6-НДФЛ: порядок заполнения в 2023 году

По окончании марта работодателям предстоит сдать очередной расчет 6-НДФЛ. Недавно его обновили – это связано с изменением порядка и срока уплаты налога на доходы физлиц. В этой статье мы рассмотрим, как правильно заполнить новый 6-НДФЛ, и приведем пошаговую инструкцию.

Как заполнить отчет 6-НДФЛ за 2024 год

Что изменилось

В 2023 году вступили в силу разные новшества в сфере налогов. Вот лишь то, что повлияло на НДФЛ.

Теперь налог с оплаты за труд нужно удерживать два раза в месяц, то есть не только со второй части зарплаты, но еще и с аванса. До 2023 года работодатели начисляли и удерживали налог при выплате окончательной зарплаты за месяц, а при выдаче аванса – нет. Почему это изменилось?

Дело в том, что с начала 2023 года действует новая редакция п. 1 ст. 223 НК РФ, по-другому определяющая дату фактического получения дохода. Раньше зарплата считалась полученной в последний день месяца. По новым правилам она считается полученной в день ее выдачи (перечисления на счет). Вместе с тем по требованию ст. 136 ТК РФ, зарплата выдается не реже, чем каждые полмесяца. Получается, что доход в виде зарплаты образуется у работника минимум два раза в месяц. А в п. 3 ст. 226 НК РФ установлено, что НДФЛ нужно начислять на дату получения дохода. То есть в день выплаты аванса и в день выплаты окончательного расчета.

Изменились расчетные периоды по НДФЛ и сроки перечисления налога (п. 6. ст. 226 НК РФ). Раньше считать его нужно было с дохода за месяц. Теперь период расчета НДФЛ – с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца. Налог за этот период нужно уплатить до 28 числа текущего месяца. Но есть исключения:

• в январе период расчета – с 1 по 22 число;
• в декабре два периода – налог, начисленный с 23 ноября по 22 декабря, нужно уплатить до 28 декабря, а налог, начисленный с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня в году.

Таким образом, в каждом квартале, кроме четвертого, теперь 3 срока перечисления НДФЛ. Например, в первом квартале они такие:

• по первому сроку (до 28 января) перечисляется НДФЛ с дохода за 1-22 января;
• по второму сроку (до 28 февраля) – с дохода за 23 января-22 февраля;
• по третьему сроку (до 28 марта) – с дохода за 23 февраля-22 марта.

С дохода, выплаченного с 23 по 31 марта, НДФЛ будет удержан в апреле и попадет в отчетность за полугодие.

В четвертом квартале четыре расчетных периода по НДФЛ. А также четыре срока перечисления налога: 28 октября, 28 ноября и 28 декабря и последний рабочий день года. По четвертому сроку перечисляется НДФЛ за 23-31 декабря.

Новая форма 6-НДФЛ

Указанные новшества привели к тому, что расчет 6-НДФЛ был обновлен. Действующий ранее бланк не отменили полностью, а лишь изменили в нем Раздел 1 и правила заполнения. Новая форма 6-НДФЛ утверждена приказом от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в редакции приказа от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Именно по ней нужно формировать расчет в текущем году.

Скачать бланк 6-НДФЛ для формирования расчета за 1 квартал 2023 года

Вот что изменилось в Разделе 1:

1. В верхнем левом углу изменился штрих-код. Новый код – 2310 3023. Если на второй странице 6-НДФЛ стоит этот код, значит, для отчетности за периоды 2023 года используется актуальный бланк.
2. Строка 020 стала называться иначе: «сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние 3 месяца расчетного периода». Ранее тут отражалась сумма НДФЛ, удержанная за тот же срок.
3. В блоке строк, где нужно отражать суммы НДФЛ, исключили поля для указания дат, ведь теперь эти даты универсальны.
4. Самих строк для указания сумм НДФЛ осталось всего четыре, ведь максимальное количество сроков уплаты налога в квартале теперь равно четырем. При формировании отчетности за квартал, полгода и 9 месяцев заполняются три строки, за год – четыре строки.

Других изменений в 6-НДФЛ нет. Ранее заявлялось, что в Разделе 2 появится строка 161 для отражения налога к уплате за последние 3 месяца расчетного периода. Однако это изменение пока не внесли.

Когда и как подается 6-НДФЛ

С 2023 года изменены сроки сдачи большинства отчетных форм – теперь это 25 число. Требование распространяется и на 6-НДФЛ. Если этот день выходной, то срок сдвигается вперед, на первый рабочий день.

