Табель учета рабочего времени

Рабочее время в России строго регламентировано, в общем случае оно не должно превышать 40 часов в неделю. Чтобы не допускать переработок, а также для справедливой оплаты труда, все работодатели обязаны вести табель учета рабочего времени. Это требование статьи 91 ТК РФ.

Ведение табеля поручают обычно сотрудникам кадровой службы или бухгалтерии, а на крупных производствах есть даже отдельная штатная единица – табельщик. Лицо, ответственное за учет рабочего времени, ежедневно отмечает в табеле количество часов по каждому работнику, фиксирует дни болезни, отпуска, других кадровых периодов.

Обязанность по ведению табеля может быть возложена приказом руководителя или прописана в должностной инструкции работника (если это входит в его прямые обязанности).

Форма табеля рабочего времени

Табель учета рабочего времени в коммерческих организациях можно вести по самостоятельно разработанной форме. Однако большинство работодателей используют в работе унифицированные бланки первичных документов, к которым относится и табель.

В постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 есть две формы табеля:

• Т-12 – для учета рабочего времени и расчета зарплаты;
• Т-13 – только для учета рабочего времени.

На практике работодатели обычно ведут расчет зарплаты в компьютерных программах, поэтому используется более простая форма Т-13. Если работников немного, то весь документ можно уместить на одном листе (формат А4 в Ворде или Excel).

Cкачать табель учета рабочего времени по форме Т-12 (чистый бланк в Excel)

Cкачать табель учета рабочего времени по форме Т-13 (чистый бланк в Excel)

Как вести табель учета рабочего времени

Перед тем, как разобраться в ведении табелей разных форм, отметим общие нюансы.

• табель заполняется ежедневно, учитываются все дни месяца, а не только рабочие;
• на каждый месяц формируется отдельный табель;
• обозначение в табеле учета рабочего времени можно брать из формы Т-12, а также разработать самостоятельно;
• подробные указания по ведению табелей Т-12 и Т-13 приводятся в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Вести табель можно двумя методами: сплошной регистрации или регистрации отклонений. В первом случае заполняются все клетки табеля, во втором – фиксируют только неявки, опоздания, сверхурочные, больничные и другие отклонения от стандартного графика. Метод ведения табеля надо зафиксировать в учетной политике.

Табель, где регистрируют только отклонения, вести проще, чем при сплошной регистрации. Однако в этом случае невозможно фиксировать количество отработанных часов, поэтому этот способ используют, если сотрудники работают установленное и неизменное количество часов. Если же количество рабочих часов в разные дни и смены различается, то надо заполнять все клетки табеля.

Какой должно быть дата составления табеля? Часто документы оформляют той датой, когда в них вносят первые сведения. Однако табель рабочего времени ведут ежедневно в течение месяца, а датой его составления считается последний день этого месяца. Например, датой составления табеля за октябрь будет 31 октября.

Если же последний день месяца выпадает на выходной, то дата составления будет другой. Это связано с правилами выплаты зарплаты. Дело в том, что если день зарплаты совпадает с выходным днем, то заплатить работнику надо раньше (статья 136 ТК РФ).

Учитывая, что оплата труда производится на основании табеля учета рабочего времени, то датой его составления будет последний рабочий день месяца. Предположим, что 31 октября – это суббота, значит, зарплату надо выплатить 30 октября. Этой же датой закрывают табель за октябрь.

Заполненный табель подписывается лицами, ответственными за его ведение, и передается в бухгалтерию.

Как заполнить табель по форме Т-13

Начнем с табеля по форме Т-13, как более простого и часто используемого документа. Он состоит из шапки и двух разных табличных частей. В шапке указывают код по ОКПО, наименование работодателя, номер, дату составления и отчетный период.

В левой табличной части шесть граф:

1. порядковый номер;
2. ФИО и должность работника по штатному расписанию;
3. табельный номер (присваивается при приеме на работу);
4. отметки по числам месяца;
5. количество отработанных часов и дней за первую половину месяца;
6. количество отработанных часов и дней за полный месяц.

Больше всего вопросов вызывает заполнение графы 4, она действительно сложная. Напротив каждого работника есть 4 строки: в двух верхних указываются коды и количество часов для первой половины месяца, в двух нижних – то же самое для второй половины месяца.

Что касается кодов, то как мы уже сказали, стандартные обозначения можно взять с первой страницы формы Т-12. Чаще всего используются буквенные коды, но можно применять и цифровые. Например, обычный рабочий день в дневное время помечается буквой «Я», а если используются цифровые коды, то «01».

