Как оформить административный отпуск (без сохранения заработной платы)

Отпуск без содержания, за свой счет, административный — так часто называют отпуск без сохранения заработной платы. Давайте разберемся, кто вправе его инициировать и как долго он может длиться. А также кому, в каких случаях и на каком основании работодатель может или должен его предоставить.

Неоплачиваемый отпуск по желанию работника

Право сотрудника на отпуск без сохранения заработной платы предусмотрено ст. 128 ТК РФ. Он может быть предоставлен по семейным обстоятельствам и каким-либо другим уважительным причинам. Его продолжительность в общем случае стороны согласуют между собой.

Важный момент – желание отправиться в отпуск за свой счет может исходить исключительно от сотрудника. Работодатель не имеет права инициировать его сам. Если компания не может обеспечить работой весь коллектив, в таких случаях объявляется простой, который частично оплачивается.

Кому и на сколько предоставляется отпуск

Продолжительность административного отпуска зависит от желания работника и возможностей работодателя. Это может быть любой период, главное – его длительность должна устраивать обе стороны трудовых отношений.

Когда в отпуске нельзя отказать

Трудовым кодексом предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан отпустить сотрудника в отпуск без оплаты вне зависимости от своего желания. Это следующие случаи:

• рождение ребенка;
• регистрация брака;
• смерть близких родственников.

Срок такого отпуска — не более 5 дней по каждой из указанных причин. То есть работник вправе в течение года без учета желания работодателя выйти в отпуск без содержания по каждому из этих оснований на 5 дней. Конечно же, если такие события наступили.

Бывает, что какие-либо два из этих событий совпадают по времени. В таком случае работнику предоставляется один отпуск максимально возможной продолжительности. Если в течение года работник полностью или частично не воспользовался административным отпуском по этим трем основаниям, то на следующий год эти дни не переносятся.

Льготные категории трудящихся

Есть отдельные категории сотрудников, которые имеют право на отпуск без оплаты невзирая на мнение работодателя. Законодательством регулируется максимальная продолжительность таких отпусков (см. таблицу).

Таблица. Кому необходимо предоставить неоплачиваемый отпуск

Кому предоставляется	Период отпуска без оплаты
Участникам Великой Отечественной войны, ветеранам боевых действий, работавшим в период ВОВ на объектах ПВО, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектов	До 35 дней
Работникам — пенсионерам по возрасту	До 14 дней
Работникам – инвалидам (в том числе инвалидам войны)	До 60 дней
Совместителям	На количество дней разницы между отпуском у этого работодателя и по основному месту работы
Абитуриентам для поступления в вуз, для аттестации после подготовительных курсов, учащимся для сдачи экзаменов в вузе	15 дней
Учащимся для защиты диплома вуза со сдачей госэкзаменов	4 месяца
Учащимся для сдачи госэкзаменов	1 месяц
Абитуриентам для поступления в образовательное учреждение (среднее профессиональное образование)	10 дней
Учащимся для прохождения промежуточной аттестации (СПО)	10 дней
Учащимся для прохождения государственной итоговой аттестации (СПО)	2 месяца
Работникам, награжденным орденами: Герой социалистического Труда, Герой Труда, полный кавалер ордена Трудовой Славы	3 недели
Работникам, удостоенным звания Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации, полного кавалера ордена Славы	3 недели
Работникам — членам избирательной комиссии	На время исполнения обязанностей
Работникам – кандидатам на выборах в органы местного самоуправления	На период со дня регистрации кандидата до опубликования итогов выборов
Доверенным лицам политической партии, кандидата по одномандатным округам	На период полномочий
Работникам — супругам военнослужащих	На количество дней, на которое отпуск военнослужащего превышает основной ежегодный отпуск супруги (супруга)
Работникам — родителям или супругам военнослужащего (приравненного к нему лица), умершего или погибшего от ранения или заболевания, связанного с прохождением военной службы	До 14 дней
Работникам – народным дружинникам или внештатным полицейским	До 10 дней
Работникам — добровольным пожарным	До 10 дней

Неоплачиваемый отпуск, предусмотренный в договоре

Законодательство допускает иные случаи, когда работнику может предоставляться период отдыха без содержания. Например, это дополнительный отпуск без сохранения заработной платы для некоторых родителей и родственников инвалидов (ст. 263 ТК РФ). Однако это должно быть прописано в коллективном договоре.

Право на дополнительный отпуск без сохранения заработной платы имеют:

• родитель двух или более детей в возрасте до 14 лет;
• родитель ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• одинокий родитель ребенка в возрасте до 14 лет;
• работник, который ухаживает за членом семьи или родственником — инвалидом I группы.

Такой отпуск, если это предусмотрено коллективным договором, предоставляется работнику ежегодно, без переноса на следующий год. Его максимальный срок — 14 календарных дней.

Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы для ухода за детьми или инвалидами предоставляется в удобное для работника время. Его можно присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску, взять целиком или по частям.

Праздничные дни и больничный в период отпуска

Выходные и праздники не увеличивают продолжительность отпуска без сохранения заработной платы. То есть нерабочие дни входят в его период. Это значит, что если отпуск взят на 7 дней и начинается в понедельник, то в следующий понедельник сотрудник должен быть на рабочем месте.

Период нетрудоспособности также не влияет на продолжительность отпуска за свой счет. Например, он длится с 15 по 31 мая, но с 17 по 23 мая сотрудник взял больничный. На работу он должен выйти 1 июня. За период болезни ему будет начислено пособие по нетрудоспособности.

Отпуск без оплаты и стаж

В стаж работы, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются только 14 дней административного отпуска в течение календарного года. Остальные дни из стажа исключаются. В соответствии с пояснениями, данными Рострудом в письме от 14.06.2012 N 854-6-1, в таком случае окончание рабочего года «отодвигается» на число дней, исключенных из стажа работы для отпуска.

Заявление на отпуск без сохранения зарплаты

Отпуск за свой счет предоставляется на основании заявления сотрудника. Составить его можно в свободной форме, написать от руки или напечатать. Какого-либо срока для подачи заявления законом не установлено.

Заявление составляется по обычным правилам. В тексте нужно указать тип отпуска (без сохранения зарплаты), его продолжительность в календарных днях, дату начала и окончания, причину или законное основание. В заявлении должна стоять дата его написания и собственноручная подпись работника. Если отпуск запрашивает сотрудник из льготной категории, к заявлению можно приложить подтверждающие документы.

На основании заявления составляется приказ на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (например, по форме Т-6). Сотрудник должен быть ознакомлен с ним под подпись.

Образец заявления на отпуск за свой счет

Досрочное прекращение отпуска

Работник по своей инициативе может в любой момент прервать отпуск без оплаты и выйти на работу. В таком случае он должен уведомить работодателя о своем намерении письменно, а тот обязан издать приказ о досрочном прекращении отпуска.

Такая же схема применяется и в случае, если в работнике возникла острая необходимость, и он согласился прервать отдых досрочно. Иначе говоря, работодатель не вправе вызвать сотрудника из неоплачиваемого отпуска раньше срока его окончания. Он может лишь предложить это, но инициатива в виде заявления в любом случае должна исходить от работника.

Об увольнении в период отпуска без содержания

Уволить работника, который находится в отпуске без оплаты, также нельзя. Сделать это можно лишь в двух случаях: по письменно изложенной воле сотрудника либо в связи с ликвидацией работодателя.