Расчет по форме 4-ФСС, отчетность за работников в ФСС

Обратите внимание! Начиная с отчетности за 2023 год, информацию о страховых взносах на травматизм необходимо подавать на новом бланке ЕФС-1 в Фонд пенсионного и социального страхования РФ (Соцфонд), образованный в результате слияния ПФР и ФСС.
Подробнее о заполнении нового отчета и его подаче, читайте в этой статье.

По итогам каждого квартала все работодатели должны сдавать в Фонд социального страхования отчет по форме 4-ФСС. В нем отражаются сведения по начисленным и уплаченным в отчетном квартале страховым взносам за работников в ФСС.

Обратите внимание, в 2022 году в расчете 4-ФСС необходимо отражать только сведения по травматизму и профзаболеваниям (связано это с передачей страховых взносов под контроль ФНС и введением новой отчетности).

Бланк отчета 4-ФСС в 2022 году

Недавно была зарегистрирована в Минюсте новая форма 4-ФСС. Ее появление готовили давно, но утверждение затянулось. Однако теперь все формальности соблюдены. Отчет за полугодие компаниям и ИП предстоит подавать на обновленном бланке из приказа ФСС № 80 от 14 марта 2022 года. Предлагаем разобраться с его заполнением и подачей.

В каком виде подавать

В 2022 году подавать отчет в бумажном виде могут только небольшие компании, которые в прошлом расчетном периоде делали выплаты не более 10 физическим лицам. Также право отчитываться на бумаге есть у тех субъектов бизнеса, которые были созданы в 2022 году и наняли не более 10 работников. Все остальные работодатели должны отчитываться перед ФСС в электронном виде.

Сроки сдачи формы 4-ФСС в 2022 году

В 2022 году срок сдачи отчетности в ФСС зависит от её формы:

• в бумажной – не позднее 20-го числа первого месяца, следующего квартала;
• в электронной – не позднее 25-го числа первого месяца, следующего квартала.

Примечание: если день сдачи выпадает на выходной или праздник, то крайний срок подачи отчета переносится на ближайший рабочий день.

Крайние сроки сдачи отчета по форме 4-ФСС в 2022 году

Отчетный период	Бумажная форма	Электронная форма
Полугодие 2022 года	20 июля 2022 года	26 июля 2022 года
9 месяцев 2022 года	20 октября 2022 года	25 октября 2022 года
2022 год	20 января 2023 года	25 января 2023 года

Штрафы за несдачу отчета в ФСС

За несвоевременную сдачу отчета установлены следующие штрафные санкции:

• если расчет был сдан с задержкой, не превышающей 180 календарных дней – штраф составит 5% от суммы взносов за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 100 рублей.
• если просрочка превысила 180 календарных дней – штраф составит 30% от суммы взносов, а начиная со 181-го дня, штраф дополнительно увеличивается на 10% за каждый месяц просрочки. В такой ситуации размер максимального штрафа не ограничен, а минимальный составляет 1 000 рублей.

Кроме этого за непредоставленный расчет 4-ФСС с должностных лиц организации могу взыскать штраф в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33 КОАП РФ).

Куда сдавать расчет 4-ФСС

Расчет 4-ФСС подается в территориальное отделение Фонда:

• ИП по месту своего жительства;
• ООО по месту своего нахождения.

Примечание: обособленные подразделения с отдельным балансом и расчетным счетом сдают отчетность по своему месту нахождения.

Способы подачи 4-ФСС в 2022 году

Отчет по форме 4-ФСС можно подать двумя способами:

Способ 1. В бумажной форме с приложением файла отчета

Для этого необходимо распечатать отчет в 2-х экземплярах, скинуть его электронную версию на флешку (цифровая подпись в этом случае не требуется) и отнести в отделение ФСС.

Сотрудники фонда перенесут к себе данные и отдадут вам второй экземпляр отчета с пометкой о его получении.

Обратите внимание, таким способом можно сдавать отчет, только если среднесписочная численность не превышает 10 человек.

Способ 2. В электронной форме с ЭЦП

ИП и организации, у которых среднесписочная численность сотрудников превышает 10 человек, обязаны сдавать отчетность в ФСС в электронном виде с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Для оформления ЭЦП необходимо заключить договор с одним из операторов ЭДО и уведомить об этом своё отделение ФСС. После этого вы сможете отправлять отчеты по форме 4-ФСС через интернет.

Процесс использования данных сервисов, как правило, довольно прост и интуитивно понятен, в любом случае, вы всегда можете обратиться за консультацией к специалисту этой компании.

При отправке отчета через интернет, ФСС ответным письмом высылает квитанцию о доставке сведений (она служит подтверждением того что вы сдали отчет). После проверки отчета – вы получите протокол контроля с её результатами.

