Порядок применения онлайн-касс в 2023 году

Кассовая реформа давно закончилась, все отсрочки в прошлом, как и переходные периоды. Теперь ККТ применяют практически все, кто продает свои товары или услуги физическим лицам, а в некоторых случаях и юридическим. Вместе с тем есть множество нюансов – исключений, частных случаев, льгот. Давайте детально разберемся, какие правила в части применения кассовых аппаратов действуют в 2023 году.

Кому обязательно применять онлайн-кассы

Прежде всего поясним общий подход к вопросу: нужно ли применять ККТ в том или ином случае? В Таблице 1 представлены различные формы оплаты и указано, когда при проведении расчетов с населением и бизнес-партнерами требуется касса.

Таблица 1. Когда нужно применять кассу при расчетах

Расчет	С юридическими лицами и ИП	С физическими лицами
Наличными деньгами	ККТ применяется (расчеты наличными ограничены суммой 100 тыс. рублей по одному договору)	ККТ применяется при расчетах в любой форме
Картой банка
С банковского счета	ККТ не применяется
С электронного кошелька	Расчеты запрещены

На первый взгляд, вывод такой – ККТ не нужна лишь при работе с организациями / ИП через расчетный счет. Продажу товаров физическим лицам (или юридическим за наличный расчет) нужно проводить по кассам. Однако не все так просто.

Кроме всего прочего тем, кто планирует начинать деятельность с 2023 года, следует знать: сейчас ККТ применяется не только для приема денег, но и для иных операций. Поясним, какие бывают типы операций с деньгами:

• приход – продали товары, работы, услуги и получили за них оплату;
• возврат прихода – покупатель вернул товар или клиент отказался от ранее оплаченной услуги, и ему была возвращена плата;
• расход – выплатили средств, например, при приеме вторсырья, при ломбардной деятельности, при выигрышах по лотерейным билетам;
• возврат расхода – операция, обратная описанному в предыдущем пункте.

Есть еще один важный момент для решения вопроса о том, кому нужна касса. Не любая операция в целях применения этой техники признается расчетом. Необходимо выбивать чеки тогда, когда передача денег связана с платой за товары (работы или услуги). Есть множество ситуаций, когда организация или ИП принимает деньги от частного лица или производит ему выплату, однако это никак не связано с товарами или услугами, соответственно, не является расчетом для целей использования ККТ.

В Таблице 2 указано, какие случаи признаются расчетом, а также приведены примеры операций, не попадающих под это понятие.

Таблица 2. Что является и не является расчетом в целях применения ККТ

Признается расчетом – нужна онлайн-касса	Не является расчетом – касса не нужна (примеры*)
Прием и возврат платы за товары, работы, услуги	Выплата зарплаты или иного вознаграждения работникам
Прием ставок, «фишек» игорного заведения, продажа лотерейных билетов Выплата выигрыша	Оплата услуг физлица (самозанятого) в рамках ГПХ Прием от него денег, например, возврат при отказе от его услуг
Прием предоплаты (аванса), его зачет, а также возврат	Прием / возврат арендной платы, если арендатор – физическое лицо
Операции ломбардов (кредит под залог принятого на хранение имущества)	Операции с работниками, не связанные с продажей товаров или услуг, например, деньги под отчет и их возврат
Выдача и погашение кредитов (займов) на оплату товаров, работ, услуг	Выдача и погашение кредитов (займов), которые не связаны с оплатой товаров или услуг, например, нецелевой заем
Предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услугу	Выплата дивидендов участникам ООО, прием от них вкладов в уставный капитал

* В таблице приведены лишь типичные примеры операций для лучшего понимания. ККТ не применяется во всех случаях, когда передача денег не связана с расчетом за товары, работы и услуги.

Все эти правила применяются уже давно, то есть изменений по онлайн-кассам с начала 2023 года нет. Однако вопросы относительно их использования до сих пор возникают, причем регулярно.

Давайте разберемся, кто все еще может работать без кассы в 2023 году.

Кому ККТ не нужна

Выше описаны общие правила, но как известно, всегда есть исключения. Причем именно по кассам их множество. Они представлены в статьи 2 закона 54-ФЗ от 22.05.2003. Мы сгруппировали такие случаи в Таблице 3.

Таблица 3. Когда не нужно использовать кассу: преференции

Освобождение от ККТ	Для кого действует	Чем регулируется (пункт статьи 2 закона 54-ФЗ)
По виду деятельности	Для всех, кто осуществляет эту деятельность	1, 1.1, 2, 5, 6, 8-15
По географическому расположению	Для всех, кто работает в отдаленных и труднодоступных местностях	3 и 7
По налоговому режиму	Для ИП на ПСН при определенной деятельности, для всех ИП на НПД	2.1, 2.2

Освобождение по видам деятельности

Некоторые направления бизнеса – назовем их простыми – не требуют применения касс ни компаниями, ни ИП на любых налоговых режимах. Они приведены в Таблице 4.

