписи предпринимателя.