Основные правила заполнения формы 4-ФСС

• В верхней части каждой страницы указывается «Регистрационный номер страхователя» и «Код подчиненности» в соответствии с выданным при регистрации в ФСС уведомлением.
• Титульный лист и таблицы 1 и 4 являются обязательными к заполнению, поэтому их необходимо заполнять всем работодателям (даже при отсутствии деятельности).
• В каждую строку вписывается только один показатель. При отсутствии каких-либо показателей ставится прочерк. Если нет данных для таблиц 1.1, 2, 3 то они не заполняются и в ФСС не сдаются.
• В отчете 4-ФСС не допускается исправление ошибок при помощи корректирующего средства.
• В конце каждой страницы ставится подпись и дата подписания отчета.
• Печать ставится только на титульном листе, где указано М.П. (место печати).

Новая форма 4-ФСС

Практически все новое в форме 4-ФСС, которая появилась в 2022 году, связано с отменой зачетной системы расчетов с Фондом социального страхования. Раньше работодатели выплачивали сотрудникам пособия из своих денежных средств, а затем получали возмещение этих сумм из ФСС. Теперь же действует система проактивных выплат пособий, которая означает, что почти все суммы физическим лицам фонд перечисляет напрямую, без участия работодателя.

В связи с этим многие таблицы, которые содержал прежний бланк 4-ФСС, потеряли актуальность. Из новой формы их исключили.

Все работодатели, помимо титульного листа, заполняют только Таблицы 1 и 4. Отражение данных в них мы покажем на примере. Прочие таблицы включают в состав отчета только в том случае, если для их заполнения есть показатели. В Таблице 1.1 нужно отразить информацию по структурным подразделениям, выделенным в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ). Если в организации таких подразделений нет, то Таблица 1.1 в отчет не включается. Таблицу 2 нужно заполнить только если застрахованные физические лица направлялись к другим работодателям. Таблица 3 заполняется, если имели место страховые случаи.

Заполнение 4-ФСС

Далее разберем процесс заполнения обновленного бланка на примере.

ООО «Новый путь» занимается розничной продажей хлебобулочных изделий (ОКВЭД 47.24). В фирме 3 работника. В первом полугодии 2022 года общая сумма выплат физлицам в месяц составляла 130 тыс. рублей. Не облагаемых взносами на травматизм выплат не было. Все рабочие места по итогам спецоценки труда отнесены к 1 классу вредности, то есть условия труда работников являются оптимальными. Страховой тариф по взносам на травматизм нашей организации – 0,2%, без надбавки и скидки.

Разберем, как заполнять 4-ФСС за первое полугодие 2022 года для приведенного примера.

Титульный лист

Первая страница нового бланка не претерпела каких-либо значимых изменений. Нужно последовательно заполнить все поля и внести в них такие данные:

• Номер страхователя, который ему присвоил ФСС при постановке на учет.
• Код подчиненности отделения фонда.
• Номер корректировки – для первичного документа «000», для первого корректировочного «001» и так далее.
• Отчетный период – «06», то есть расчет подается за 6 месяцев. Также применяются коды «03» для расчета за квартал, «09» – за 9 месяцев, «12» – за год, «01» – если форма подается для возмещения расходов (например, при выплате пособия на погребение);
• Отчетный год – 2022.
• Прекращение деятельности – прочерк. Но если организация находится в процессе ликвидации, здесь нужно поставить «Л».
• Наименование фирмы, для ИП – его ФИО.
• ИНН, КПП, ОГРН (для ИП – ОГРНИП).
• Код основной деятельности по ОКВЭД – 47.24.
• Бюджетная организация – прочерк.
• Номер телефона с кодом оператора, только цифры, без скобок и тире.
• Юридический адрес компании (ИП вносят адрес прописки).
• Численность работников, которым работодатель производил выплаты в отчетном периоде. В нашем примере – 3. В соответствующих полях нужно указать число инвалидов и лиц с вредными условиями труда, но в ООО «Новый путь» таких нет.
• Среднесписочная численность персонала – 3.
• Количество листов, из которых состоит готовая форма 4-ФСС – 3, копий нет. Указывается после заполнения всех страниц.
• Код «1», если расчет подписывает ИП / директор, как в нашем случае, «2» – представитель по доверенности и «3» – правопреемник.
• ФИО директора или иного лица, поставившего подпись на документе.
• Подпись, дата заполнения формы.
• Реквизиты документа, подтверждающего полномочия доверенного лица, при необходимости.

Заполнение Таблицы 1

Таблица 1 практически полностью повторяет соответствующую таблицу из старой формы, но есть и небольшие изменения. В ней появилась одна дополнительная строка, в которой нужно рассчитать сумму «травматических» взносов за соответствующие периоды исходя из базы и тарифа. Кроме того, теперь в Таблице 1 не нужно указывать дату установления надбавки к тарифу.