Таблица 4. Виды деятельности, при осуществлении которых ККТ применять не нужно

Торговля	Услуги / работы / производство
Продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров (при определенных условиях)	Поставка питания в школы во время учебы
Продажа на розничных рынках* / ярмарках / выставках вне установленных палаток (любых помещений, включая автофургоны и подобное): продовольствия; непродовольственных товаров на открытых прилавках, кроме определенных (список запрещенных товаров приводится в распоряжении Правительства РФ от 14.04.2017 № 698-р)	Сдача индивидуальным предпринимателем в аренду жилых помещений (в том числе с машино-местами), которые находятся в его собственности
	Изготовление изделий народных промыслов
Разносная торговля с рук или со специальных приспособлений (в том числе в поездах). Запрещено продавать технически сложные товары, а также подлежащую маркировке продукцию	Изготовление ключей и прочей металлической галантереи Ремонт этих изделий
Реализация в киосках мороженого, воды и других безалкогольных напитков, молока	Ремонт и окраска обуви
Торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, рыбой, керосином	Услуги носильщиков на вокзалах, в аэропортах и так далее
Продажа вразвал овощей, картофеля, фруктов, арбузов / дынь во время сезона	Прием стеклотары и прочего вторсырья от населения
Продажа бахил	Вспашка огородов и распил дров
Продажа любых мелких товаров через механические автоматы, которые не подключаются к электрическим сетям и не используют батареи, а в качестве оплаты принимают только монеты	Уход за престарелыми, больными, инвалидами
Продажа ИП билетов и абонементов в государственные и муниципальные театры с рук (в интернете – только через кассу)	Присмотр за детьми

*Важное замечание по поводу торговли на рынках и ярмарках. Пока требование применять ККТ на них не распространяется. Но это может измениться, если будут приняты поправки, о которых сказано в конце статьи.

Обратите внимание! ККТ нужно применять во всех без исключения случаях, если продаются подакцизные товары или продукция, подлежащая маркировке средствами идентификации.

Если прием платы проводится через средства автоматического расчета (терминалы), то чек выбивать необходимо. То же самое правило действует при продажах через интернет. Ведь освобождения предназначены для ситуаций, когда применение ККТ невозможно, затруднительно или сильно осложнит работу. Если же проблем с формированием чека не возникает, как в случаях с оплатой через терминал или интернет, освобождение по кассам не применяется.

Освобождения для сельской местности

Для определенных населенных пунктов введены особые правила – освобождение от ККТ или ее автономное применение, то есть без передачи данных через интернет. Обратимся к Таблице 5.

Таблица 5. Использование онлайн-касс в особых местностях

Тип местности	Норма закона	Применение ККТ
Труднодоступная местность	Пункты 3, 4 статьи 2 закона 54-ФЗ	Организации и ИП могут вовсе не применять кассовую технику
Отдаленная от сетей связи местность	Пункт 7 статьи 2 закона 54-ФЗ	Нужно купить кассу, но применять ее можно в автономном режиме (сведения в ФНС не передаются)

Примечание: местность признается труднодоступной или отдаленной от сетей связи решением органа исполнительной власти субъекта РФ. Уточнить этот вопрос можно на сайте региональной администрации

Кроме того, могут не применять ККТ аптеки в фельдшерских пунктах, которые расположены в сельской местности.

Как применять кассы на разных налоговых режимах

Некоторые послабления при использовании кассовой техники связаны с налоговой системой. Основные правила такие:

1. Плательщики на УСН, ОСН и ЕСХН применяют кассы в общем порядке.
2. ИП на НПД (режим для самозанятых) не применяют ККТ в принципе.
3. ИП на ПСН применяют онлайн-кассы в зависимости от вида деятельности.

Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН

Как отмечено выше, в случае с упрощенным режимом действуют обычные правила. ИП должен определиться:

• Будет ли он работать строго в сегменте B2B (расчеты только с юрлицами / предпринимателями через расчетный счет)?
• Относится ли вся его деятельность к льготной (в том числе не продает ли он маркируемые или подакцизные товары)?
• Относится ли его местность к труднодоступным?

Если хотя бы на один из этих вопросов дан положительный ответ, то ситуация по кассе однозначная – она не нужна. Если же нет, то придется ставить и применять кассовый аппарат.

Тот же принцип подходит для тех, кто применяет основную налоговую систему, а также ЕСХН. Правда, сельхозпроизводителей, которые торгуют на рынках, может ждать неприятный сюрприз. Выше мы упоминали об изменениях закона 54-ФЗ, которые ограничат право торговать на рынках без ККТ. Оно останется только у компаний и ИП на ЕСХН, но при условии, что общая площадь их торговых мест с учетом места хранения товара не превышает 15 кв. метров.

Нужна ли ККТ предпринимателю на ПСН

У ИП, которые покупают патенты, возможности работать без ККТ больше, чем у других бизнес-субъектов. В статье 2 закона 54-ФЗ есть отдельный пункт 2.1. Он содержит внушительный список видов деятельности, осуществляя которую, ИП на ПСН может работать без кассы. Однако вместо чека нужно выдавать покупателям документ с определенными реквизитами. Их список – в Таблице 6.

Таблица 6. Перечень реквизитов документа, заменяющего чек на ПСН

Название документа и его номер	Количество товара, услуг, работ
Дата, время и адрес приема денег (или расчета иного типа)	Цена за единицу
ФИО и ИНН предпринимателя	Стоимость операции
Налоговая система (ПСН)	Сумма расчета
Приход или иной признак расчета (возврат прихода, расход, возврат расхода)	Форма оплаты (наличные деньги / безнал), а также сумма
Название товара, работы, услуги	Должность и фамилия того, кто провел расчет

Какая же деятельность на ПСН не требует применения кассовых аппаратов? Список довольно большой. Ниже приведем позиции, которые пользуются наибольшей популярностью у ИП (Таблица 7).

Таблица 7. Деятельность на ПСН, освобожденная от ККТ

Пошив, вязание и ремонт одежды, головных уборов	Монтаж, электромонтаж, сантехнические работы, сварка	Дошкольное и дополнительное образование
Пошив и ремонт обуви	Остекление балконов и лоджий	Дизайн, в том числе ландшафтный
Стирка, окраска, химчистка	Приготовление блюд для праздников	Разработка ПО, приложений, сайтов
Фотоуслуги	Выпечка хлеба и кондитерских изделий	Сельскохозяйственные услуги: животноводство, растениеводство, производство инвентаря, помол муки, переработка овощей, фруктов и другое
Прокат вещей	Сбор и переработки вторсырья
Экскурсии	Уборка квартир
Звукозапись	Уход за домашними животными	Услуги платных туалетов
Гравировка	Сдача в аренду помещений (жилых и нежилых), земельных участков	Ремонт ювелирных изделий очков, игрушек, мебели, спортивного инвентаря и некоторых других товаров
Организация свадеб, похорон, иных обрядов
Услуги переводчиков	Обработка камня для изготовления памятников	Детективные услуги (нужна лицензия)

Указанная в Таблице 7 деятельность освобождена от ККТ дополнительно к той, которая перечислена в Таблице 4. Надо сказать, некоторые позиции пересекаются, поэтому в Таблицу 7 мы внесли не полный список из пункта 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для полного понимания того, кому на ПСН нужна онлайн-касса, рекомендуем обратиться к закону.

Добавим, что расчеты в рамках самых востребованных бизнес-направлений на ПСН все же попадают под ККТ. Например, применять их обязаны магазины, кафе, салоны красоты, ветеринарные клиники и многие другие.

Новые инициативы по ККТ

Теперь о том, каких изменений ждать в сфере применения кассовой техники и к чему готовиться. Есть новшество, о котором нужно знать всем: с начала 2023 года ФНС возобновляет внеплановые проверки ККТ. В 2022 году они не проводились, поскольку действовал мораторий. Теперь же инспекция по своей инициативе или при поступлении жалобы от покупателя может вновь проверять бизнес на предмет применения кассовой техники.

Есть еще ряд новшеств, которые сейчас на стадии рассмотрения. Наиболее значимое — возможное введение обязанности применять ККТ при торговле на рынках (ярмарках). Законодатели говорят, что в этой сфере много нарушений, теневых операций и серых доходов. Фактически единственными, кто может не применять кассы, останутся сельхозпроизводители (плательщики ЕСХН), причем с существенными ограничениями. Однако пока процесс рассмотрения этого законопроекта, судя по всему, притормозили. Он принят только в первом чтении, хотя внесен в Госдуму еще в конце 2021 года.

На этом наша статья о том, кто может работать без кассовых аппаратов, завершена. Конечно, предусмотреть абсолютно все нюансы довольно трудно. Мы затронули лишь общие правила, поэтому вопрос о необходимости применения ККТ нужно детально разбирать в каждом конкретном случае.