Организация рабочего места в офисе

Закон обязывает работодателя не только создать для сотрудников рабочие места, но и следить за безопасностью условий их труда. И это отвечает интересам компании, ведь когда персонал работает в комфорте, эффективность труда повышается. Давайте разберемся, что значит правильная организация рабочего места в офисе: какие условия должны выполняться, как это проверить и подтвердить.

Что понимают под рабочим местом

Суть термина «рабочее место» (РМ) определена в ст. 209 ТК РФ. Это «территория, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя». То есть это оснащенная необходимым оборудованием зона, в которой человек выполняет свои трудовые функции. Если говорить об офисе, то это участок помещения с необходимой мебелью и техникой.

Рабочим местом признается и часть общего пространства, где работники выполняют свои трудовые функции (п. 15 Информации от Минтруда «Типовые вопросы и ответы»). То есть конкретный стол и стул за каждым из них допустимо не закреплять.

Нужно ли прописывать в документах параметры РМ каждого сотрудника? Можно, но обязанности такой у работодателя нет. Закон требует указать в трудовом договоре место работы человека, однако это не то же самое, что его рабочее место. Согласно позиции Верховного Суда РФ, местом работы считается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная компания, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. Об этом сказано в Обзоре судебной практики, утвержденном Президиумом ВС РФ 26.02.2014.

На практике в трудовых договорах обычно прописывают место работы так: ООО «Дельта», г.Тверь. А вот рабочее место указать проблематично, так как обычно это арендованный офис. Ведь компания может снять другое помещение, и тогда придется заключать с работником дополнительное соглашение.

Но все же работодатель вправе добавить описание рабочего места в трудовой договор, если считает это целесообразным. Например, можно написать так:

1. Место работы работника – ООО «Дельта», г. Тверь.
2. Рабочее место работника – ООО «Дельта», г. Тверь, ул. Солнечная, д. 18, офис 1, каб. 3.

Примечание. Если работник отсутствовал на рабочем месте более 4 часов без уважительной причины, работодатель вправе уволить его за прогул. Уволенный может обратиться в суд и потребовать восстановления. Но добиться этого будет сложнее, если в документах описано непосредственное РМ. И чем подробнее его описание, тем лучше для работодателя. Например, можно указать, что определенные зоны офиса (кухня или комната отдыха) не относятся к рабочему месту. Таким образом работодатели защищаются от прогульщиков.

Каким должно быть рабочее место в офисе

Классическое РМ в офисе: стол с тумбой и кресло, на столе – компьютер, телефон, лотки для документов, органайзер для письменных принадлежностей. Все это может размещаться в отдельном кабинете или в общей комнате (так называемый Open Space – офис открытого типа). Закон не ставит работодателей в жесткие рамки по организации офиса, но все же должны соблюдаться определенные нормы.

Общие требования к организации рабочего места устанавливает Минтруд (приказ от 29.10.2021 № 774н). При выполнении своих функций сотрудник должен находиться в устойчивом положении, иметь хороший обзор и возможность менять позу, свободно двигаться, легко дотягиваться до органов управления техникой и безопасно выполнять свои функции. В целом, суть общих правил сводится к следующему: РМ должно вписываться в требования охраны труда. Но какой-либо конкретики в приказе № 774н нет.

Специальных документов с параметрами идеального РМ в офисах тоже нет. Отдельный СанПиН с требованиями к рабочему месту отменили в 2021 году.

Но в любом помещении, в том числе в офисе, должны соблюдаться общие нормы безопасной среды обитания. Они приведены в СанПиН 1.2.3685-21. Кое-что есть в СП 2.2.3670-20, СП 2.4.3648-20. Кроме того, по работе с дисплеями есть ГОСТ 50923-96, устанавливающий эргономические требования к рабочему месту. Правда, речь о технике с дисплеями на электронно-лучевых трубках, а они уже давно не применяются. Но за неимением ничего более подходящего можно ориентироваться на этот ГОСТ. Мы собрали параметры рабочего места из этих документов в следующей таблице.

Таблица. Некоторые параметры безопасного рабочего места в офисе

Еще при организации рабочих мест важно соблюсти требования пожарной безопасности, прописанные в Техническом регламенте от 22.07.2008 № 123-ФЗ. В офисе должны быть огнетушители, системы пожаротушения и оповещения о пожаре. Если в помещении работает более 50 человек, нужно повесить план эвакуации.

О безопасности условий труда на рабочем месте

Согласно ст. 214 ТК РФ, работодатель обязан создать сотрудникам безопасные условия труда. Казалось бы, офис – место, где здоровью практически ничего не угрожает. Однако ни одно рабочее место не может считаться безопасным по умолчанию. Чтобы сделать такой вывод, необходимо провести специальную оценку условий труда – СОУТ (ст. 212 ТК РФ).

Спецоценка проводится всеми организациями и ИП-работодателям в отношении каждого рабочего места, кроме РМ сотрудников на удаленке и надомников. Правила ее проведения регламентирует закон № 426-ФЗ от 28.12.2013, а методику – приказ Минтруда от 24.01.2014 № 33н.

Важно: на проведение спецоценки нового РМ (в том числе при создании компании) дается 12 месяцев.