С учетом этого правила в 2023 году будут действовать такие сроки подачи 6-НДФЛ:

• не позднее 25 апреля нужно представить форму за 1 квартал 2023 года;
• не позднее 25 июля – за полугодие;
• не позднее 25 октября – за 9 месяцев;
• не позднее 26 февраля 2024 года – за 2023 год.

По-прежнему действует правило выбора формата расчета:

• если выплаты в периоде производились в адрес 10 человек и больше, нужно формировать 6-НДФЛ в электронном виде;
• если работников менее 10 человек, то форму – электронную или бумажную – выбирает работодатель.

Теперь разберем, как правильно заполнить в 2023 году бланк 6-НДФЛ за 1 квартал, а также приведем образец заполнения.

Заполняем 6-НДФЛ на примере

У ИП Соколова Ивана Алексеевича есть один работник, нанятый по трудовому договору. Предприниматель выплачивает ему зарплату из расчета 70 000 рублей в месяц: по ½ от этой суммы каждые 2 недели – 5-го и 20-го числа. Доход, который ИП выплатил работнику в 1 квартале, и удержанные с него суммы НДФЛ, приведены в следующей таблице. Других выплат работник не получал.

Таблица. Данные о зарплате и НДФЛ работника ИП Соколова

Дата	Операция	Сумма
5 января	Выплата ½ зарплаты	35 000
	Удержан НДФЛ	4 550
20 января	Выплата ½ зарплаты	35 000
	Удержан НДФЛ	4 550
Итого по первому сроку уплаты 28 января (за 1-22 января)	Зарплата	70 000
	Удержан НДФЛ	9 100
5 февраля	Выплата ½ зарплаты	35 000
	Удержан НДФЛ	4 550
20 февраля	Выплата ½ зарплаты	35 000
	Удержан НДФЛ	4 550
Итого по второму сроку уплаты 28 февраля (за 23 января – 22 февраля)	Зарплата	70 000
	Удержан НДФЛ	9 100
5 марта	Выплата ½ зарплаты	35 000
	Удержан НДФЛ	4 550
20 марта	Выплата ½ зарплаты	35 000
	Удержан НДФЛ	4 550
Итого по третьему сроку уплаты 28 марта (за 23 февраля – 22 марта)	Зарплата	70 000
	Удержан НДФЛ	9 100
Всего за 3 последних месяца расчетного периода	Зарплата	210 000
	Удержан НДФЛ	27 300

Общие правила заполнения

В состав 6-НДФЛ входят титульный лист, 2 раздела, Справка о доходах физлица (бывшая форма 2-НДФЛ) и Приложение к ней. По итогам 1 квартала, полугодия и 9 месяцев Справку с Приложением заполнять не нужно. Поэтому наш отчет будет состоять из титульного листа, Раздела 1 и Раздела 2.

Порядок заполнения формы содержится в Приложении № 2 к приказу № ЕД-7-11/753@. В 6-НДФЛ должны быть заполнены все поля, в которых отражаются суммовые показатели. Если их нет, нужно вписать «0». Если форма заполняется от руки, пустые поля прочеркиваются. Если же данные вносят на компьютере, прочерки можно не ставить.

А теперь пошаговая инструкция заполнения 6-НДФЛ для нашего примера.

Шаг 1. Титул

На титульном листе 6-НДФЛ, согласно правилам заполнения, нужно указать:

• ИНН предпринимателя. КПП у него нет – этот код указывают только организации.
• Номер корректировки «0–», означающий первичный отчет. Если бы он был уточненным, надо было бы указать для первой корректировки номер «1–», для второй корректировки – «2–» и так далее. Прочерки рядом с цифрой при заполнении на компьютере не ставим.
• Код периода в соответствии с Приложением 1 к Порядку заполнения, для 1 квартала – «21».
• Расчетный год 2023.
• Код ИФНС, в которую будет направлен отчет.
• Код места учета из Приложения № 2 к Порядку заполнения. Для нашего ИП это «120», для организации обычно «214».
• В поле для указания налогового агента – ФИО предпринимателя. Если бы 6-НДФЛ сдавала организация, следовало бы внести ее сокращенное наименование, а если его нет, то полное.
• Следующее одиночное поле и строку для ИНН/КПП заполняют только юридические лица после реорганизации (ликвидации) либо закрытия (лишения полномочий) обособленного подразделения.
• ОКТМО по месту уплаты НДФЛ.
• Контактный телефон, если стационарный, то с кодом населенного пункта.
• Количество страниц отчета и приложений, если они есть. Эту строку лучше оставить пустой до того момента, когда форма будет полностью готова.
• Данные в блоке подтверждения достоверности. В нашем примере ИП будет подписывать форму сам, поэтому укажем код «1». Больше ничего здесь заполнять не нужно. Поля с датой и подписью пока тоже оставим пустыми.

