Как работать без онлайн-кассы интернет-магазину

Все компании в России, которые принимают деньги от физических лиц, обязаны использовать онлайн-кассы. Исключения есть, но их остается все меньше. Интернет-магазины в этом смысле мало чем отличаются от магазинов реальных – специальных льгот для них не предусмотрено. Но у них есть возможность организовать работу по закону и при этом избежать забот с установкой, настройкой и использованием кассовой техники.

Как происходит оплата онлайн

Сначала нужно разобраться, как устроен прием денег через сайт. Для этого магазину нужен интернет-эквайринг. Эту услугу предоставляют банки и платежные агрегаторы, например, Робокасса, Юкасса, OnPay, Paymaster и другие. Интернет-эквайринг обеспечивает перевод денег со счета покупателя на счет продавца.

Кроме того, в большинстве случаев требуется онлайн-касса – устройство для формирования и отправки электронных чеков в налоговую службу при проведении расчетов.

Интернет-эквайринг и онлайн-касса — разные механизмы. При онлайн-расчетах они работают совместно, и вот как это происходит:

• Покупатель выбирает товар и переходит на страницу оплаты. Открывается платежная форма, где он выбирает способ оплаты и вводит необходимые данные.
• В процесс вступает интернет-эквайринг. Платежный сервис отправляет запрос в банк для проверки данных и наличия денег. Банк проверяет информацию и, если все в порядке, запрашивает подтверждение у покупателя (например, через СМС-код). После подтверждения оплаты банк списывает деньги со счета покупателя.
• В процесс включается онлайн-касса. Она автоматически формирует электронный чек и передает данные о транзакции через ОФД в ФНС.
• Покупатель получает подтверждение оплаты и электронный чек. Продавец получает уведомление о продаже.

Важно! Интернет-эквайринг – это технология, без нее принять оплату на сайте не получится. Онлайн-касса же нужна только для того, чтобы соблюсти требование закона № 54-ФЗ от 22.05.2003. Эти требования одинаковы при оплате как онлайн, так и офлайн.

Онлайн-магазин без кассового аппарата

Для интернет-магазина мало просто купить ККТ и зарегистрировать в ФНС. Ее нужно интегрировать с системой управления сайтом (CMS) и следить за тем, чтобы она физически работала 24/7. Для этого подходит не любая касса. Простые недорогие модели встроить в систему не получится.

Чтобы избежать сложностей, интернет-магазины часто используют облачную кассу. Это цифровой аналог традиционного аппарата. Физическая ККТ размещается в дата-центре, а доступ к ней осуществляется через интернет. Для бизнесмена это выглядит просто как подключение к удобному сервису.

Плюсы облачной кассы для интернет-магазина:

• Не нужно покупать собственный кассовый аппарат. Все операции проходят через интернет.
• Не придется беспокоиться о технических аспектах – интеграции с CMS, интернете без сбоев, ремонте оборудования, обновлении ПО.
• Можно быстро запустить продажи. Не нужно долго что-то выбирать, ждать и настраивать.
• Скорее всего, кассовый сервис обойдется дешевле физической кассы вместе с комплексом работ по ее внедрению и обслуживанию.

Важно! Облачная касса подойдет тем, у кого прием оплаты проходит только через интернет. Если есть реальная точка продаж, то для приема денег в ней нужна обычная онлайн-касса.

Чтобы выбрать наиболее подходящий кассовый сервис, обратите внимание на такие параметры:

• Тип тарификации. Некоторые компании взимают плату в виде процента от оборота, другие – в фиксированном размере. Можно найти тарифы и по количеству чеков. Если платить сразу за год, получится немного сэкономить.
• Возможность интеграции с CMS интернет-магазина. Как правило, кассовые сервисы работают с большинством популярных систем, но лучше уточнить.
• Дополнительные опции кассового сервиса. Например, есть ли помощь с регистрацией ККТ в ФНС, предоставляется ли интернет-эквайринг, позволяет ли ПО продавать товары с маркировкой, непрерывно ли работает техподдержка и другие.