Задача СОУТ – определить, какие вредные и опасные факторы действуют на человека на конкретном рабочем месте. Это факторы таких типов:

• физические – например, шум, вибрация, излучение, слишком высокая или низкая температура, влажность или скорость движения воздуха, плохая освещенность и другое;
• химические – наличие в воздухе и на кожных покровах работника химических веществ;
• биологические – наличие вредных микроорганизмов;
• тяжесть трудового процесса – монотонное или слишком интенсивное движение, статическая или неудобная поза, подъем тяжестей и так далее;
• напряженность трудового процесса – обработка большого объема информации, сосредоточенность в течение длительного времени, интенсивное наблюдение, нагрузка на слух или голосовой аппарат и другое.

В зависимости от силы влияния указанных факторов условия труда могут быть признаны:

• оптимальными (1 класс) – указанных факторов нет или они влияют в пределах нормы, и это не отражается на работоспособности человека;
• допустимыми (2 класс) – влияние вредных факторов в пределах допустимого, а работник восстанавливается за время отдыха;
• вредными (класс 3, подклассы 3.1-3.4 в зависимости от степени вредности) – действие факторов сверх допустимых нормативов, возникает риск угрозы здоровью;
• опасными (4 класс) – производственные факторы создают угрозу жизни, а их последствия вызывают профессиональные заболевания.

Практика показывает, что оптимальные условия труда фиксируются крайне редко. Даже в офисе рабочим местам присваивается 2 класс вредности, то есть условия признаются допустимыми, но не оптимальными. А вот на производстве они зачастую бывают вредными, а иногда и опасными.

Схематично порядок проведения СОУТ таков:

• создается комиссия по спецоценке, утверждается перечень рабочих мест и график проведения;
• привлекается профессиональная аккредитованная организация, которая изучает документы компании и определяет, на какие рабочие места могут действовать вредные факторы;
• специалист по СОУТ выезжает в компанию и проводит измерение вредных и опасных факторов;
• специалист сравнивает результаты измерений с нормативами и выдает заключение о том, к какому классу опасности относится каждое проверенное рабочее место;
• комиссия утверждает заключение эксперта, знакомит с ним работников, размещает данные о СОУТ на сайте и подает декларацию соответствия условий труда в Государственную трудовую инспекцию;
• если выявлены вредные или опасные факторы, разрабатываются мероприятия по снижению их влияния, а работникам назначается компенсация в виде сокращения рабочего времени, денежной надбавки, дополнительных дней отпуска, права на досрочную пенсию.

Интересно: «Молоко за вредность» – вовсе не фигура речи из советского прошлого. В качестве компенсации за вредные условия труда на рабочем месте работники до сих пор получают бесплатное молоко. Это правило было введено В. И. Лениным в 1918 году: он распорядился выдать молоко голодающим заводским рабочим. Прошло более сотни лет, но традиция до сих пор живет. Право на молоко за вредность закреплено в ст. 222 ТК РФ. А в мае 2022 года Минтруд выпустил приказ № 291н, которым утвердил нормы и условия выдачи бесплатного молока. Работник может написать заявление и вместо напитка получить деньги в размере его стоимости.

Декларация, которую компания направляет в ГИТ, не имеет срока. Если условия труда не изменились, проводить СОУТ повторно не нужно. Но если на производстве произошел несчастный случай, у сотрудника было диагностировано профессиональное заболевание или были выявлены факты нарушения правил охраны труда, то СОУТ нужно будет провести заново.

Важно: микропредприятия из сферы IT, финансов, страхования, недвижимости, бухучета, права и некоторые другие могут провести СОУТ в упрощенном порядке. Им не нужно обращаться к сторонним организациям. Достаточно создать комиссию и ответить на вопросы специально разработанного проверочного листа. Если вредных факторов не выявлено, можно задекларировать соответствие требованиям. Форма опросного листа, методика самопроверки и бланк декларации есть в приказе Минтруда от 31.10.2022 № 699н.

Что будет, если нарушать правила организации РМ

Если не обеспечить каждому сотруднику нормальные условия работы, то при проведении СОУТ могут быть выявлены вредные и опасные производственные факторы. Они будут негативно влиять на человека, снижать производительность и эффективность труда. Вред придется компенсировать, а СОУТ проводить снова – раз в 5 лет.

Если же не провести спецоценку условий на РМ, можно поплатиться деньгами. В КоАП есть статья 5.27.1, которой предусмотрены штрафы:

• за непроведение СОУТ или проведение ее с нарушением порядка – для ИП 5-10 тыс., для организаций 60-80 тыс. рублей;
• при повторном выявлении нарушения – для ИП 30-40 тыс. рублей, для организаций 100-200 тыс. рублей. Либо приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Итак, вредными и опасными могут быть условия труда не только на производстве или в экстремальных условиях. Офисные работники тоже могут подвергаться влиянию негативных факторов. Например, если в помещении плохая вентиляция, слишком холодно / жарко, недостаточно света, маленькие столы, неудобные стулья, не хватает пространства и так далее. Все это нужно учитывать при выборе офисного помещения и при оснащении рабочих мест.