Как заполнить персонифицированные сведения о физических лицах

В 2023 году ушел в прошлое отчет СЗВ-М, ставший привычным всем работодателям. Но это не означает, что отчетности у работодателей стало меньше, ведь вместо СЗВ-М введен новый вид отчета – Персонифицированные сведения о физических лицах. Его форма, порядок заполнения и электронный формат утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Давайте разберемся, что это за отчет и как его заполнить.

Почему появился новый отчет

В 2023 году произошло объединение Пенсионного фонда с Фондом социального страхования. Вместо них появился единый Социальный фонд России (СФР). И отчетность, которую работодатели подают за застрахованных лиц, также стала единой. Отменили привычные формы персонифицированной отчетности СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Вместо них теперь новый отчет ЕФС-1.

Однако данные по форме СЗВ-М, которая также отменена с 01.01.2023, в ЕФС-1 не вошли. Их выделили в отдельный отчет – Персонифицированные сведения о физических лицах. Далее в статье для краткости будем называть его просто Сведения о физлицах.

Обратите внимание! Подавать данные для персонифицированного учета теперь нужно не в новый СФР, а в налоговую инспекцию.

Кого включать в форму

Как и прежде, сведения о застрахованных гражданах должны направлять в контролирующие органы все работодатели, выплачивающие зарплату и иное вознаграждение физ лицам. Это относится к организациям и ИП-работодателям, адвокатам, нотариусам и прочим лицам, кто ведет частную практику, а также главам КФХ. Кроме того, отчет должны подавать граждане, которые не занимаются бизнесом, но нанимают физических лиц в качестве помощников по дому и для выполнения других задач.

При подаче формы СЗВ-М нередко возникали вопросы, кого в нее включать. Например, включать ли единственного участника, который выполняет функцию директора? Чтобы расставить все точки над i, сразу же перечислим, информацию о каких лицах нужно внести в новый отчет. Итак, в Сведения о физлицах включите:

• работающих по трудовым договорам;
• руководителя, даже если он единственный учредитель и с ним не заключен трудовой договор;
• граждан, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, при этом они не имеют статуса самозанятых и не являются ИП.

В отношении физических лиц из последнего пункта добавим, что обложению взносами подлежат выплаты не по всем ГПД. Взносы начисляются по договорам таких типов: на оказание услуг или выполнение работ, на авторский заказа, на отчуждение исключительных прав на произведения, а также на некоторые виды лицензионных договоров (издательские, о предоставлении права использования произведений). Так что сведения о гражданах, с которыми заключены ГПД таких типов, должны попасть в Персонифицированные сведения о физлицах.

Важно: с 2023 года выплаты физическим лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, облагаются всеми взносами, кроме отчислений на травматизм. Раньше они были освобождены от взносов на временную нетрудоспособность и материнство. Кроме того, с начала 2023 года страховые взносы при расчете не делятся по видам. Теперь они начисляются по единому тарифу. Таким образом, в части обложения взносами выплаты по трудовым договорам и по ГПД отличаются только взносами на травматизм.

А вот какие сведения точно не нужно включать в новый отчет:

• о физических лицах, если с ними заключены гражданско-правовые договоры купли-продажи, аренды, займа, дарения, мены и прочие, с выплат по которым не начисляются страховые взносы;
• о самозанятых, с которыми заключены любые ГПД.

Относительно самозанятых заметим, что при сотрудничестве с ними должны выполняться определенные требования. Так, работодатель не может заключить гражданский договор с самозанятым, который менее двух лет назад работал у него по трудовому договору. В таком случае будет считаться, что договор заключен с обычным физическим лицом. Значит, с выплаты нужно удержать НДФЛ, начислить на ее сумму страховые взносы и отразить данные этого человека в Сведениях о физлицах. То же самое следует сделать и в случае, если самозанятый не выдаст чек в установленный срок.

Когда отчитываться

Сведения о физлицах направляются в ИФНС один раз в месяц. Крайний срок подачи формы – 25 число следующего месяца. В 2024 году действуют такие сроки:

• за январь – до 26 февраля*;
• за февраль – до 25 марта;
• за март – до 25 апреля;
• за апрель – до 27 мая*;
• за май – до 25 июня;
• за июнь – до 25 июля;
• за июль – до 26 августа*;
• за август – до 25 сентября;
• за сентябрь – до 25 октября;
• за октябрь – до 25 ноября;
• за ноябрь – до 25 декабря;
• за декабрь – до 27 января 2025 года*.

Знаком «*» отмечены даты, на которые крайний срок представления Сведений переносится из-за выходных иди праздничных дней.

Порядок подачи Сведений

Итак, сведения направляются в ИФНС, в которой страхователь стоит на учете. То есть ИП отправляет его в налоговую по месту жительства, организации – по месту нахождения.

При численности застрахованных в отчетном периоде не более 10 человек компания может решить сама, как ей отчитываться – на бумаге или электронно. Если застрахованных 11 и более, в инспекцию направляется электронная форма персонифицированных сведений о физлицах.

Ответственность

Что будет, если не направить отчет в срок или вообще о них забыть? Пока законодательство не предполагает штрафов за такие нарушения. Дело в том, что прежние санкции в размере 500 рублей за каждого застрахованного (ст. 17 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996) распространяются на отчеты в Пенсионный фонд. Но теперь сведения подаются в ИФНС, поэтому данная норма не работает.

