Счет на оплату не является обязательным документом, однако составляется в соответствии с традициями делового оборота. Он нужен для того, чтобы информировать контрагента об ожидании оплаты. Узнайте, как выставить счет на оплату от ИП. Образец документа для ознакомления можно скачать в конце статьи.
Закон не требует от продавца формирования счета – он составляется для удобства сторон сделки. Поэтому его форма не утверждена каким-либо нормативным актом. Однако счет на оплату применяется в бизнес-среде не первый год, его образец сложился давно и стал для всех привычен.
Сформировать счет можно разными способами:
Счет на оплату в его привычном виде должен содержать:
В верхней части счета размещают банковские реквизиты получателя платежа: название банка, корреспондентский счет, а также номер расчетного счета поставщика. Тут же указывается его наименование и ИНН, а для организации еще и КПП.
Затем следует название – «Счет на оплату», его номер и дата. Нумеровать счета можно по любой системе, поскольку никаких требований не установлено. Главное условие – чтобы это было понятно самому продавцу и не вызывало путаницы. Нумерация может быть сквозной с начала года или месяца, номер может включать буквенное обозначение, идентифицирующее контрагента, объект оплаты или что-либо еще.
Далее следует блок с информацией о поставщике и покупателе. В отношении каждого указывается наименование, полный адрес и контактный телефон.
Следующий блок обычно формируется в виде таблицы. В ней перечисляются товары и услуги к оплате. В отношении каждой позиции указывается порядковый номер, количество, единица измерения, цена и стоимость.
Под таблицей подводится итог – подсчитывается общая сумма по счету. Тут же нужно указать, входит или нет в нее НДС:
Ниже сумму к оплате целесообразно указать прописью – это поможет избежать ошибок.
В счете можно прописать различные условия, например, срок его оплаты, обязанность покупателя уведомить о перечислении денег и другие. Часто в этом блоке прописывают, что оплата счета означает согласие с условиями поставки. Это важно указать, если договор в письменной форме не составляется. Схема сделки такая: поставщик публикует условия сотрудничества или направляет их покупателю вместе со счетом, тот с ними знакомится и при согласии производит оплату. Это будет означать, что договор заключен.
На счете от предпринимателя внизу ставится его подпись с расшифровкой. Счет от организации подписывает директор, а также бухгалтер, если он есть. Передавать оригинал с подписями контрагенту необязательно, ведь счет на оплату не является первичным документом. Достаточно отправить на email скан-копию – это ускорит процесс оплаты.
Отсутствие на счете подписи (печати) не должно влиять на исполнение обязательств. Если оплата должна быть произведена, покупатель не может отказаться от этого на том основании, что счет не подписан. Но все же надежнее его подписать и отсканировать, иначе он может вызвать сомнение у плательщика.
Проще всего оформить счет при помощи одного из специализированных сервисов. Начинающим бизнесменам это поможет избежать путаницы с тем, что и куда нужно вписывать.
Выставить счет онлайн не составит труда – нужно лишь заполнить все поля формы. Следует внимательно внести реквизиты, наименования товаров и услуг, количество, цену и ставку НДС. Пользователю будет предложено заполнить пустое поле для дополнительных условий, если они есть, их следует туда вписать. Кроме того, нужно отметить галочками подходящие пункты:
Сервис автоматически рассчитает итоговую сумму по счету и сформирует документ. Выгрузить его можно в виде текстового файла для Word или в формате PDF.
Итак, мы рассмотрели, как выставить счет на оплату от ИП, образец документа и самый простой способ его формирования. Готовый счет направляется покупателю, и тот на его основе заполняет платежное поручение в банк. Поскольку закон не требует оформления счетов на оплату, то и никаких правил для их хранения не устанавливает. Однако на практике многие хранят эти документы вместе с остальными.