Как заполнить декларацию 6-НДФЛ в 2025 году

Несмотря на введение пятиуровневой прогрессивной шкалы налога на доходы физлиц, новой формы 6-НДФЛ с 2025 года не появилось. То есть в 2025 году остаются актуальными бланк и электронный формат, утвержденные приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Последние изменения в него были внесены приказом от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Рассмотрим, как заполнять расчет за 1 квартал.

Скачать 6-НДФЛ – бланк для заполнения в формате PDF

Когда нужно представить расчет

Форма 6-НДФЛ направляется в ИФНС 4 раза в год:

• за первый квартал – не позднее 25 апреля;
• за полугодие ndash; не позднее 25 июля;
• за девять месяцев – не позднее 25 октября;
• за весь год – не позднее 25 февраля следующего года.

Это общие сроки сдачи, и они могут сдвигаться. Если указанный день выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Важно! 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года нужно подать до 25 апреля.

Напомним, чтобы ФНС своевременно списывала налог в бюджет, нужно представлять уведомления об исчисленных суммах. По НДФЛ они в общем случае подаются 2 раза в месяц. Сроки на 2025 год – в нашем календаре налогов и отчетности.

Кто подает расчет, а кто нет

Расчет 6-НДФЛ обязаны представлять хозяйствующие субъекты – организации и ИП – которые в периоде выплачивали доход каким-либо физлицам. Чаще всего это работники на трудовых договорах или исполнители по ДГПХ, а также собственники ООО, которые получили дивиденды. Если были выплаты каким-то иным физическим лицам, и они подлежат налогообложению, их также нужно включить в 6-НДФЛ.

Предприниматели без наемных работников и подрядчиков расчет не представляют. В отношении собственных доходов ИП на ОСН подавать его также не должен – по итогам года он отчитывается о своих доходах через декларацию 3-НДФЛ.

Если в бизнесе в принципе работники есть, но в течение периода деньги им не выплачивались, подавать расчет закон не требует. Это неоднократно подтверждала ФНС (например, письмо от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@).

Примечание. Вместе с тем поданный нулевой 6-НДФЛ инспекция принять должна. И зачастую компании его подают несмотря на отсутствие обязанности. Ведь налоговики не могут знать наверняка, почему расчет за очередной период представлен не был. Вдруг это неправомерно? Есть повод наложить штраф и заблокировать счет. Чтобы этого избежать, можно представить нулевую форму 6-НДФЛ.

В каком виде подавать

Способ сдачи расчета зависит от количества получателей выплат:

• Если работников, исполнителей и прочих физлиц, кому выплачивались деньги в периоде, оказалось 11 и более, 6-НДФЛ принимается только в электронном виде.
• При численности до 10 человек включительно можно подать документ на бумаге.

Если расчет должен быть сдан в электронном виде, но вместо этого подан на бумаге, налоговая не засчитает его и может оштрафовать компанию за несоблюдение установленного формата по ст. 119.1 НК. Размер санкции – 200 рублей. Расчет придется пересдавать электронно.

Как заполнять 6-НДФЛ в 2025 году

Теперь о том, как правильно заполнить 6-НДФЛ. Пошаговая инструкция поможет новичкам не сделать ошибок и не получить штраф. Также рекомендуем ознакомиться с официальным порядком заполнения расчета (далее – Порядок). Найти его можно в Приложении № 2 к приказу № ЕД-7-11/649@.

6-НДФЛ включает титульный лист, 2 раздела, а также Справку о доходах и суммах налога с приложением. Однако справка заполняется только при подаче расчета за год. Поэтому 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года будет включать титул, Раздел 1 и Раздел 2.

