Как заполнить форму ЕФС-1: бланк и образец

С начала 2024 года введена новая форма отчета ЕФС-1, который все страхователи подают в Социальный фонд. Это универсальный отчет, состоящий из разных модулей и заменивший формы, представляемые ранее в ПФР и ФСС. В этой публикации разберемся с тем, как его заполнять в разных ситуациях.

Бланк отчета утвержден приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. В нем же содержится порядок его заполнения (Приложение № 2, далее – Порядок заполнения). Если застрахованных лиц более 10, необходимо подавать отчет в электронном виде по ТКС. Для этого используется формат из приказа СФР от 23.11.2023 № 2315.

Когда отчитываться по форме ЕФС-1

Срок сдачи отчета и набор разделов, которые в него включаются в том или ином случае, с прошлого года не изменились. Сама форма также не содержит существенных новшеств.

Важно! Применять обновленную форму ЕФС-1 нужно с отчетности за 2023 год. Однако региональные органы СФР заявили, что до момента доработки программного обеспечения будут принимать отчет и на новом, и на старом бланке (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п). Но о сроках не сообщалось. Так что страхователям, которые планируют подавать годовой отчет за 2023 год на старом бланке, рекомендуем уточнить возможность этого в своем территориальном отделении СФР.

Конкретные отчетные сроки 2024 года и набор разделов (кроме титульного листа – он оформляется всегда), представлены ниже.

Сроки представления ЕФС-1 в 2024 году

	Обстоятельства	Крайний срок	Модули
1	Прием на работу, увольнение, начало или конец ДГПХ*, приостановление или возобновление ТД**	Не позднее следующего рабочего дня после дня оформления кадрового приказа или договора	Подраздел 1, Подраздел 1.1 Раздела 1
2	Если в течение месяца были прочие кадровые события, например, перевод или подача заявления на отказ от бумажной трудовой	25 января, 25 февраля, 25 марта, 25 апреля и так далее каждый месяц до конца года	Подраздел 1, Подраздел 1.1 Раздела 1
3	Все страхователи должны отчитаться по отчислениям на травматизм	25 января, 25 апреля, 25 июля, 25 октября	Раздел 2
4	В отчетном периоде страхователь перечислял дополнительные взносы за работников	25 января, 25 апреля, 25 июля, 25 октября	Подраздел 3 Раздела 1
5	В 2023 году были работники с особым порядком начисления страхового стажа (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ)	25 января	Подраздел 1, Подраздел 1.2 Раздела 1
6	в том числе работающие в условиях, при которых назначается досрочная пенсия		Подраздел 2 Раздела 1

*ДГПХ – договор гражданско-правового характера.

**ТД – трудовой договор.

Расшифровка аббревиатуры ЕФС-1 – единая форма сведений, ведь документ заменил несколько старых отчетов. На каждую отчетную дату у разных страхователей набор модулей ЕФС-1 будет индивидуальным. Например, в отчет к 25 января нужно включить:

• Раздел 2 по взносам на травматизм – всем работодателям;
• Подразделы 1 и 1.1 Раздела 1 – тем, у кого в декабре были кадровые события (помимо указанных в строке 1 таблицы);
• Подраздел 1.2 Раздела 1 – тем, у кого в 2023 году были работники с особым порядком начисления пенсионного стажа. Дополнительно в отчет включается Подраздел 2 Раздела 1 – если среди них были работники, трудящиеся в условиях, которые дают право на досрочную пенсию;
• Подраздел 3 Раздела 1 – тем, кто в 2023 году перечислял за работников дополнительные страховые пенсионные отчисления.

Далее рассмотрим порядок отражения данных в отчете.

Скачать бланк для заполнения формы ЕФС-1

Титульный лист

На титульной странице данные обычно вносятся в блок «Сведения о страхователе». Но если отчет подает правопреемник, то их вписывают в блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения».

Необходимо указать:

• регистрационный номер компании в СФР;
• название организации или Ф.И.О. ИП;
• коды – ИНН / КПП (для юрлиц), ОГРН / ОГРНИП, основной ОКВЭД. Для физических лиц введен новый реквизит – код категории страхователя из п. 28 Порядка заполнения. ИП указывают «ИП01». Бизнес не должен указывать коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО;
• телефон компании – только цифры;
• адрес электронной почты.

Подраздел 1 Раздела 1

Этот подраздел подают только вместе с Подразделами 1.1, 1.2 или 1.3. Здесь указывают данные человека, в отношении которого заполняются эти подразделы, а именно:

• СНИЛС, ИНН, Ф.И.О. и дату рождения;
• его статус в поле «Статус ЗЛ». Для граждан России – «ГРФ», для других категорий код можно посмотреть в п. 38 Порядка заполнения;
• код страны в поле «Гражданство». Код России – 643. Коды других стран нужно искать в классификаторе стран мира (ОКСМ, постановление Госстандарта РФ от 14.12.2001 № 529-СТ).

