Содержание
Деловой документооборот постепенно переходит в электронный формат, но бумажная корреспонденция до сих пор в ходу. Иногда отправителю надо доказать, что он отправил почтой определенные документы, поэтому обычного письма будет недостаточно. В таких ситуациях при отправке надо оформить опись вложения Ф 107.
Письма с документальными вложениями отправляют через Почту России, которая является Федеральным государственным предприятием. Почтовые квитанции в данном случае признаются официальными документами, которые подтверждают срок отправки и состав содержимого письма.
В частности, такой способ применяется при переписке с контрагентами, для претензионной и судебной работы, отправки налоговой отчетности. Однако, если говорить о декларациях, то судя по приказу ФНС от 08.07.2019 N ММВ-7-19/343@, отсутствие описи не является основанием считать отчетность неподанной или поданной с опозданием. В этом случае дата подачи декларации определяется по штемпелю на конверте.
Форма бланка описи вложения утверждена приказом АО «ПОЧТА РОССИИ» от 21 июня 2022 г. N 230-п.
Форма бланка описи вложения для заполнения
Опись выглядит как таблица, где надо указать название каждого документа, их количество и ценность. Получить сам бланк можно в почтовом отделении или скачать его в интернете. Для отправки письма нужны два экземпляра описи.
Заполнить бланк можно сразу от руки на почте, но есть и более удобный вариант. Уже несколько лет Почта РФ регистрирует пользователей для выдачи корреспонденции по СМС-коду. После регистрации в личном кабинете на официальном сайте вы можете воспользоваться разными онлайн-сервисами. Один из них предназначен как раз для заполнения описи вложения.
Распечатайте готовую опись и отдайте его вместе с письмом сотруднику почтового отделения.
Образец заполнения (Ф 107 скачать бесплатно)
Корреспонденция с описью вложения предъявляется для отправки в открытом виде. Кроме самого письма подают два экземпляра заполненной формы Ф 107.
Сотрудник Почты РФ сверяет с описью название и количество вложенных документов, проставляет штамп с датой и свою подпись. Услуга эта платная, окончательная стоимость будет зависеть от веса письма и заявленной ценности вложения. Один экземпляр описи отдают отправителю. Его надо хранить вместе с почтовой квитанцией в качестве подтверждающего документа.
При получении письмо с описью вложения выдается в запечатанном виде. При желании получатель может попросить сотрудников Почты РФ вскрыть конверт, чтобы убедиться в полноте вложения документов в письмо.
Если оператор обнаружит расхождение содержимого с описью, то он должен составить акт. Расследование может длиться до двух месяцев, в случае утери документов Почта РФ обязана выплатить компенсацию. Если же письмо не было вскрыто в присутствии почтового работника, претензии к содержимому предъявить невозможно.