Содержание
С 2023 года ушел в прошлое отчет СЗВ-М, ставший привычным всем работодателям. Но это не означает, что отчетности у работодателей стало меньше, ведь вместо СЗВ-М введен новый вид отчета – Персонифицированные сведения о физических лицах. Его форма, порядок заполнения и электронный формат утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Давайте разберемся, что это за отчет и как его заполнить.
В 2023 году произошло объединение Пенсионного фонда с Фондом социального страхования. Вместо них появился единый Социальный фонд России (СФР). И отчетность, которую работодатели подают за застрахованных лиц, также стала единой. Отменили привычные формы персонифицированной отчетности СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Вместо них теперь новый отчет ЕФС-1.
Однако данные по форме СЗВ-М, которая также отменена с 01.01.2023, в ЕФС-1 не вошли. Их выделили в отдельный отчет – Персонифицированные сведения о физических лицах. Далее в статье для краткости будем называть его просто Сведения о физлицах.
Обратите внимание! Подавать данные для персонифицированного учета нужно в налоговую инспекцию.
Как и прежде, сведения о застрахованных гражданах должны направлять в контролирующие органы все работодатели, выплачивающие зарплату и иное вознаграждение физ лицам. Это относится к организациям и ИП-работодателям, адвокатам, нотариусам и прочим лицам, кто ведет частную практику, а также главам КФХ. Кроме того, отчет должны подавать граждане, которые не занимаются бизнесом, но нанимают физических лиц в качестве помощников по дому и для выполнения других задач.
Нередко возникает вопрос, кого включать в отчет. Например, включать ли единственного участника, который выполняет функцию директора? Чтобы расставить все точки над i, перечислим категории лиц, информацию о которых нужно внести в отчет. Итак, в Сведения о физлицах включите:
В отношении физических лиц из последнего пункта добавим, что обложению взносами подлежат выплаты не по всем ГПД. Взносы начисляются по договорам таких типов: на оказание услуг или выполнение работ, на авторский заказа, на отчуждение исключительных прав на произведения, а также на некоторые виды лицензионных договоров (издательские, о предоставлении права использования произведений). Так что сведения о гражданах, с которыми заключены ГПД таких типов, должны попасть в Персонифицированные сведения о физлицах.
Важно: с 2023 года выплаты физическим лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, облагаются всеми взносами, кроме отчислений на травматизм. Раньше они были освобождены от взносов на временную нетрудоспособность и материнство. Кроме того, с начала 2023 года страховые взносы при расчете не делятся по видам. Теперь они начисляются по единому тарифу. Таким образом, в части обложения взносами выплаты по трудовым договорам и по ГПД отличаются только взносами на травматизм.
А вот какие сведения точно не нужно включать в новый отчет:
Относительно самозанятых заметим, что при сотрудничестве с ними должны выполняться определенные требования. Так, работодатель не может заключить гражданский договор с самозанятым, который менее двух лет назад работал у него по трудовому договору. В таком случае будет считаться, что договор заключен с обычным физическим лицом. Значит, с выплаты нужно удержать НДФЛ, начислить на ее сумму страховые взносы и отразить данные этого человека в Сведениях о физлицах. То же самое следует сделать и в случае, если самозанятый не выдаст чек в установленный срок.
Сведения о физлицах направляются в ИФНС один раз в месяц. Крайний срок подачи формы – 25 число следующего месяца.
Содержание отчета аналогично Разделу 3 Расчета по страховым взносам. Поэтому ФНС разрешает не сдавать Сведения о физлицах в том месяце, когда подана форма РФС.
С учетом этого послабления переноса последнего дня сдачи документов из-за выходных, в 2025 году действуют такие сроки предоставления персонифицированных сведений:
Итак, сведения направляются в ИФНС, в которой страхователь стоит на учете. То есть ИП отправляет его в налоговую по месту жительства, организации – по месту нахождения.
При численности застрахованных в отчетном периоде не более 10 человек компания может решить сама, как ей отчитываться – на бумаге или электронно. Если застрахованных 11 и более, в инспекцию направляется электронная форма персонифицированных сведений о физлицах.
Что будет, если не направить отчет в срок или вообще о них забыть? ФНС наложит штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ в сумме 200 рублей. Но подавать сведения в срок нужно не только из-за штрафа — это нужно для работников. Например, на основании информации о доходах фонд назначает больничные пособия и иные социальные выплаты.
По ссылке ниже можно скачать бланк отчета для ознакомления. Далее мы рассмотрим, как его заполнить.