Обратите внимание! В цену сервиса обычно не входит фискальный накопитель (ФН). Это модуль, необходимый для хранения и передачи фискальной информации. Заплатить за него придется отдельно.

Это недешево: организации и ИП на спецрежимах применяют ФН на 36 месяцев, а его цена стартует от 16 тыс. рублей. Еще есть ФН на 15 месяцев – он стоит от 11 тыс. рублей, но подходит для основной системы налогообложения. Количество месяцев (36 и 15) – это срок «годности» накопителя, то есть период, по окончании которого нужно купить новый. О том, что пора заменить ФН, обычно оповещает облачный сервис.

Когда касса не нужна

О том, когда точно не требуется применять любые кассы, облачные или обычные, сказано в ст. 2 закона № 54-ФЗ. Если необходимо изучить этот вопрос подробно, то лучше прочитать норму непосредственно в законе. Кстати, в нее периодически вносятся изменения, и очередные вступят в силу с 1 марта 2025 года.

Если же говорить обзорно, то от применения кассовой техники освобождены:

• Отдельные типы налогоплательщиков. Например, это самозанятые и ИП на НПД, а также ИП на ПСН – по некоторым направлениям бизнеса.
• Отдельные операции. В частности, это расчеты, когда и продавец, и покупатель – юрлицо или ИП, при этом деньги идут только через расчетный счет.
• Некоторые виды деятельности. Почти все они перечислены в п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ, хотя встречаются и в других пунктах той же статьи. Это в основном оказание разных бытовых услуг типа ремонта, вспашки огородов и присмотра за детьми, а также специфические виды розничной торговли типа продажи разливного кваса из цистерн.

Отдельно рассмотрим особенности применения ККТ для интернет-магазина.

Продажа своих товаров плательщиком НПД

Закон не запрещает самозанятым физлицам и ИП на НПД продавать свои товары через интернет и принимать оплату онлайн. Но нужно помнить, что плательщики налога на профессиональный доход могут реализовать лишь то, что сделали сами. Так что если самозанятый производитель предметов интерьера или шоколада ручной работы решит открыть свой интернет-магазин, он сможет работать без ККТ.

Примечание. Как правило, банки и агрегаторы пока не готовы предоставлять услуги интернет-эквайринга самозанятому без статуса ИП. Это связано с тем, что у них нет расчетного счета. Поэтому весьма вероятно, что для создания полноценного интернет-магазина, который принимает не только заказы, но и оплату, плательщику НПД придется стать ИП.

Еще важно каждый раз после оформления продажи направлять покупателю специальный документ – чек плательщика НПД. Формируются такие чеки через приложение «Мой налог». Если в момент расчета сделать это не получится, можно сформировать чек и направить его покупателю не позднее 9 числа следующего месяца (при безналичной оплате).

Прием оплаты курьерской службой

Магазин может через сайт только принимать заказы, а доставку и получение денег доверить сторонней курьерской службе со статусом платежного агента. В этом случае чек должен выбить курьер в момент приема платы. Это значит, что у него с собой должен быть портативный кассовый аппарат, но это уже заботы курьерской службы.

Примечание. Платежные агенты – это компании, которые принимают деньги от покупателя в пользу третьей стороны – продавца. Их работа регулируется законом от 03.06.2009 № 103-ФЗ. Агенты, когда они действуют в интересах продавца, но от своего имени, обязаны сами формировать чеки ККТ (письмо ФНС от 06.09.2023 № АБ-4-20/11334@). В этом случае продавец кассу может не применять.

Торговля через маркетплейсы

Если открыть свой магазин на популярных российских маркетплейсах, ККТ не понадобится. Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет и другие работают по агентским договорам и продают товары селлера от своего имени. Поэтому и кассу применяют сами. Покупатель получает чек от имени маркетплейса, в котором обязательно указан ИНН селлера.

Но есть еще площадки-агрегаторы, работающие по типу интернет-витрин. На таком сайте посетитель может сравнить товары и сделать выбор, а для оформления заказа он будет автоматически перенаправлен на сайт продавца. В этом случае оплату принимает продавец, и он же обязан применять ККТ.

