Штатное расписание

Один из главных кадровых документов, которые ведут все работодатели, это штатное расписание. С его помощью формируется внутренняя структура организации, определяется возможная численность персонала, фиксируются названия должностей, специальностей, профессий, а также размеры зарплат сотрудников.

Трудовой кодекс прямо не устанавливает, что штатное расписание – обязательный документ. Но при этом в статье 57 ТК РФ указывается, что описание должности работника в трудовом договоре должно соответствовать штатному расписанию. А это значит, что отказаться от его ведения не могут даже микропредприятия. Работать без штатного расписания могут только ИП без сотрудников.

Форма штатного расписания

Как известно, первичные документы унифицированной формы, за некоторым исключением, необязательны еще с 2013 года. Но дело в том, что предложенные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 формы настолько удобны и привычны, что работодатели не спешат от них отказываться. Поэтому и сейчас многие компании и индивидуальные предприниматели используют типовое штатное расписание (бланк по форме Т-3).

Скачать штатное расписание (унифицированная форма Т3 в excel) для заполнения

Конечно, работодатель может вести штатное расписание, форма которого разработана специально для его бизнеса, то есть не типовое. Но надо убедиться, что в этом бланке есть все необходимые реквизиты первичного документа (статья 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Что указать в штатном расписании

Перед тем, как составить штатное расписание, подготовьте необходимые сведения: структурные подразделения, должности (специальности, профессии), количество штатных единиц и размер заработной платы по каждой должности.

Названия структурных подразделений организации или бизнеса ИП указываются по выбору работодателя. Это могут быть отделы, сектора, администрации, управления, цеха, склады, филиалы и др. Каждому подразделению надо присвоить свой код с учетом подчиненности. Так, дирекция или администрация чаще всего имеет код 01. Если в структурном подразделении есть своя внутренняя иерархия, то ей можно дать код типа 01.01 и далее.

Названия должностей (специальности, профессии), разряда, класса, квалификации обычно выбирают из этого перечня нормативных документов:

• общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• общероссийский классификатор занятий (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда от 21.08.1998 № 37);
• профессиональные стандарты;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.

При совмещении можно давать двойные наименования должностей, специальностей, профессий.

Теперь надо определиться, сколько штатных единиц по каждой должности требуется. При небольшом объеме работ для некоторых позиций можно указать не полную ставку, а например, 0,25 или 0,5.

Стоит ли закладывать в расписание больше единиц, чем требуется в данный момент, то есть с расчетом на будущее? С одной стороны, это удобно, потому что не придется менять документ, если вскоре планируется расширение штатов. Но с другой, когда у работодателя есть незакрытые вакансии, он должен ежемесячно сообщать о них в службу занятости.

Осталось установить размер зарплаты, причем, для работников одной должности или специальности она должна быть одинаковой (статья 22 ТК РФ). Проще всего вписать в штатное расписание фиксированный оклад. Если к нему полагаются надбавки, премии, компенсации, их указывают отдельно.

Бывает, что зарплата предполагается сдельная, поэтому нельзя привести ее к фиксированной сумме. В этом случае в штатном расписании оплату не указывают, но дают отсылку на локальный нормативный акт, где приводится порядок расчетов.

Как оформить штатное расписание

После сбора всех нужных сведений их надо вписать в форму Т-3. Сначала заполняется шапка документа:

• полное название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• код по ОКПО;
• номер и дата составления;
• период действия;
• реквизиты приказа, которым утверждено расписание;
• общее количество штатных единиц.

Далее заполняем каждую графу в отдельности:

• название структурного подразделения;
• код структурного подразделения;
• название должности, специальности, профессии;
• количество штатных единиц;
• ставка либо оклад;
• надбавки, если они предусмотрены;
• итоговая сумма с учетом надбавок;
• примечание.

В самом низу таблицы выводят общую сумму зарплат всех работников по организации.

Образец штатного расписания для организации (скачать бесплатно)

В штатном расписании нет личных данных работников, а также сведений о наличии вакансий. Но на больших предприятиях, для удобства работодателя, дополнительно составляют очень похожий документ, который называется штатной расстановкой. Здесь как раз указывают все занятые позиции с именами работников, а также отмечают свободные вакансии. Это облегчает работу кадровой службы.

Знакомить работников со штатным расписанием закон не обязывает, потому что этот документ не относится к локальным нормативным актам. Соответственно, и полей для подписей сотрудников в штатке не делают.

Интересна позиция Роструда по этому вопросу. В письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 ведомство утверждает, что штатное расписание является локальным нормативным актом. При этом в письме от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 Роструд сообщает, что расписание не связано непосредственно с трудовой деятельностью, поэтому знакомить работника с ним не требуется. Суды же обычно признают штатное расписание организационно-распорядительным документом.

Тем не менее, по запросу работника ему должна быть выдана выписка из штатного расписания, с указанием только занимаемой им должности и размера оплаты труда.

Утверждение и изменение штатного расписания

О том, кто подписывает штатное расписание, можно узнать из самой формы Т-3. В соответствующих полях подписи должны проставить руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Конечно, далеко не во всех компаниях есть такие специалисты, поэтому на практике штатку может подписать руководитель, юрист, другой уполномоченный сотрудник. А поскольку форма Т-3 не является обязательной, можно внести в нее изменения, указав должности подписантов.

Но только лишь подписать штатное расписание недостаточно, его еще надо утвердить соответствующим приказом руководителя. Реквизиты приказа, как мы уже отметили, вписывают в верхней части расписания.

Сколько действует утвержденная штатка? Срок действия законом не устанавливается, но обычно его составляют на год, как и штатное расписание, пример которого есть выше. При этом необязательно устанавливать срок с января нового года или с 1 числа.

Что делать, если в период действия утвержденного штатного расписания изменились содержащиеся в нем сведения? Например, вырос размер оплаты труда, введены или исключены вакантные должности, сокращены штат или численность, поменялась структура организации.

В таких случаях в штатное расписание надо внести изменения, чтобы оно соответствовало реалиям. Для этого работодатель издает соответствующий приказ. Другой вариант – утвердить новую штатку, не дожидаясь окончания срока действующего документа.

Обратите внимание: хотя знакомить работника с самим штатным расписанием работодатель не обязан, но о некоторых вносимых в документ изменениях необходимо письменно сообщить. Это касается сокращения штата, изменения условий оплаты труда, переименования должности или структурных подразделений.

Ответственность за отсутствие штатного расписания

Итак, мы выяснили, что штатное расписание – нужный и важный внутренний документ, хотя его правовой статус до конца не ясен. Запросить штатку при проверке может ИФНС, трудовая инспекция, другие госорганы и ведомства.

Что касается штрафов, то проверяющие могут применить статью 126 НК РФ (200 рублей за непредставленный документ), а также статью 5.27 КоАП РФ (от 10 до 50 тысяч рублей).

Кроме того, если между работодателем и работником возникнет спор о правомерности сокращения, то штатное расписание поможет доказать, что вакансий, которые можно предложить сокращенному, в организации нет.