Как рассчитать отпускные в 2023 году

Трудовой кодекс гарантирует работникам ежегодный отдых с сохранением среднего заработка. Такие выплаты называют отпускными. В этой статье мы разберемся, как рассчитать отпускные, и рассмотрим пару типичных ситуаций.

Главное об отпуске и отпускных в 2023 году

Прежде чем перейти к формулам, напомним основные правила, связанные с отпусками. Все они содержатся в Главе 19 Трудового кодекса РФ.

Ежегодно каждый работник, с которым заключен трудовой договор, может взять оплачиваемый отпуск, это право возникает после полугода работы. При этом закон не запрещает работодателю отпустить человека в отпуск и раньше. В исключительных случаях работник может отпуск пропустить или использовать только его часть. Тогда он переносится на следующий год. Однако не предоставлять работнику отдых более двух лет подряд запрещено.

Стандартная длина отпуска – 28 календарных дней. Необязательно брать весь период сразу: отпуск можно разделить на части таким образом, чтобы одна из них была как минимум 14 дней. В таком случае отпускные начисляются и выплачиваются отдельно за каждую часть отпуска.

Некоторым категориям трудящихся положен дополнительный отдых. Например, при работе на Крайнем Севере, ненормированном рабочем дне, вредных и опасных условиях труда. Дополнительные дни присоединяются к стандартному отпуску, в результате он удлиняется.

В отдельных случаях длина отпуска зависит от отработанного времени. Так, сезонным работникам и тем, кто заключил срочные трудовые договоры на срок до двух месяцев, длину отпуска определяют из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы.

Отпускные нужно выплатить работнику не позже, чем за 3 дня до того, как он отправится отдыхать. Выплатить их раньше можно, позже – нельзя, это нарушение. Если день выплаты попадает на выходной, ее можно перенести только на предыдущие дни.

Формулы и алгоритм расчета

В ст. 114 ТК РФ сказано, что на время ежегодного отпуска за трудящимся сохраняется средний заработок. То есть отпускные – это средний заработок за период, который человек находится в отпуске: Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество дней отпуска.

Средний дневной заработок считается по формуле из ст. 139 ТК РФ (Формула I): СрДнЗ = Начисленная за расчетный период ЗП / 12 / 29,3

Что значит в этой формуле «12» понятно – это количество месяцев в расчетном периоде. А вот что такое «29,3»? Это коэффициент для расчета отпускных, равный среднему количеству дней в месяце. Этот показатель – константа. Определен он был так: (365 дней в году — 14 праздничных нерабочих дней) / 12 = 29,25 или 29,3 после округления. Все нерабочие праздники прописаны в ст. 112 ТК РФ.

Приведенная выше формула расчета отпускных применяется в случае, когда сотрудник отработал период полностью. На практике такое бывает далеко не всегда: люди болеют, уходят в отпуск, берут дни «без содержания», направляются в командировки и так далее.

В расчете среднего дневного заработка для отпускных множество нюансов, поэтому Правительство РФ определило Положение об особенностях его расчета (далее – Положение). Оно утверждено постановлением от 24.12.2007 № 922. В п. 10 Положения содержится формула для определения среднего дневного заработка, если из расчетного периода нужно исключить некоторые дни. Она же применяется для определения СрДнЗ, если человек работает меньше года. Назовем ее Формула II. Выглядит она так:

СрДнЗ = Выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка за период / Количество календарных отработанных дней в расчетном периоде

В итоге алгоритм расчета отпускных сводится к следующим действиям:

1. Определяется расчетный период.
2. Определяются выплаты за этот период, которые учитываются при расчете отпускных.
3. Находится средний дневной заработок за полностью и частично отработанные месяцы периода.
4. Считаются отпускные.

Ниже мы подробно разберем каждый этап расчета отпускных в 2023 году. И расскажем, как определить все нужные показатели.

Этап 1. Расчетный период

Расчетным считается период в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. Например, если работник идет в отпуск в августе 2023, расчетным будет период с 01.08.2022 по 31.07.2023. Если весь этот период отработан полностью, то отпускные считаются по Формуле I. На этом месте можно переходить к этапу 2.

