Содержание
Постановка кассового аппарата на учет в ФНС – обязательная процедура, без которой применять его не получится. Она достаточно проста и не займет много времени, если провести все онлайн. Любой пользователь интернета сможет разобраться, как зарегистрировать кассу в налоговой инспекции, если воспользуется нашей инструкцией.
Зарегистрировать кассу в ФНС – значит указать, что этот аппарат с конкретным фискальным накопителем (ФН) будет применяться вашей компанией.
Примечание. Не так давно, до 2017 года, в кассовых аппаратах стояла специальная лента – ЭКЛЗ, на которой записывалась вся фискальная информация. Сейчас вместо нее применяется цифровой фискальный накопитель (ФН). Он не только надежно хранит данные, но и передает их в ФНС в режиме реального времени. Передача происходит через обязательного посредника – оператора фискальных данных (ОФД).
Когда предприниматель ставит ККТ на учет, происходит связка кассового аппарата и ФН по их заводским номерам, а также закрепление этого комплекса за организацией / ИП по ИНН. Теперь среди всех поступивших на сервер налоговой службы фискальных документов – чеков и отчетов – можно узнать те, которые относятся к конкретной кассе. ФНС это необходимо, чтобы контролировать, выполняет ли бизнес правила проведения расчетов и корректно ли считает налоги.
Постановка на учет ККТ проходит в несколько этапов:
Все это можно сделать одним из четырех способов:
Примечание. В 2025 году появится еще один способ регистрации кассовой техники – об этом читайте в конце статьи.
Требование о постановке ККТ на учет одинаково для всех пользователей и для любых типов касс. Зарегистрироваться необходимо вне зависимости от того, приобрели вы стационарный / мобильный аппарат или же арендовали облачную кассу в специальном сервисе.
Прежде чем начать процесс постановки на учет самостоятельно, убедитесь, что у вас есть все, что перечислено ниже.
Кассовая техника. К ней предъявляется лишь одно важное требование – она должна соответствовать закону 54-ФЗ. Если вы покупаете аппарат у производителя, у дистрибьютора или в магазине, наверняка все в порядке. Но если касса была куплена когда-то давно или получена «по наследству» после закрытия другого бизнеса, лучше проверить модель по Реестру контрольно-кассовой техники, который ведет ФНС.
Подходящий ФН, установленный в ККТ. Накопители отличаются форматом фискальных документов (ФФД). Самый новый из них – ФФД 1.2. Если планируете продавать товары с маркировкой, нужно выбирать только его. В остальных случаях подойдут и более старые действующие форматы.
Еще ФН различаются сроком действия ключа фискального признака или попросту сроком «годности». Если у вас льготный налоговый режим, подойдет ФН на 36 месяцев, кроме торговли подакцизными товарами, сезонной или автономной работы. В этих случаях, а также если применяете ОСН, нужен ФН на 15 месяцев.
Все актуальные модели накопителей с разными сроками «годности» налоговая служба включает в специальный Реестр. Консультацию по выбору модели именно для вашего бизнеса можно получить у продавцов ККТ и ФН.
Доступ в личный кабинет налогоплательщика. В него можно войти через подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг, по КЭП или по логину / паролю, получить который можно в налоговой инспекции.
Электронная подпись. Для ИП и директоров организаций КЭП оформляет ФНС. Ее выпустят бесплатно, но нужно купить специальный носитель и программу криптозащиты.
Договор с ОФД. Оператор – обязательное звено. Он обеспечить передачу данных в ФНС и их защиту. Договор с ним стоит примерно 3 тыс. рублей в год на один кассовый аппарат. Все ОФД есть в Реестре операторов фискальных данных.
Руководство пользователя кассового аппарата. В конце процесса регистрации нужно будет выполнить действия на кассе – внести данные в ФН и распечатать отчет. Это очень ответственный этап, и мануал должен быть под рукой.
Ниже представлена пошаговая инструкция, как зарегистрировать кассу в налоговой. Мы написали ее для ИП, который действует через личный кабинет на сайте ФНС. Аналогично действуют и организации, хотя интерфейс ЛК ЮЛ немного отличается.
Зайдите на официальный сайт ФНС, выберите нужный тип кабинета и войдите удобным способом. Если входите не через КЭП, имейте в виду, что подключить ее нужно будет до подписания заявления. Далее перейдите в раздел регистрации ККТ:
Система откроет страницу «Мои кассы». Нажмите «Зарегистрировать ККТ» и выберите вариант «Заполнить параметры заявления вручную».
Примечание. Можно зарегистрировать ККТ через личный кабинет налогоплательщика, загрузив данные из файла. Он формируется на стороне ОФД или сервиса аренды облачных касс. Там же должны дать инструкцию.