Как правило, этих стандартных кодов достаточно, но если есть необходимость, работодатель может разработать собственные значения, закрепив их в учетной политике или положении о табельном учете.

В нашем образце формы Т-13, заполненном методом сплошной регистрации, приводятся чаще всего используемые значения: «Я» – обычный рабочий день и «В» – выходной или праздничный день.

Cкачать табель учета рабочего времени по форме Т-13 (образец заполнения)

Кроме кода дня надо указать количество часов. Например, стандартная продолжительность рабочего дня – 8 часов, поэтому ниже кода «Я» вписываем цифру «8». Если работник отработал сверхурочные часы, можно указать составной код.

Предположим, рабочий день длился 10 часов, из них 8 часов входят в норму, а еще 2 отработаны сверхурочно. Значит, в табель будет вписано «Я/С» и «8/2».

В нашем примере работник отработал 11 дней в первой половине месяца и 12 дней – во второй. Значит, в графе 5 будут вписаны 88 часов для первой половины и 96 часов для второй. А в графе 6 отражается общее количество рабочих дней и часов, то есть 21 и 168 соответственно.

Вторая табличная часть включает в себя коды видов дохода работника и номера счетов из проводок. Обычно эти данные заносятся бухгалтером, поэтому если табель ведет кадровый сотрудник, он эту часть не заполняет.

Обратите внимание, что в табеле по форме Т-13 не указывается сумма выплат работнику, поэтому из него нельзя узнать фонд оплаты труда.

Как заполнить табель по форме Т-12

Форма Т-12 более объемная и состоит из трех разделов:

• условные обозначения;
• учет рабочего времени;
• расчет с персоналом по оплате труда.

Таблицу с условными обозначениями мы уже показали выше, теперь перейдем к таблице учета рабочего времени. По своей сути она такая же, как и в форме Т-13. Но поскольку здесь больше места, дни месяца размещаются в один ряд, а не два. При этом все равно выделяется два периода: за первую половину месяца и за полный месяц.

Итоги месяца отражаются по-другому:

• графа 8 – количество отработанных дней за месяц;
• графа 9 – количество отработанных часов за месяц.

Если есть необходимость, в следующих графах указывают по отдельности часы работы сверхурочно, в ночное время, в выходной или праздничный день.

В графах 14-16 показывают количество и код причины дней, в которые работник не был на работе. В последнюю графу вписывают количество выходных и праздничных дней за весь месяц.

Раздел расчета с персоналом по оплате труда заполняет бухгалтер с учетом специфики деятельности работодателя. Иногда форму Т-12 используют вместо формы Т-13, вообще не заполняя этот последний раздел, потому что расчет зарплаты ведется в другом документе.

Cкачать табель учета рабочего времени по форме Т-12 (образец заполнения)

Ответственность за ведение табеля

Отсутствие или нерегулярное ведение табеля учета рабочего времени является нарушением трудового законодательства и наказывается по статье 5.27 КоАП РФ.

За это налагается штраф в размере:

• от 1 до 5 тысяч рублей на индивидуальных предпринимателей;
• от 30 до 50 тысяч рублей на организации.

За повторное правонарушение штраф возрастает до 20 тысяч рублей на ИП и до 70 тысяч рублей на юридические лица.

Заполненные табели по учету рабочего времени с нормальными условиями труда хранят 5 лет. Для особых условий труда (опасные, тяжелые, вредные) табели хранят намного дольше:

• 50 лет, если делопроизводство по ним закончили после 1 января 2003 года;
• 75 лет, если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года.

Сроки хранения установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Итоги

• Табели по учету рабочего времени обязаны вести все работодатели, так как это первичные документы, на основе которых рассчитывается зарплата и другие выплаты работникам.
• Бизнес-субъекты могут разработать свои формы документов для учета, но большинство работодателей использует стандартные бланки по форме Т-12 и Т-13, утвержденные постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
• Дни отчетного месяца можно фиксировать методом сплошной регистрации или регистрации отклонений. Выбранный метод фиксации, а также обозначения, если они отличаются от стандартных, необходимо закрепить в учетной политике и положении о табельном учете.
• Табель ведет ответственное лицо, который обязан по окончании месяца передать этот документ в бухгалтерию для расчета зарплаты.
• За отсутствие или некорректное ведение табеля может быть наложен штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Заполненные табели надо хранить не менее 5 лет.