Но чаще отпускные рассчитывают по Формуле II. Она применяется, если человек трудился не все 12 предыдущих месяцев, брал больничный, отпуск, фактически не работал по иным причинам. Время, когда он не посещал работу, исключают из расчетного периода. А выплаты, которые он в это время получал, исключают из суммы, начисленной за расчетный период, но об этом чуть позже.

Согласно п. 5 Положения, из расчетного периода исключают дни, в течение которых работник:

• получал средний заработок (например, отпуск, командировка);
• был на больничном или в отпуске по беременности и родам (для женщин);
• не работал из-за простоя по вине компании или по причинам, которые не зависят от сторон трудовых отношений;
• не имел возможности трудиться из-за забастовки, хотя и не участвовал в ней;
• проводил дополнительные выходные для ухода за инвалидами отдельных категорий;
• был освобожден от работы с полным или частичным сохранением ЗП на иных законных основаниях (например, находился в отпуске по уходу за ребенком).

А что, если в расчетном периоде нет отработанных дней? Например, работница может сразу после окончания декрета взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Тогда СрДнЗ определяется исходя из суммы зарплаты, начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения). Как именно определить этот предшествующий период, не поясняется. Есть как минимум два разных подхода, причем судебная практика говорит о том, что оба они верные.

Но вернемся к обычной ситуации. На этапе 1 нужно получить такие данные:

• когда расчетный период начался и закончился;
• сколько полных месяцев отпускник отработал в расчетном периоде (количество месяцев);
• сколько дней он не работал в каждом не полностью отработанном месяце (количество исключенных дней).

Этап 2. Выплаты за расчетный период

Теперь нужно взять все выплаты за расчетный период, которые входят в систему платы за труд у конкретного работодателя. Условно это можно назвать базой для расчета СрДнЗ. В нее входит, в частности, зарплата в денежной и неденежной форме, премии, которые являются частью ЗП, надбавки и доплаты к тарифам, выплаты, связанные с условиями труда.

Важно: в п. 2 Положения приводится список выплат, которые нужно учесть при определении среднего заработка для отпускных, однако он не закрытый. Чтобы точно знать, какие выплаты предусмотрены системой оплаты труда, нужно обратиться к локальным нормативным актам компании.

Однозначно следует исключить из базы компенсации траты на проезд, питание, оплату коммунальных услуг, материальную помощь. Об этом сказано в п. 3 Положения. Но исключаются не только указанные суммы, но и другие выплаты, не связанные с оплатой за труд. Это могут быть, например, некоторые премии – ко дню рождения работника, к юбилею компании или к другим праздникам.

Также не входят в базу для расчета СрДнЗ для отпускных суммы выплат за периоды, которые были исключены из расчетного (см. этап 1). Это пособия по болезни, по беременности и родам, по уходу за ребенком, суммы отпускных, командировочных, выплаты за периоды простоя и другие.

В итоге, как и на этапе 1, имеем два варианта:

• если работник весь расчетный период не получал ничего, кроме ЗП, не болел, не ходил в отпуск и так далее, то база для расчета СрДнЗ будет равна всей начисленной ему зарплате (см. Формулу I);
• в иных случаях начисленный доход нужно уменьшить на исключенные суммы, и в итоге останутся выплаты, которые включаются в расчет СрДнЗ (показатель для Формулы II).

Этап 3. Расчет СрДнЗ

Если все пошло по простому пути, СрДнЗ считаем по Формуле I: начисленную за расчетный период ЗП умножаем на 12 и на 29,3.

Если все немного сложнее, то придется считать поэтапно. Порядок такой:

1. Определяем количество дней в месяцах, которые отпускник отработал целиком: количество полностью отработанных месяцев х 29,3.
2. Определяем количество отработанных дней в каждом месяце, в котором были пропуски работы: (Количество календарных дней в месяце — Количество исключенных дней) х 29,3 / Количество календарных дней в месяце.
3. Суммируем дни за полностью и не полностью отработанные месяцы и получаем количество календарных отработанных дней в расчетном периоде – это показатель для Формулы II.
4. Считаем СрДнЗ, поделив сумму выплат из Этапа 2 на количество дней из пункта 3.

Этап 4. Расчет отпускных

Получившийся на предыдущем этапе показатель среднего заработка для отпускных умножаем на число дней отпуска. Это и будет искомая выплата.

Примечание. На отпускные начисляется НДФЛ. На руки работнику нужно выдать сумму, оставшуюся после удержания налога. Также напомним, что согласно новому правилу, с 2023 года НДФЛ с отпускных перечисляется в общие сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ). Прежде налог с отпускных перечисляли не позднее последнего дня месяца, в котором они были выплачены.

А теперь покажем на примерах, как рассчитать отпускные при полностью и не полностью отработанном расчетном периоде.

Пример 1: расчетный период отработан полностью

У ИП Волкова трудится продавец Арина Зайцева, которая с 10.07.2023 уходит в отпуск на 14 дней. Арина работает у Волкова уже несколько лет. В 2022 году ее ежемесячная зарплата составляла 40 тыс., а в 2023 – 45 тыс. рублей, других выплат не было. Сделаем расчет отпускных.

1. Расчетный период для нашего примера – с 01.07.2022 по 30.06.2023. По условиям задачи период отработан полностью, поэтому для расчета СрДнЗ будем применять Формулу I.
2. Выплаты за расчетный период учитываем полностью, никаких исключений не делаем. Зайцева получила по 40 тыс. за каждый из 6 месяцев 2022 года (июль – декабрь) и по 45 тыс. за каждый из 6 месяцев 2023 года (январь – июнь): 40 000×6 + 45 000×6 = 510 000 рублей.
3. Считаем СрДнЗ по Формуле I: 510 000 / 12 / 29,3 = 1 450,51 рублей с учетом округления.
4. Считаем отпускные за 14 дней отпуска: 1 450,51×14 = 20 307,14 рублей. НДФЛ с учетом округления составит 2 640 рублей (13% от 20 307,14). Арина получит на руки: 20 307,14 — 2 640 = 17667,14 рублей.

Пример 2: расчетный период отработан частично

Петя Березкин работает экспедитором в ООО «Липа» с 01.10.2022. Его ежемесячная зарплата — 50 тыс. рублей. В марте 2023 года Петя брал в отпуск без содержания на 7 дней, поэтому получил только 38 709,68 рублей. А с 10.07.2023 он собирается в оплачиваемый отпуск на 14 дней. Сколько отпускных получит Петя? Рассчитаем сумму, и СрДнЗ для этого определим по Формуле II.

1. Расчетный период – с 01.07.2022 по 30.06.2023. Но Петя устроился в компанию «Липа» только с 01.10.2022, то есть отработал в ней 9 месяцев. К тому же в марте не работал 7 дней. Поэтому количество полностью отработанных в расчетном периоде месяцев будет равно 8, а количество исключенных дней в не полностью отработанном месяце – 7.
2. Выплаты в расчетный период составили 50 000×8 + 38 709,68 = 438 709,68 рублей.
3. Определим показатели для расчета СрДнЗ:
   1. Количество дней в месяцах, которые Петя отработал целиком: 8×29,3 = 234,4.
   2. Количество отработанных дней в марте, когда был отпуск за свой счет: (31 — 7) х 29,3 / 31 = 22,68, округляем до 22,7.
   3. Количество отработанных в расчетном периоде дней: 234,4 + 22,7 = 257,1.
   4. СрДнЗ составит 438 709,68 / 257,1 = 1 706,38 рубль.
4. Сумма отпускных равна: 1 706,38×14 = 23 889,32 рублей. НДФЛ с отпускных с учетом округления составит 3 106 (23 889,32×13%). На руки Петя Березкин получит 23 889,32 — 3 106 = 20 783,32 рубля.

Подведем итоги

Мы рассказали, как правильно начисляются отпускные, и разобрали типичные ситуации.

Расчет выплаты за отпуск в основном сводится к тому, чтобы исчислить средний дневной заработок. Его считают по-разному в зависимости от того, полностью или нет были отработаны предшествующие отпуску 12 месяцев. В расчет принимаются периоды, когда сотрудник фактически работал. А также выплаты, начисленные ему за эти дни и связанные исключительно с оплатой труда.

В порядке расчета и выплаты отпускных изменений в 2023 году не произошло. А вот НДФЛ с них нужно перечислять в бюджет по-новому: в общие сроки, а не в последний день месяца выплаты отпускных, как раньше.