Содержание
Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).
Обратите внимание! Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н утверждена новая форма трудовой книжки. Новые бланки можно применять с 1 января 2022 года. Вместе с тем трудовые книжки старого образца (а также вкладыши) действуют без ограничения срока.
Трудовые книжки необходимо оформлять каждому сотруднику в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной.
Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2024 году, трудовая книжка открывается в электронной форме. Это правило едино для всех, то есть у работника в данном случае выбора нет.
Зачем же тогда утверждены новые бланки? Все просто — их будут заполнять, если работник выбрал бумажный вариант ведения ТК, а его действующая книжка утрачена или пришла в негодность. Если в ней закончилось место, то будет оформлен вкладыш на новом бланке.
В трудовую книжку вносится вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.
Обратите внимание! С 2020 года идет переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно.
В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2024 году его ТК ведется в бумажном виде. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.
Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2020 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки в течение 3 рабочих дней. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.
Порядок внесения записи о выборе сотрудником электронной трудовой книжки следующий:
Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.
После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.
В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:
Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по одним правилам.
Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк).
Своим приказом № 320н Минфин изменил некоторые правила ведения и учета бумажных трудовых. Они, в отличие от бланка, уже вступили в силу.
Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:
При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:
Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.
Обратите внимание! По новым правилам работника больше не нужно знакомить со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке. Также отменено требование заверять его подписью все записи, внесенные в ТК за время работы у этого работодателя.
При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:
Обратите внимание! С 2020 года идет переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2024 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.
Форма трудовой книжки действующая в 2024 году (скачать бланк).
Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк);
Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:
Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.
Согласно положениям приказа № 320н, работодатели могут самостоятельно разрабатывать форму книг по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а также книгу учёта движения трудовых книжек. Вместе с тем никто не запрещает вести книги по действующим формам, пока они не закончатся.
Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).
Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.
Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2024 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации.