Журнал учета полученных и выставленных счетов фактур

Журнал учета счетов-фактур ведут посредники, которые получают или выставляют эти отчеты. На основании данных, указанных в журналах, ФНС сверяет суммы НДС, начисленные посредниками, с теми, что покупатели принимают к вычету.

Кто обязан вести журналы счетов-фактур

О том, кто должен вести журнал учета полученных и выставленных счет-фактур, сказано в п. 3.1 ст. 169 НК РФ.

Это лица, действующие в интересах другого лица на основе:

• договоров комиссии (ст. 990 ГК РФ);
• агентских договоров (ст. 1005 ГК);
• договоров транспортной экспедиции (ст. 801, ст. 805 ГК РФ);
• застройщиков, организующих строительство с привлечением подрядчиков (ст. 740 ГК РФ).

Не должны вести журналы учета счетов-фактур налоговые агенты:

• реализующие конфискованное или бесхозяйное имущество, скупленные ценности, клады, ценности, перешедшие по праву наследования к государству;
• выступающие посредниками при реализации товаров, работ, услуг иностранной организации, не стоящей в России на налоговом учете;
• оказывающие услуги по предоставлению подвижного состава на железнодорожном транспорте.

Система налогообложения, которую применяет посредник, на обязанность вести журналы учета не влияет.

Отдельно стоит сказать про розничные торговые организации, которые не выставляют счета-фактуры при реализации товаров населению. Вместо этого покупателям выдаются кассовые чеки. Розничные покупатели не предъявляют НДС к вычету, поэтому налоговая инспекция не контролирует соответствие между суммами вычетов и налога. Такие разъяснения Минфин давал в письмах от 06.04.2016 № 03-07-09/19563 и от 30.01.2015 № 03-07-11/3488.

Форма журнала

Форма журнала учета счетов-фактур и порядок его заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (в редакции от 02.04.2021). Электронный формат приводится в приложении № 1 к приказу ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547.

В бланке журнала две части: для выставленных и для полученных счетов-фактур. В каждом из разделов 15 столбцов.

Скачать образец бланка журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Необходимо указать:

• дату получения;
• код вида операции (коды берут из приказа ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136);
• номер и дату счет-фактуры, а при необходимости, также исправления первичного или корректировочного счета;
• наименование/ИНН/КПП покупателя или продавца;
• наименование/ИНН/КПП продавца/субагента, при наличии;
• код вида сделки;
• наименование и код валюты сделки;
• стоимость товаров, работ, услуг;
• сумма НДС по счет-фактуре.

В журнале в хронологическом порядке регистрируют все счета-фактуры: первичные, корректировочные и исправленные, независимо от того, в каком виде они составлены (бумажные или электронные).

В первой части журнала посредник регистрирует счета, выставленные:

• покупателям при отгрузке или на сумму оплаты в счет предстоящих поставок;
• комитенту (принципалу) на сумму оплаты в счет предстоящих поставок или при возврате товаров покупателем;
• комитенту (принципалу) по приобретенным покупкам;
• продавцу при возврате товаров комитентом (принципалом).

Экспедитор регистрирует здесь счета, выставленные грузоотправителю по услугам, приобретенным у третьих лиц. Застройщик – счета-фактуры, выставленные заказчику (инвестору) по работам и услугам, приобретенным у третьих лиц.

Во второй части посредник регистрирует счета, полученные от:

• от комитента (принципала) при отгрузке или на сумму оплаты в счет предстоящих поставок;
• покупателя при возврате товаров комитенту (принципалу);
• продавца по покупкам, приобретенным для комитента (принципала), или на сумму оплаты в счет предстоящих поставок;
• комитента (принципала) при возврате товаров продавцу.

Экспедиторы отражают счета-фактуры, полученные от третьих лиц по услугам, приобретенным для грузоотправителя, а также на сумму оплаты в счет предстоящего оказания услуг. Застройщик вносит данные по работам и услугам, приобретенным для заказчика (инвестора), или на сумму оплаты в счет предстоящего выполнения работ.

Порядок и сроки сдачи журнала

Журнал учета счетов-фактур сдают ежеквартально, не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В 2024 году, с учетом переноса крайнего срока из-за выходных дней, это 22 января; 22 апреля; 22 июля; 21 октября.

Что касается формы ведения журнала (бумажная или электронная), то это зависит от того, является посредник плательщиком НДС или налоговым агентом, в том числе, на спецрежимах.

Если да, то он не только обязан вести журнал учета, но и сдавать налоговую декларацию по НДС. В разделах 10 и 11 декларации при этом отражаются сведения из журнала, который можно вести в бумажном виде. Сдавать журнал в налоговую в этом случае не требуется (письмо ФНС от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880@). Если же посредник не сдает декларацию по НДС, то журнал учета счетов-фактур направляется в ИФНС в электронном виде.

Независимо от того, в какой форме необходимо вести журнал, и кто сдает, его надо заверить. Бумажный документ должен быть пронумерован и подписан руководителем организации. Если журнал ведется в электронном виде, то отчет заверяется квалифицированной ЭЦП.

Ответственность за ведение журнала счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур относится к налоговой отчетности, поэтому хранить его надо пять лет.

Как накажут налогоплательщика за нарушение ежеквартальных сроков сдачи журнала? Здесь складывается интересная ситуация.

Хотя журнал счетов-фактур является формой налоговой отчетности, но это не декларация, поэтому за нарушение сроков его сдачи ИФНС не может заблокировать расчетный счет. Не применяется в этом случае и норма статьи ст. 126 НК РФ (штраф 10 000 рублей), так как журнал сдается не по запросу ФНС, а по нормам Налогового кодекса.

Пожалуй, налоговая может применить здесь ст. 129.1 НК РФ (штраф 5000 рублей), если происходит встречная проверка и инспекция запрашивает сведения о контрагентах.

Но вероятнее всего штраф наложат на должностное лицо за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15.6 КоАП РФ) в размере от 300 до 500 рублей.