Подраздел 1.1

Информация в этом разделе отражается при разных кадровых событиях.

Если ЕФС-1 подается в связи с выбором формы трудовой книжки, а точнее, при отказе работника от бумажной ТК, ставится дата подачи такого заявления. Если ранее поданные сведения о выборе формы ТК нужно отменить, в соответствующей строке ставят «Х».

В таблице отражается такая информация:

1. Порядковый номер.
2. Дата кадрового события в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
3. Код кадрового события из п. 43 Порядка заполнения. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД» и так далее.
4. Код особой территории, если человек трудится на ней по ТД или ДГПХ (п. 44 Порядка заполнения). «РКС» – район Крайнего Севера, «МКС» – приравненная к нему местность. В остальных случаях не заполняется.
5. Должность, специальность либо вид работы по штатному расписанию.
6. Структурное подразделение, если в ТД прописана работа в нем.
7. Код трудового договора из п. 45 Порядка заполнения. Например, для бессрочного ТД по основному месту работы – «0», по совместительству – «1».
   

   Обратите внимание! Графа не заполняется, если отчет подается в связи с заключением или прекращением ДГПХ.

8. Код выполняемой функции.

Для ДГПХ дополнительно указывают код из п. 46 Порядка заполнения. Например, для договора на работы или услуги без уплаты взносов на травматизм – «ДГПХ», для договора авторского заказа без тех же взносов – «ДАВТ». Список кодов расширен с 2024 года!

При приеме или переводе на удаленку – дополнительно новый код «ДИСТ» или «НДОМ».

При приеме или переводе на неполный день – дополнительно новый код «НЕПД», на неполную неделю – «НЕПН».

1. При кадровом событии «УВОЛЬНЕНИЕ» в графе 7 нужно указать код и формулировку по ТК РФ или другому закону (номер пункта, части и статьи). Все коды есть в Приложении к Порядку заполнения. Пример: при увольнении по соглашению сторон указывают код «п1ч1с77тк».
2. Наименование документа, который стал основанием для записи (приказ, иное распоряжение или договор).
3. Дата этого документа.
4. Номер документа.
5. Если нужно отменить представленную прежде информацию, ставят «Х». В этом случае следует заполнить Подраздел 1.1 точно так же, как при первичной подаче. Если нужно поменять данные частично, сначала их отменяют полностью, затем подают корректирующий отчет с верной информацией.

Обратите внимание! Особые правила заполнения Подраздела 1.1 предусмотрены для случая переименования организации. Они приводятся в п. 53 Порядка заполнения.

Скачать образец заполнения ЕФС-1 при приеме на работу (Подразделы 1 и 1.1)

Подраздел 1.2

Подраздел заполняется на работников, которым пенсионный стаж в отчетном году считается не по общим правилам. Например, если сотрудник работал во вредных / опасных условиях или брал отпуск за свой счет.

Перед таблицей нужно указать отчетный год – он не может быть меньше «2023». За более ранние периоды данные могут быть поданы или скорректированы представлением формы СЗВ-СТАЖ.

Также здесь отмечают тип сведений. Плановый отчет за прошедший год – «Исходная».

Если нужно подать форму в связи с выходом работника на пенсию, указывают тип «Назначение пенсии». При заполнении формы в связи с подачей заявления на отпуск по беременности и родам / уходу за ребенком нужно выбрать «Назначение выплат по ОСС» – это новый тип с 2024 года. В обоих случаях отчет подается за текущий год (межотчетный период), а после его окончания он представляется с типом «Исходная».

При корректировке или отмене сведений отмечают соответствующий тип сведений и указывают год.

В таблице Подраздела 1.2 отражаются такие сведения:

1. Порядковый номер.
2. Дата начала работы.
3. Дата окончания работы.
4. Код территориальных условий из справочника, который есть в приложении к Порядку заполнения. Например, «СЕЛО» – работа в сельской местности. Подробно о выборе кодов сказано в п. 59-64 Порядка заполнения.
5. Если в графе 4 коды «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР», «ОКУ» в графе 5 обязательно следует указать районный коэффициент в формате «X.X» или «X.XX».
6. Код из справочника кодов «Особенности исчисления страхового стажа: основание» (п. 66-69 Порядка заполнения). Например, «ПОЛЕ» при работе в экспедиции.
7. Код из справочника «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения». Например, отпуск по родам — «ДЕКРЕТ» (п. 70-85 Порядка заполнения).
8. Код из справочника «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда».
9. Код из справочника «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание».
10. Время работы, которая дает право на досрочную пенсию (например, летчики, водолазы и т. д.).