Платеж через почту России

Этот способ актуален, когда товар продается наложенным платежом. То есть продавец отправляет посылку без оплаты, а покупатель платит за нее при получении в отделении Почты России.

При приеме денег за покупку сформировать чек и выдать его покупателю должна именно Почта России как платежный агент. Продавцу не придется применять ККТ.

Работа в сегменте B2B

Этот вид продажи с большой натяжкой можно назвать интернет-магазином. Речь про модель «бизнес – бизнесу». На сайте представлен товар, заказать который могут только ИП или организации. Купить, как правило, можно партию, а не одну единицу. Либо заказы принимаются от минимальной суммы в десятки или сотни тысяч рублей.

Обычно при оформлении заказа на таких сайтах с покупателем связывается менеджер и формирует для него счет на оплату. Покупатель оплачивает его с расчетного счета своей компании. То есть один бизнес-субъект перечисляет деньги другому в безналичном порядке. ККТ при этом не применяется.

Примечание. Если бизнес-партнер оплачивает заказ наличными или картой через терминал, то есть с предъявлением электронного средства платежа, то продавец обязан применить кассовый аппарат.

Плата за некоторые услуги ИП на патенте

Этот вариант вообще нельзя назвать интернет-магазином, однако он заслуживает внимания, поскольку вызывает много вопросов и сомнений. Сразу скажем: ИП на патенте не может заниматься онлайн-торговлей. Продавать товары через интернет ему прямо запрещено положениями п. 3 ст. 346.43 НК РФ.

А вот принимать онлайн заказы на работы / услуги, а также плату за них, он может – в законах нет запрета на способ получения денег от заказчиков. Однако есть серьезные ограничения:

• ККТ можно не применять лишь при приеме платы за определенные виды услуг / работ. Это касается ремонта одежды, обуви, мебели, автомобилей, помещений, образовательных услуг, работы нянь и сиделок, ухода за животными, фотоуслуг и некоторых других направлений бизнеса. Полный перечень – в п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ.
• Вместо кассового чека предприниматель обязан направить покупателю документ, подтверждающий оплату. В нем нужно указать дату, время и место приема оплаты, ФИО и ИНН предпринимателя, его систему налогообложения, признак расчета (для оплаты – «приход»), название того, что оплачено (услуги или вид работ), сумму, форму расчета («в безналичном порядке»).

Получается, что закон не запрещает ИП на ПСН принимать оплату онлайн без ККТ, если подходит деятельность и удается организовать отправку заказчику указанного документа. Но известны случаи, когда поставщики услуг интернет-эквайринга отказывали ИП на ПСН, ссылаясь на то, что онлайн-торговля для них под запретом.

Стоит ли работать без ККТ

Если по закону касса нужна, но онлайн-магазин ее не поставил, не применил или допустил иные нарушения, это может вылиться в санкции.

Нарушение	Статья КоАП	Штраф для ИП и должностных лиц	Штраф для юридических лиц
Неприменение ККТ	ст. 14.5, ч. 2	Штраф от 1/4 до 1/2 суммы расчета, но не менее 10 000 рублей	Штраф от 3/4 до полной суммы расчета, но не менее 30 000 рублей
Повторное неприменение ККТ на сумму 1 млн рублей и более	ст. 14.5, ч. 3	ИП — приостановление деятельности до 90 суток. Должностные лица — дисквалификация на 1-2 года	Приостановление деятельности до 90 суток
Применение несоответствующей ККТ или нарушение порядка регистрации	ст. 14.5, ч. 4	Предупреждение или штраф 1 500-3 000 рублей	Предупреждение или штраф 5 000-10 000 рублей
Непредставление информации налоговым органам	ст. 14.5, ч. 5
Невыдача чека покупателю	ст. 14.5, ч. 6	Штраф 2 000 рублей	Штраф 10 000 рублей

Мы рассказали, нужна ли ККТ для торговли через интернет. В отдельных ситуациях можно продать что-либо с сайта и без кассовой техники. Но большинство классических интернет-магазинов при приеме оплаты онлайн обязаны формировать фискальные чеки. Хорошим решением для них будет аренда облачной кассы.