Когда форму заполняет организация, в трех полях после кода указывают фамилию, имя и отчество директора. Но только в том случае, если он будет расписываться на бланке сам.

Если действует представитель организации или ИП, в блоке подтверждения достоверности ставят код «2», а далее указывают ФИО представителя. Если это компания, ниже вписывают ее название. В самых нижних строках блока прописывают реквизиты доверенности.

Шаг 2. Раздел 1

В строке 010 Раздела 1 нужно вписать КБК, на который зачисляется НДФЛ. В 2023 году налог с дохода (кроме дивидендов), источником которого является налоговый агент, перечисляют на такие КБК:

• в пределах 5 млн рублей – 18210102010011000110;
• свыше 5 млн рублей – 18210102080011000110.

Для выплат в виде дивидендов в 2023 году есть отдельные КБК, причем они отличаются для дохода до 5 млн и свыше 5 млн рублей.

В поля Раздела 1 впишем такие данные:

• 010 – «18210102010011000110» (код для НДФЛ с ЗП в сумме менее 5 млн рублей);
• 020 – сумму НДФЛ за последние 3 месяца, это «27300»;
• 021-023 – суммы НДФЛ по первому, второму и третьему срокам уплаты. У нас это «9100» в каждой строке;
• 024 заполнять не будем, поскольку тут отражают НДФЛ с выплат за период 23-31 декабря. Эта строка заполняется только в 6-НДФЛ за полный год (п. 3.2 Порядка заполнения).

Поля 030-032 заполняются в случае, если компания в течение расчетного периода возвращала часть НДФЛ работникам (когда ранее удержала лишнее). В нашем примере таких сумм нет, поэтому эти поля заполним так:

• 030, 032 – «0»;
• 031 заполнять не будем. Поскольку здесь указываются не суммовые показатели, а даты, эти поля следует просто оставить пустыми или прочеркнуть, если форма заполняется от руки.

Если в расчетном периоде были возвраты НДФЛ, они отражаются так:

• в поле 031 – дата возврата;
• в поле 032 – сумма возврата;
• в поле 030 – общая сумма всех возвратов за период. То есть сумма показателей всех полей 032 должна быть равна показателю поля 030.

Шаг 3. Раздел 2

В поле 100 укажем ставку НДФЛ 13%. Если бы зарплата работника превысила 5 млн рублей, то с дохода сверх этой суммы нужно было бы начислять НДФЛ по ставке 15%. В таком случае в 6-НДФЛ было бы два листа Раздела 2: один со ставкой 13%, другой – со ставкой 15%.

Далее укажем:

• 105 – КБК из раздела 1;
• 110 – сумму дохода (зарплаты) работника с начала года, то есть «210000»;
• 111 – «0» по трем причинам: доход работника нашего ИП состоит исключительно из зарплаты, дивиденды ИП платить в принципе не может, для дивидендов предназначены другие КБК;
• 112 – снова «210000», поскольку весь доход работника нашего ИП состоит из выплат по трудовому договору;
• 120 – количество работников «1»;
• 140 – сумма НДФЛ, начисленная в 1 квартале, то есть «27300»;
• 160 – снова «27300», поскольку вся сумма налога с работника удержана;
• в остальных строках, предусматривающих отражение сумм, будут нули.

Шаг 4. Завершаем заполнение и проверяем форму

Основные поля 6-НДФЛ заполнены. Остается внести недостающие данные, все еще раз проверить и подписать форму. Вот на что следует обратить внимание на этом этапе:

• на каждой странице в верхней строке должен быть вписан ИНН предпринимателя, а если готовится форма для организации, еще и КПП;
• страницы должны быть пронумерованы;
• на первом листе следует указать количество страниц «3» (для нашего примера);
• на каждом листе должна стоять дата заполнения формы и подпись ИП. В других случаях тут должна стоять подпись директора или доверенного лица – того, чьи данные указаны в блоке подтверждения достоверности.

Скачать образец 6-НДФЛ, формирование расчета за 1 квартал 2023 года

Теперь вы знаете, как заполнить 6-НДФЛ в 2023 году на обновленном бланке. Рекомендуем скачать образец заполнения для нашего примера и ориентироваться на него при формировании расчета для своей компании.