График отпусков

Все работодатели должны предоставлять своим работникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность его предоставления определяет график отпусков. В соответствии со статьей 123 ТК РФ этот документ является обязательным как для работодателей, так и для работников.

Длительность ежегодного отпуска

Перед тем, как составить график отпусков, надо определить категории работников, потому что некоторым из них положены дополнительные дни отдыха.

Чаще всего работнику предоставляют отпуск в 28 календарных дней, но его продолжительность может быть больше, в частности:

• 30 календарных дней – для инвалидов;
• 31 календарный день – для несовершеннолетних работников;
• 42-56 календарных дней – для педагогических работников.

Кроме этого основного отпуска некоторым сотрудникам предоставляется дополнительный отпуск (116-119 статьи ТК РФ). Дополнительный отпуск может быть присоединен к основному или предоставляться отдельно.

Работник, принятый на новую работу, получает право на отпуск через шесть месяцев после трудоустройства. Но есть исключения: несовершеннолетние, женщины, уходящие в декретный отпуск и после него, усыновители детей в возрасте до 3 месяцев могут выйти в отпуск раньше шести месяцев работы (статья 122 ТК РФ).

Порядок ведения графика отпусков

График отпусков составляется ежегодно, причем утвердить его надо не позже, чем за две недели до начала нового года. Например, крайняя дата утверждения графика на 2024 год – 17 декабря 2023 года. Поскольку это суббота, срок переносится на следующий рабочий день, то есть 19 декабря.

Что касается новых организаций, то в году создания компании график отпусков необязателен. Но здесь необходимо учесть длительность периода работы до конца года. Если он меньше, чем шесть месяцев, то работники, в общем случае, еще не имеют права на отпуск. Если же организация открылась в начале года, то график можно составить просто для удобства.

График ведется в течение всего года, ведь сначала в нем указывают запланированные даты отпуска, а потом – фактические. При необходимости оформляется приказ о внесении изменений в график отпусков.

Ведение документа поручают кадровой службе, а если ее нет, то сотруднику, который занимается кадровым учетом. Важно знать, что график отпусков является первичным документом, поэтому заполняется в соответствии с правилами бухгалтерского учета.

Данные из графика необходимы бухгалтерии и руководству для своевременной выплаты отпускных, контроля за использованием отпускных дней, координации работы компании, замены сотрудников и других управленческих целей.

Обычно график ведут в бумажной форме, хотя не запрещается его электронная версия. Но тогда необходимо использовать ЭЦП, а также прописать в локальном нормативном акте порядок ознакомления работников с электронным документом.

По какой форме составляется график отпусков

Существует унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года применять ее необязательно. Вместо формы № Т-7 можно заполнять самостоятельно разработанный документ.

Однако большинство работодателей использует для составления графика отпусков унифицированный бланк № Т-7, потому что он содержит все необходимые реквизиты первичного документа, да и просто удобен.

Скачать бланк графика отпусков по форме № Т-7

В унифицированной форме графика отпусков 10 столбцов, заполнить их довольно просто.

1. структурное подразделение (например, администрация, бухгалтерия, отдел продаж);
2. должность работника по штатному расписанию;
3. полное имя сотрудника;
4. табельный номер;
5. количество календарных дней, а если отпуск разделяется на части, то количество дней каждой из них;
6. дата начала отпуска по плану;
7. фактическая дата начала отпуска.

Столбцы 8-9 заполняются, если отпуск был перенесен с первоначально запланированной даты. В столбец 8 вписывают реквизиты приказа о внесении изменений в график отпусков, а столбце 9 надо указать дату предполагаемого отпуска.

Последний столбец нужен для внесения примечаний. Например, что определенное количество дней перенесено с прошлого года или предоставлено за ненормированный рабочий день.

Скачать бесплатно образец заполнения графика отпусков по форме № Т-7

Не составлять график в виде отдельного документа вправе микропредприятия, которые заключают с работниками типовые трудовые договоры (форма утверждена Постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858). Но в этом случае между работником и работодателем надо подписать письменное соглашение.

Как составить график отпусков

Перед составлением документа необходимо составить перечень работников, которым будет предоставляться оплачиваемый отпуск. В него включают лиц, с которыми заключены трудовые договоры со сроком свыше шести месяцев. Исполнителям по гражданско-правовым договорам отпуск не положен, заказчик платит за них только страховые взносы.

Не забудьте включить в график внешних и внутренних совместителей, работников, находящихся в отпуске без содержания, по беременности и родам или на длительном больничном. Что касается сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, решение о включении их в перечень остается за работодателем.

Затем, по возможности, запросите у работников желаемые даты отпуска. Надо иметь в виду, что закон не обязывает получать согласие каждого сотрудника, но есть категории, которые могут самостоятельно выбирать время отпуска. Это совместители, многодетные родители с детьми до 12 лет, родители, имеющие ребенка-инвалида до 18 лет, супруги военнослужащих, почетные доноры и др.

Общая продолжительность ежегодного отпуска может быть разделена на части, причем одна из них должна составлять не менее 14 календарных дней. В таком случае в графике указывают соответствующее количество дат начала отпуска.

Учитывайте также, что нерабочие праздничные дни, перечисленные в 112 статье ТК РФ, не входят в число календарных дней ежегодного отпуска. Если отпуск выпадает на эти дни, то срок окончания автоматически продлевается.

Составленный проект графика надо согласовать с профсоюзом, если он есть в организации. На рассмотрение дается пять рабочих дней, после чего документ передается на подпись в кадровую службу или бухгалтерию. Последний этап – утверждение графика приказом руководителя.

Надо ли знакомить работников с графиком отпусков

Трудовой Кодекс прямо не обязывает знакомить работников с утвержденным графиком отпусков. Однако если говорить о позиции Роструда, то чиновники считают, что это обязательно.

Во-первых, график является организационно-распорядительным документом (письмо от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1), во-вторых, он относится к локальным актам работодателя (письмо от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1). А с такими документами работник должен быть ознакомлен под подпись.

Расписаться работник может в графе «Примечание», если там нет других записей, или в дополнительном столбце. Можно также составить к графику ознакомительный лист. Кроме того, о дате отпуска надо письменно уведомить работника за две недели до его начала, даже если он был ознакомлен с общим графиком.

Резюме

• График отпусков – обязательный документ для всех работодателей и наемных работников. В нем отражаются даты и длительность периодов ежегодного оплачиваемого отпуска (основного и дополнительного).
• В общем случае работник имеет право на отпуск через шесть месяцев после трудоустройства, но некоторые категории вправе выйти в отпуск раньше. Новых работников, принятых в течение года, надо также включать в график.
• Утвердить график отпусков необходимо не позже, чем за две недели до начала календарного года. Новые компании и ИП могут не составлять его в году регистрации, но это стоит сделать для удобства.
• Чаще всего график составляется по унифицированной форме № Т-7, но применять ее необязательно. Работодатели, заключившие типовые трудовые договоры, могут не составлять график в виде отдельного документа, но в таком случае требуется письменное соглашение о датах отпуска с каждым работником.
• За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ на сумму до 1 до 50 тысяч рублей.
• Работника надо ознакомить с общим графиком, а также письменно уведомить о начале отпуска за две недели.