Основные требования

При заполнении любого листа придерживайтесь таких правил:

• Заполняйте форму на основе данных налогового учета (доходы, вычеты, начисленный и удержанный НДФЛ).
• Суммы не могут принимать отрицательные значения.
• Вписывайте даты в формате ДД.ММ.ГГГГ (три отдельных поля).
• Числовые значения выравнивайте по правому краю в программах.
• Текст пишите заглавными буквами.
• Доходы указывайте в рублях и копейках. НДФЛ вносите в целых рублях, более 50 копеек — округляйте вверх, менее – отбрасывайте.
• Если сумма нулевая, ставьте «0».
• Используйте шрифт Courier New (16–18 пунктов).
• Указывайте на страницах сквозную нумерацию – «002», «003» и так далее. Титульный лист уже имеет номер «001».
• После заполнения поставьте дату и подпись на каждой странице.

Дополнительно учтите следующие требования, если подаете документ на бумаге:

• Не исправляйте ошибки корректором.
• Не печатайте с двух сторон и не скрепляйте листы – это может повредить документ.
• Если заполняете от руки, в пустых ячейках обязательно ставьте прочерки.

Заполняем титульный лист

На первом листе укажите:

• В полях «ИНН» и «КПП» – соответствующие коды организации по месту нахождения, для обособленных подразделений – КПП по месту учета ОП. ИП указывают только ИНН.
• В поле «Номер корректировки» – «0–» для первичного расчета, «1–», «2–» и далее для уточненного. Подавать уточненный расчет без первичного нельзя.
• В поле «Отчетный период (код)» – код из Приложения № 1 к Порядку. Для 1 квартала – «21».
• В поле «Календарный год» – четыре цифры года.
• В поле «Представляется в налоговый орган (код)» – код налоговой инспекции, куда подаете расчет.
• В поле «По месту нахождения (учета)» – код из Приложения № 2 к Порядку. ИП —"120«, обычные организации – «214».
• В поле для наименования – сокращенное или полное название организации / Ф. И. О. предпринимателя. Реорганизованные юрлица указывают прежнее наименование.
• В поле «Форма реорганизации…» – код из Приложения № 4 к Порядку. При закрытии ОП – «9», при ликвидации ООО – «0». Эту и следующую строку заполняют только в случае реорганизации или закрытия.
• В поле «ИНН / КПП реорганизованной организации…» – соответствующие коды.
• В поле «Код по ОКТМО» – код муниципального образования. Для организации укажите код по месту нахождения ее или ОП, для ИП – обычно по месту жительства, но для ИП на патенте – по месту учета.
• В поле для телефона — код города и номер.
• В поле «Расчет составлен на…» – количество страниц 6-НДФЛ и листов приложений (доверенности), если есть.
• В разделе подтверждения достоверности и полноты сведений укажите код «1», если отчет подписывает директор / ИП, или «2», если представитель. Укажите Ф.И.О. того, кто будет ставить подпись (кроме ИП – его имя снова вносить не нужно). При подаче расчета представителем укажите реквизиты доверенности или GUID, если она электронная.

Заполняем Раздел 2

В первую очередь логично отразить данные именно в Разделе 2, поскольку в нем делается расчет НДФЛ. Первый же раздел содержит результаты этого расчета.

Важно! Раздел 2 заполняется по каждой налоговой ставке отдельно. Если вы выплачиваете доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, то для каждой из них и соответствующего КБК нужно заполнить отдельный лист Раздела 2. Данные указывайте нарастающим итогом с начала года.

Примечание. Все КБК на 2025 год есть в приказе Минфина от 10.06.2024 № 85н.

В разделе укажите:

• В строке 100 – налоговую ставку, по которой заполняется Раздел 2.
• В строке 105 – КБК, на который в итоге должен быть направлен налог.
• В строке 110 – количество физлиц, получивших в отчетном периоде доход, облагаемый НДФЛ по ставке из строки 100. При увольнении и повторном приеме одного и того же человека число работников не корректируется.
• В строке 111 – количество высококвалифицированных иностранных специалистов (ВКС), получивших доход по трудовым и гражданско-правовым договорам.
• В строке 120 – сумму дохода всех физических лиц.
• В строке 121 – отдельно сумму дохода ВКС.
• В строке 130 – сумму вычетов и расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход.
• В строке 131 – базу по налогу.
• В строке 140 – сумму исчисленного налога, он считается как База х Ставка.
• В строке 141 – отдельно сумму исчисленного налога по доходам ВКС.
• В строке 150 – сумму фиксированных авансовых платежей иностранных работников на патентах, принимаемую в уменьшение НДФЛ.
• В строке 155 – сумму налога на прибыль с дивидендов, которую получил налоговый агент от участия в других организациях. Эта сумма зачитывается в счет уплаты НДФЛ участников налогового агента в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК РФ.
• В строке 156 – сумму налога с дивидендов из иностранных источников, исчисленную и уплаченную за рубежом по договору об избежании двойного налогообложения, подлежащую зачету.
• В строке 160 – сумму удержанного налога с начала года.
• В строках 161–166 – суммы удержанного налога по периодам внутри последнего квартала. Всего таких периодов 6, они указаны на бланке расчета. В форме за 1 квартал 2025 года в строке 161 укажите НДФЛ, удержанный в период 1-22 января, в строке 162 – в период 23-31 января, в строке 163 – в период 1-22 февраля, в строке 164 – в период 23-28 февраля, в строке 165 – в период 1-22 марта, в строке 166 – в период 23-31 марта.
• В строке 170 укажите сумму налога, которую удержать не удалось.
• В строке 180 – сумму излишне удержанного НДФЛ, а также сумму переплаты из-за изменения налогового статуса физлица (не был резидентом РФ, но в течение периода стал резидентом).
• В строке 190 – сумму НДФЛ, которая была возвращена физлицам.
• В строках 191–196 – суммы возвращенного налога по периодам внутри последнего квартала. Периоды те же, что в строках 161-166.

Заполняем Раздел 1

В разделе отражается сумма рассчитанного и удержанного НДФЛ, которая подлежит перечислению с начала года, а также возвращенная физлицам сумма. Листов Раздела 1 должно быть по количеству КБК, на которые в периоде компания платила НДФЛ.

В строках Раздела 1 укажите:

• В строке 010 – КБК.
• В строке 020 – удержанную сумму НДФЛ, которая должна быть перечислена на этот КБК с начала года суммарно за всех физлиц. В 6-НДФЛ за 1 квартал это будет сумма налога, удержанная с 1 января по 31 марта.
• В строках 021–026 – суммы исчисленного и удержанного налога, подлежащие перечислению по каждому из шести сроков перечисления отчетного периода. В расчете за 1 квартал 2025 года укажите в строке 021 – налог за 1-22 января, в строке 022 – за 23-31 января, в строке 023 – за 1-22 февраля, в строке 024 – за 23-28 февраля, в строке 025 – за 1-22 марта и в строке 026 – за 23-31 марта.

Важно! Сумма по строке 020 должна быть равна сумме значений всех заполненных строк 021–026 за все отчетные периоды. В 6-НДФЛ за 1 квартал сумма по строке 020 будет равна сумме строк 021-026 данного расчета.

• В строке 030 отразите общую сумму налога, возвращенную физлицам с начала года.
• В строках 031–036 – суммы налога, возвращенные в те же 6 периодов удержания налога, что и в строках 021-026.

Важно! Сумма по строке 030 должна быть равна сумме значений всех заполненных строк 031–036 за все отчетные периоды года. В расчете за 1 квартал это строки 031-036 данной формы.

Обратите внимание! Значения строк 020–026 не уменьшаются на соответствующие значения строк 030–036.

Завершаем и проверяем

Заканчивая заполнение 6-НДФЛ, убедитесь в следующем:

• на всех страницах в верхней части указан ИНН и КПП (для организаций);
• все страницы пронумерованы;
• на титульном листе указано верное количество страниц и приложений (если есть);
• на каждой странице стоит дата и подпись человека, чьи данные указаны в блоке подтверждения на титульном листе.