Скорее всего, законодатели со временем штрафы все же внедрят. Но в любом случае, подавать данные для персонифицированного учета пенсионных прав своих работников лучше без опозданий и нарушений.

Как заполнить новый отчет

Итак, персонифицированные сведения о физических лицах с 2024 года нужно подавать в виде нового отчета. По ссылке ниже можно скачать его бланк для ознакомления. Далее мы рассмотрим, как его заполнить.

Скачать бланк Персонифицированные сведения о физических лицах

Форма включает всего два листа: титульный и лист для сведений о физлицах.

Обратите внимание: если для заполнения каких-то данных нет значений, ставится прочерк. Но если в ячейке должна быть сумма, а ее нет, то ставится ноль.

В таблице 1 построчно расписано, как заполнить титульный лист.

Таблица 1. Порядок заполнения титульного листа

Строка/ячейка	Что указать / примечание
ИНН, КПП	ИП не указывают КПП
Номер страницы отчета	«002», «003» и так далее
Номер корректировки	«0–», если отчет за период подается в первый раз
Код отчетного периода (месяца)	Указывается порядковый номер месяца (январь – «01», февраль – «02»). Если отчет подается в отношении ликвидированной (реорганизованной) компании или закрытого ИП, нужно взять код из Приложения № 3 к Порядку заполнения (далее – Порядок)
Год	2024
Кол налогового органа	Номер ИФНС, куда сдается отчет
Код по месту учета	Приложение № 4 к Порядку. Обычно для ИП – 120, для организаций – 214
Наименование страхователя	Название организации или ФИО ИП
ОГРНИП	Только для ИП или главы крестьянского хозяйства
Сведения о реорганизации юрлица / закрытых ОП	Только если актуально Код реорганизации / закрытия из Приложения № 2 к Порядку, ИНН / КПП реорганизованного лица (закрытого ОП)
Номер телефона	Формат «8 ХХХ ХХХХХХХ»
Количество страниц	Количество заполненных листов самого отчета и копий прилагаемых документов (доверенности)
Блок подтверждения сведений
Код лица, подписавшего отчет	1 – директор или ИП, 2 – другое лицо по доверенности.
ФИО подписавшего лица	ИП повторно вписывать свое имя не должен
Наименование организации	Если речь идет о представителе – юридическом лице (например, бухгалтерской компании)
Название и реквизиты документа представителя	Если действует представитель по доверенности, в строках нужно указать ее реквизиты

Теперь переходим непосредственно к сведениям о застрахованных лицах на втором листе. На нем 4 идентичных блока, в каждый вносится информация об одном человеке. В итоге вторых листов может быть несколько. Например, если сведения подаются на 3 работника, на втором листе будут заполнены 3 блока, и всего он будет включать 2 листа. Если работников 20, то листов отчета будет 6 – титульный и 5 листов со сведениями.

В следующей таблице показано, как заполнять блоки на физлиц.

Таблица 2. Заполнение сведений о физлицах

Строка	Что указать / примечание
10	Заполняется только при корректировке
20	ИНН гражданина (если нет, не указывать)
30	СНИЛС
40	Фамилия
50	Имя
60	Отчество
70	Выплата (в рублях) или ноль, если ее не было

Готовый отчет нужно подписать на первом листе и там же указать дату.

Скачать образец заполнения отчета персонифицированных сведений о физических лицах

Если допущена ошибка

Персонифицированные сведения о физлицах должны соответствовать данным из раздела 3 Расчета по страховым взносам. Если это не так, налоговики будут задавать вопросы. Но пока РСВ по окончании квартал не сдан, есть возможность исправить Сведения о физлицах, относящиеся к одному из месяцев этого квартала.

Теперь о том, как вносить исправления. Правила такие:

1. Сформировать отчет только в отношении тех физлиц, о которых внесены ошибочные сведения или они не внесены вовсе. Остальных в отчет не вносить.
2. На титульном листе указать номер корректировки, так как это будет уточняющий отчет.
3. В зависимости от ошибки заполнить блоки так, как показано в Таблице 3.

Таблица 3. Заполнение блоков при исправлении ошибок

1. Ошибка в ИНН, СНИЛС или ФИО. На каждое лицо заполняется два блока
Первый блок – отмена ошибочных сведений	Строка 010 – «1» (сведения должны быть аннулированы), Строки 020-060 – те же сведения, что в ранее поданном отчете, вместе с ошибками, Строка 070 – прочерки. Не нули, а именно прочерки! То есть сведения о начислениях верны
Второй блок – внесение правильных сведений	Строка 010 – прочерки, Строки 020-060 – верные данные, Строка 070 – сумма выплаты как в первичном отчете
2. Ошибка в сумме выплаты. На каждое лицо заполняется 1 блок
Блок 1 – внесение верных данных	Строка 010 – прочерк, Строки 020-060 – персональные сведения, как в первичном отчете (поскольку они были верны), Строка 070 – корректная сумма выплаты

Мы рассмотрели, как заполнить персонифицированные сведения о физлицах – новый вид отчетности для всех работодателей, который заменил СЗВ-М. Обязательно ознакомьтесь с образцом из нашей статьи, это снизит риск ошибок при заполнении новой формы.