Обратите внимание! Подробный порядок отражения данных в графах 8-10 приводится в п. 86-102, 107-110 Порядка заполнения.

1. Индивидуальный номер основного рабочего места работника по карте спецоценки условий труда.
2. Класс / подкласс вредности условий труда по итогам СОУТ.

Подраздел 1.3

Этот модуль предназначен для государственных и муниципальных учреждений. Организации коммерческой сферы его не заполняют и в отчет не включают.

Подраздел 2 Раздела 1

Подраздел подается, если заполнен Подраздел 1.2 Раздела 1 и при этом работники с особым порядком учета страхового стажа были заняты в деятельности, которая дает право на досрочную пенсию. Данные отражают в целом по всем таким работникам.

Перед таблицей вписывают год – не менее 2023, отмечают тип сведений – исходные, отменяющие или корректирующие с указанием года. В таблице нужно указать:

1. Номер записи.
2. Наименование структурного подразделения.
3. Профессию / должность.
4. Число рабочих мест по штатному расписанию.
5. Численность работников по факту.
6. Характеристики работы и дополнительные условия труда.
7. Названия документов, которые подтверждают работу в особых условиях.
8. Код из справочника «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» (п. 145 Порядка заполнения).
9. Код позиции списков по постановлению Правительства РФ от 16.12.2014 № 665 (п. 146 Порядка заполнения).

Подраздел 3 Раздела 1

Если в отчетном периоде компания перечисляла допвзносы за работников на накопительную пенсию, нужно отразить это в Подразделе 3.

Перед таблицей указывают реквизиты платежного поручения и год, за который перечислены взносы (период уплаты).

В таблице указывают в отношении каждого лица, за которого платились допвзносы:

1. Номер по порядку.
2. Ф.И.О.
3. СНИЛС.
4. Сумму перечисленных взносов.
5. Сумму уплаченных работодателем взносов, если такие суммы были.

После таблицы подсчитывают общую сумму по платежному поручению.

Раздел 2

Раздел состоит из нескольких подразделов, но большинство страхователей заполняют только 2.1 и 2.3.

Перед первой таблицей Раздела 2 указывают:

• номер корректировки (первичная – «000»);
• код периода (год – «12»);
• год – 2023;
• среднесписочную численность работников;
• численность застрахованных от травматизма;
• количество инвалидов, если есть;
• количество лиц, трудящихся во вредных / опасных условиях.

Если компания в процессе ликвидации, нужно поставить отметку «Прекращение деятельности». Если есть льготы по взносам на травматизм, отмечается поле «Льгота».

В таблице Подраздела 2.1 указывают суммовые показатели с начала года (графа 3), на конец предыдущего отчетного периода (графа 4) и за каждый из трех последних месяцев (графы 5, 6, 7). Нужно отразить:

1. Выплаченные застрахованным лицам суммы.
2. Суммы, не облагаемые взносами на травматизм.
3. Базу, то есть разницу между пунктом 1 и 2.
4. В том числе выплаты в пользу инвалидов.
5. Размер тарифа.
6. Скидку к тарифу, если применяется.
7. Надбавку к тарифу, если установлена фондом.
8. Финальный размер тарифа.
9. Суммы страховых взносов на травмы и профзаболевания, исчисленные как База х Тариф.

Подраздел 2.1.1 заполняют не все плательщики взносов, а лишь организации с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ), некоторые государственные учреждения, а также страхователи, которые начисляют взносы по нескольким основаниям. Подробно об этом модуле сказано в разделе XI Порядка заполнения.

Подраздел 2.2 предназначен для тех, кто временно направляет своих работников в другие компании. Если вы относитесь к таким страхователям, рекомендуем ознакомиться с Разделом XII Порядка заполнения.

Подраздел 2.3 заполняют все – в нем указывают данные о медосмотрах и спецоценке условий труда. Перед таблицей вписывают:

• численность работников, которые должны проходить медосмотры, или «0», если таких нет;
• численность тех, кто прошел медосмотр – на основании актов медкомиссий.

В таблице указывают:

• в графе 3 – общее число рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена спецоценка условий труда;
• в графе 4 – число рабочих мест, по которым СОУТ проведена;
• в графах 5-11 распределяют рабочие места из графы 4 по классам условий труда.

Мы рассказали, как заполнить новую форму ЕФС-1 в 2024 году. Когда в отчете будут сформированы все нужные модули, на титульном листе ставится дата его создания, должность, фамилия и инициалы директора, а также его подпись.