По строкам 1-4 и 9 данные вносятся в несколько граф. Напомним, как нужно отражать показатели:

• в графе 3 указывается сумма нарастающим итогом с начала года;
• в графах 4, 5 и 6 нужно отразить показатели за каждый из трех последних месяцев периода.

То есть при заполнении формы за полугодие 2022 года по строкам 1-4 и 9 в графе 3 отражаем суммарные данные за период с января по июнь, в графе 4 – за апрель, в графе 5 – за май, а в графе 6 – за июнь.

В строки 1-4 внесем данные для расчета базы по «травматическим» взносам, а именно:

• 1 – суммы выплат застрахованным лицам. В графах 4-6 указываем 130 000 – это ежемесячная сумма выплат в рублях. В графе 3 впишем 780 000 – это сумма выплат с начала года, то ест за 6 месяцев (130 тыс. х 6);
• 2 – суммы, не облагаемые взносами на травматизм. В нашем примере таких сумм нет;
• 3 – исчисленная база, то есть разница между показателями строки 1 и 2. Повторяем показатели из строки 1;
• 4 – выплаты инвалидам, если среди работников есть физлица из этой категории. Ставим прочерки.

В строках 5-8 производится расчет тарифа. Здесь отражаем:

• 5 – тариф в процентах, который установлен для работодателя в соответствии с классом профессионального риска. Для ООО из примера – 0,2.
• 6 – скидка к тарифу в процентах;
• 7 – надбавка к тарифу в процентах.

Если скидки и надбавки нет, как в нашем случае, в строках 6 и 7 проставляются прочерки.

Итоговый тариф подсчитывается в строке 8: строка 5 (базовый тариф) – строка 6 (скидка) + строка 7 (надбавка). Показатель отражается с тремя знаками после запятой, то есть до тысячных долей процента. Для ООО из примера указываем 0,200.

В новой строке 9 рассчитываем сумму взносов с начала года и за 3 последних месяца. Формула такая: строка 3 (база) х строка 8 (тариф). Для ООО «Новый путь» в графе 3 укажем: 1 560 (780 тыс. х 0,2%), в графах с 4 по 6 – 260 (130 тыс. х 0,2%).

Заполнение Таблицы 4

Последняя таблица формы 4-ФСС, как и прежде, предназначена для отражения информации по спецоценке условий труда и обязательным медосмотрам. Она похожа на Таблицу 5 из старой формы, но включает больше граф. Раньше в них нужно было указывать только данные о количестве рабочих мест, отнесенных к 3 и 4 классам условий труда. Теперь же действует новое правило – отражаются сведения по всем классам, а также по подклассам.

По строке 1 нужно указать:

• графа 3 – общее количество рабочих мест в компании, которые подлежат спецоценке условий труда. Для ООО из примера – 3;
• графа 4 – число рабочих мест, в отношении которых СОУТ проведена на начало года. Указываем также 3;
• графы 5-11 – в том числе количество рабочих мест по каждому классу / подклассу. Поскольку по условиям примера все рабочие места отнесены к 1 классу, то отражаем показатель 3 в графе 5, а остальные графы заполняем прочерками.

Если работодатель не проводил СОУТ, в графах 4-11 по строке 1 следует проставить нули.

Данные об обязательных медосмотрах вносятся в строку 2 Таблицы 4. Заполняются всего 2 графы:

• 12 – численность работников, которые должны проходить медосмотры;
• 13 – численность тех, кто прошел их на начало года.

Поскольку в примере нет работников, обязанных проходить медосмотры, то в указанных графах по строке 2 ставим прочерки.

Когда все таблицы заполнены, нужно пронумеровать страницы и вписать их количество на титульный лист. Кроме того, на каждом листе формы нужно проставить регистрационный номер страхователя и код подчиненности (эти данные мы уже вносили на титульный лист). Все страницы нужно подписать и проставить на них дату заполнения.

Если деятельность не велась (нулевой отчет)

Отчет 4-ФСС подается в любом случае, даже если деятельность не велась и взносы за сотрудников не начислялись. В такой ситуации необходимо сдать расчет с Титульным листом и таблицами обязательными к заполнению (1, 4).

Все остальные таблицы заполняйте, только если у вас есть показатели, которые в них необходимо отразить. Если таких данных нет, то заполнять таблицы и сдавать их в фонд не нужно.

Дополнительно к отчетности можно приложить пояснения, что в конкретном периоде деятельность не велась и зарплата не начислялась. Однако это делать не обязательно, так как при необходимости ФСС сам запросит эти сведения.

Мы рассказали о расчете 4-ФСС и новой форме, которая применяется со 2 квартала 2022 года. Пример заполнения бланка для ООО «Новый путь» можно скачать здесь.