Скачать бланк Персонифицированные сведения о физических лицах
Форма включает всего два листа: титульный и лист для сведений о физлицах.
Обратите внимание: если для заполнения каких-то данных нет значений, ставится прочерк. Но если в ячейке должна быть сумма, а ее нет, то ставится ноль.
В таблице 1 построчно расписано, как заполнить титульный лист.
| Строка/ячейка | Что указать / примечание |
|---|---|
| ИНН, КПП | ИП не указывают КПП |
| Номер страницы отчета | «002», «003» и так далее |
| Номер корректировки | «0–», если отчет за период подается в первый раз |
| Код отчетного периода (месяца) | Указывается порядковый номер месяца (январь – «01», февраль – «02»). Если отчет подается в отношении ликвидированной (реорганизованной) компании или закрытого ИП, нужно взять код из Приложения № 3 к Порядку заполнения (далее – Порядок) |
| Год | 2025 |
| Кол налогового органа | Номер ИФНС, куда сдается отчет |
| Код по месту учета | Приложение № 4 к Порядку. Обычно для ИП – 120, для организаций – 214 |
| Наименование страхователя | Название организации или ФИО ИП |
| ОГРНИП | Только для ИП или главы крестьянского хозяйства |
| Сведения о реорганизации юрлица / закрытых ОП | Только если актуально Код реорганизации / закрытия из Приложения № 2 к Порядку, ИНН / КПП реорганизованного лица (закрытого ОП) |
| Номер телефона | Формат «8 ХХХ ХХХХХХХ» |
| Количество страниц | Количество заполненных листов самого отчета и копий прилагаемых документов (доверенности) |
| Блок подтверждения сведений | |
| Код лица, подписавшего отчет | 1 – директор или ИП, 2 – другое лицо по доверенности. |
| ФИО подписавшего лица | ИП повторно вписывать свое имя не должен |
| Наименование организации | Если речь идет о представителе – юридическом лице (например, бухгалтерской компании) |
| Название и реквизиты документа представителя | Если действует представитель по доверенности, в строках нужно указать ее реквизиты |
Теперь переходим непосредственно к сведениям о застрахованных лицах на втором листе. На нем 4 идентичных блока, в каждый вносится информация об одном человеке. В итоге вторых листов может быть несколько. Например, если сведения подаются на 3 работника, на втором листе будут заполнены 3 блока, и всего он будет включать 2 листа. Если работников 20, то листов отчета будет 6 – титульный и 5 листов со сведениями.
В следующей таблице показано, как заполнять блоки на физлиц.
Таблица 2. Заполнение сведений о физлицах
| Строка | Что указать / примечание |
|---|---|
| 10 | Заполняется только при корректировке |
| 20 | ИНН гражданина (если нет, не указывать) |
| 30 | СНИЛС |
| 40 | Фамилия |
| 50 | Имя |
| 60 | Отчество |
| 70 | Выплата (в рублях) или ноль, если ее не было |
Готовый отчет нужно подписать на первом листе и там же указать дату.
Скачать образец заполнения отчета персонифицированных сведений о физических лицах
Персонифицированные сведения о физлицах должны соответствовать данным из раздела 3 Расчета по страховым взносам. Если это не так, налоговики будут задавать вопросы. Но пока РСВ по окончании квартал не сдан, есть возможность исправить Сведения о физлицах, относящиеся к одному из месяцев этого квартала.
Теперь о том, как вносить исправления. Правила такие:
Таблица 3. Заполнение блоков при исправлении ошибок
| 1. Ошибка в ИНН, СНИЛС или ФИО. На каждое лицо заполняется два блока | |
| Первый блок – отмена ошибочных сведений | Строка 010 – «1» (сведения должны быть аннулированы), Строки 020-060 – те же сведения, что в ранее поданном отчете, вместе с ошибками, Строка 070 – прочерки. Не нули, а именно прочерки! То есть сведения о начислениях верны |
| Второй блок – внесение правильных сведений | Строка 010 – прочерки, Строки 020-060 – верные данные, Строка 070 – сумма выплаты как в первичном отчете |
| 2. Ошибка в сумме выплаты. На каждое лицо заполняется 1 блок | |
| Блок 1 – внесение верных данных | Строка 010 – прочерк, Строки 020-060 – персональные сведения, как в первичном отчете (поскольку они были верны), Строка 070 – корректная сумма выплаты |
Мы рассмотрели, как заполнить персонифицированные сведения о физлицах – новый вид отчетности для всех работодателей, который заменил СЗВ-М. Обязательно ознакомьтесь с образцом из нашей статьи, это снизит риск ошибок при заполнении новой формы.