Заполнение на примере

Рассмотрим максимально простой случай, чтобы проиллюстрировать порядок заполнения 6-НДФЛ. В ООО «Дивный сад» единственный работник – директор Сергеев Михаил Петрович. Его зарплата – 77 000 рублей в месяц. Дни выплаты зарплаты – 5 и 20 числа, то есть обе выплаты укладываются в период с 1 по 22 число месяца. Значит, НДФЛ нужно платить 1 раз в месяц – до 28 числа.

Директор отработал весь 1 квартал 2025 года без пропусков и получил:

• за каждый из месяцев – по 77 000 рублей, НДФЛ с этой выплаты по ставке 13% равен 77 000×13% = 10 010 рублей;
• всего за квартал – 77 000×3 = 231 000 рублей. Эта сумма укладывается в первый диапазон прогрессивной ставки НДФЛ и также полностью облагается по 13%. НДФЛ за квартал – 231 000×13% = 30 030 рублей. Поскольку квартал первый в году, то суммы с начала года будут такими же.

Вычетов и расходов по НДФЛ нет. Другим физлицам компания выплат не делала. Заполним форму 6-НДФЛ по приведенной выше инструкции.

Титульный лист заполняется просто, но все же обратим внимание на такие особенности:

• код периода – «21» для 1 квартала;
• год – 2025;
• код по месту учета – «214»;
• поля для реорганизованных компаний не заполняем – не наш случай;
• количество страниц расчета – «3», дополнительных листов разделов не будет, так как используется только одна ставка НДФЛ 13%, и налог идет на один КБК. Подтверждающих документов не прилагаем;
• в блоке подтверждения данных ставим код «1», так как подписывать расчет будет директор. Ниже указываем его Ф. И. О. и дату заполнения.

В Разделе 2 отразим:

• в строке 100 – ставку НДФЛ 13%;
• в строке 105 – КБК 18210102010011000110 (код для обычной ставки 13%);
• в строке 110 – количество физлиц (1);
• в строке 120 и 131 – сумму дохода с начала года (она же налоговая база, так как нет уменьшающих вычетов) – 231000;
• в строке 140 – сумму налога исчисленную с начала года – 30030;
• в строке 160 – удержанный с начала года налог, также 30030;
• в строках 161, 163 и 165 – сумму налога по первому сроку уплаты за каждый из месяцев 1 квартала – 10010;
• в строках 162, 164 и 166 – 0, поскольку в периоды с 23 по последнее число каждого месяца 1 квартала выплат не было;
• в строках 170-196 – 0, поскольку не удержанных агентом, излишне удержанных и возвращенных сумм не было.

В Разделе 1 укажем:

• в строке 010 – тот же КБК;
• в строке 020 – сумму НДФЛ с начала года, это 30030;
• в строках 021, 023 и 025 – НДФЛ по первым расчетным периодам каждого месяца 1 квартала, то есть 10010.

Прочие суммовые показатели будут нулевыми.

Скачать образец 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года.

Штрафы

Если компания проигнорирует свои обязанности по представлению 6-НДФЛ, ей могут грозить санкции:

• Штраф за просрочку подачи – 1 000 рублей за каждый полный и неполный месяц задержки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Начисляется с первого дня просрочки. Если опоздать на 20 дней и более, налоговая может заблокировать счета.
• Штраф за ошибки в расчете — 500 рублей за каждый некорректный документ (ст. 126.1 НК РФ). Штрафа можно избежать, если исправить недочеты до их обнаружения налоговой. Если налоговики все же успели увидеть ошибку, но она не повлияла на сумму налога или права физических лиц, штраф могут не накладывать.

Главное про форму 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года

• Для заполнения расчета в 2025 году применяйте прежнюю форму – новую ФНС не ввела.
• Срок сдачи расчета за 1 квартал 2025 года – не позднее 25 апреля.
• 6-НДФЛ за 1 квартал будет состоять из титульного листа, Раздела 1 и Раздела 2. Но листов каждого раздела может быть несколько, если платили НДФЛ по разным ставкам / на разные КБК.
• Заполните форму на основе данных налогового учета и строго придерживайтесь правил.
• Перед отправкой убедитесь, что заполнены все нужные поля, и расчет подписан на каждой странице.