Перед формированием заявления система предупредит, что для его подачи нужна КЭП (если вы входили в ЛК другим способом). На этом сообщении нажмите «Закрыть».
На открывшейся странице вы увидите форму заявления. Внимательно заполните все поля.
В первую очередь укажите наименование места установки, например, Магазин «Солнышко», и его адрес.
Важно! Адрес должен совпадать с адресом, указанным в документах на собственность (аренду) помещения. Ввести его нужно в системе административного деления по ФИАС. Сервис будет давать подсказки, останется лишь выбрать из предложенных вариантов.
После нажатия кнопки «Далее» откроется окно, где надо выбрать тип помещения (например, квартира) и ввести номер. Затем нужно указать модель ККТ и ее заводской номер – он есть в паспорте.
После этого вводится модель и номер фискального накопителя – все это есть в прилагаемых к нему документах.
Теперь надо внести сведения о ККТ, для этого проставьте галочку возле утверждения, которое подходит к вашему случаю.
Например, если аппарат будет применяться только для онлайн-расчетов, отметьте пункт про использование в интернете.
Важно! Если указать не все особенности деятельности, потом исправить это уже не получится.
На последнем этапе заполнения заявления выберите из списка своего ОФД. После этого нажмите «Подписать и отправить». На этот момент КЭП должна быть подключена к компьютеру и полностью готова к работе.
После отправки заявления система перенаправит вас в раздел «ККТ» – «Мои кассы». Вы увидите таблицу, в которой отражены данные о поданном заявлении. Проверяйте графу «Состояние», чтобы понять, зарегистрирована касса в налоговой или еще нет. Через некоторое время, но не позднее следующего рабочего дня, в этой графе будет указано, что ККТ присвоен уникальный номер. Сам он появится в графе, которая так и называется – Регистрационный номер ККТ.
Теперь нужно внести полученный номер, а также свой ИНН, в память кассы – фискальный накопитель. Таким образом будут связаны все 3 элемента – аппарат, ФН и ваша компания. Это делается через меню кассы, поэтому для каждой модели порядок действий будет свой. Обратитесь к инструкции вашей ККТ.
Важно! Будьте крайне внимательны, поскольку на этом этапе очень легко все испортить. Если ошибетесь в регистрационном номере или ИНН и запишете неверные данные в ФН, исправить их будет уже невозможно. Накопитель придет в негодность и будет подлежать замене.
После введения и тщательной проверки данных сформируйте отчет о регистрации. ККТ должна его распечатать. Отчет выглядит как обычный чек. Сохраните его – он пригодится на следующем этапе.
Вернитесь в личный кабинет, перейдите в раздел «ККТ» – «Мои кассы». Найдите свое заявление, нажмите «Завершить регистрацию» и перейдите в «Отчет о регистрации ККТ». Введите время формирования отчета на кассе, его порядковый номер, фискальный признак и другие запрашиваемые данные. Все они есть в отчете о регистрации – в том самом чеке, который касса напечатала при фискализации. В конце нажмите «Подписать и отправить».
На последнем этапе ФНС сформирует карточку кассовой техники. Вы увидите ее в разделе «Мои кассы» и сможете скачать в формате PDF. Это официальный документ, подтверждающий успешную регистрацию вашей кассы.
Ваш кассовый аппарат зарегистрирован и готов к работе. Зайдите в ЛК своего ОФД: скорее всего, в нем нужно указать данные из карточки ККТ.
Примечание. Помните, что каждые 15 или 36 месяцев – в зависимости от срока действия вашего ФН – нужно проводить перерегистрацию кассы с заменой фискального накопителя.
Вскоре регистрация кассовой техники должна стать проще. Во-первых, с 1 марта 2025 года срок выдачи карточки ККТ сократится с 10 до 5 рабочих дней. На практике ФНС ее формирует быстрее, но в законе пока прописан десятидневный срок. Во-вторых, с 1 сентября 2025 года появится новый способ регистрации: через изготовителя кассового аппарата.
Кроме того, будут узаконены способы, которые уже работают – через ОФД и Госуслуги. Оба они применяются на практике и упоминаются на сайте ФНС как возможные, хотя в законе о них не говорится. Там пока фигурируют только два способа регистрации – в налоговой инспекции и онлайн через личный кабинет (п. 1 ст. 4.2 закона 54-ФЗ от 22.05.2003). Но вскоре это несоответствие исправят.
В-третьих, станет больше способов оповещения ФНС о необходимости перерегистрации кассы, например, когда вышел срок действия ФН. Вместо отправки заявления в налоговую службу, можно будет направить через ОФД отчет об изменении параметров регистрации. Эта возможность будет доступна с 1 сентября 2025 года.