Как составить приказ на отпуск

Перед уходом сотрудника в отпуск работодатель должен издать соответствующий приказ. Это не только основание для расчета отпускных, но и подтверждение того, что человек правомерно отсутствует на рабочем месте. Расскажем, как подготовить этот документ.

Когда нужно издать приказ об отпуске

Отпуска, как известно, бывают разных типов – очередной, без сохранения оплаты, по уходу за ребенком и другие. И для каждого из них предусмотрены свои основания. Очередной оплачиваемый отпуск обычно предоставляется работнику по графику, тогда как, например, отпуск за свой счет можно предоставить только на основании заявления. Но в любом случае работодатель должен издать приказ.

За сколько дней до отпуска нужно его выпустить? Законодательство не дает прямого ответа на поставленный вопрос. Это зависит от условий предоставления отпусков по различным основаниям. Нужно помнить, что работодатель должен:

• уведомить сотрудника о времени начала очередного отпуска не позже, чем за две недели (статья 123 НК РФ);
• оплатить отпускной период не позже, чем за три календарных дня до его наступления (статья 136 ТК РФ).

Очередной отпуск по графику

В Трудовом кодексе не сказано, как именно нужно предупредить работника об отпуске. Главное, что сделать это следует минимум за две недели. В таком случае приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск целесообразно выпустить не позже, чем за 14 дней до его начала, и ознакомить с ним работника под подпись. Это будет считаться предупреждением.

Если работодатель информирует сотрудников о предстоящем отдыхе как-то иначе, например, извещением, то приказ о предоставлении отпуска можно выпустить не за две недели, а позже. Однако нужно учитывать, что отпускные бухгалтерия должна выплатить как минимум за три дня. Поскольку оплата осуществляется на основании приказа, то издать его целесообразно хотя бы за неделю до отпуска.

Оплачиваемый отпуск по заявлению

В некоторых случаях работник идет в оплачиваемый отпуск не по графику, а на основании заявления. Например, если он был принят в штат в текущем году и не включен в график, если имеет право на отпуск в удобное для него время или просто попросил работодателя передвинуть период отдыха.

В таких случаях должна исполняться только норма о выплате отпускных за три календарных дня. Приказ на отпуск оформляем как минимум накануне (а лучше на несколько дней раньше) крайнего срока перечисления оплаты.

Неоплачиваемый отпуск

При отсутствии необходимости оплачивать отпуск, срок выпуска приказа значения не имеет. Сотрудник подает соответствующее заявление, на основании которого работодатель издает приказ на отпуск. Сделать это допустимо непосредственно перед его началом.

Форма приказа

Существует унифицированный бланк приказа о предоставлении отпуска работнику Т-6, утвержденный постановлением Госкомстат № 1 от 05.01.2004. Форма не является обязательной для использования коммерческими компаниями – ее можно разработать самостоятельно. Однако Т-6 является привычным документом, многие организации и ИП не спешат от него отказываться.

Форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» скачать бесплатно

Рассмотрим, какие данные нужно отразить. Сначала указывается общая для любого типа отпуска информация:

• дата и номер приказа;
• данные работодателя (название, ОКПО);
• ФИО, табельный номер и должность сотрудника;
• наименование структурного подразделения, в котором он работает.

Как заполнить пункты А-В

Внести сведения в остальные строки следует в зависимости от того, какой тип отпуска предоставляется сотруднику:

• Строка А. Заполняется, если приказ составляется в отношении основного оплачиваемого отпуска. Указывается количество календарных дней, строкой ниже – даты начала и окончания отпуска. Также в строке «за период работы» (расположена выше строки А) нужно указать период, за который предоставляется отпуск (не весь год целиком, а его часть).
• Строка Б. Заполняется, если предоставляется отпуск иного типа. Это может быть дополнительный, учебный, отпуск за свой счет и так далее. Помимо указания типа, отражается количество дней периода, даты его начала и окончания.
• Строка В. Заполняется при предоставлении любого отпуска или же отпусков разных типов, если они идут один за другим (пример – дополнительный отпуск после основного). Если выше заполнена только одна строка – А или Б – то сведения в строке В повторяются. В случае предоставления одного отпуска за другим в строке В нужно отразить общее количество календарных дней и весь период – с начала первого отпуска до окончания второго.

Приказ готов – что дальше

Подготовленную форму подписывает руководитель с указанием должности и ФИО. Обязательно нужно ознакомить с документом сотрудника. Он должен поставить свою подпись и дату в строке «С приказом работник ознакомлен». Далее документ можно передавать специалистам для начисления и выплаты отпускных.

Образец заполненной формы Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска» скачать бесплатно