Как вести управленческий учет

Любой индивидуальный предприниматель ведет налоговый учет, а организация – еще и бухгалтерский. Большинство воспринимает это как обязанность, ведь контролирующим органам нужно знать, каково финансовое состояние компании, и правильно ли она платит налоги.

Но учитывать доходы, расходы, имущество, обязательства и прочие параметры бизнеса нужно в первую очередь самому предпринимателю, собственнику или руководителю организации. Ведь именно на основе анализа этих данных принимаются важные решения. И чтобы оперативно получать нужные показатели, компании внедряют управленческий учет.

Что такое управленческий учет

Возьмем условного ИП Петрова, который делает мебель на заказ. Ежемесячно он записывает в тетрадку:

• сколько потратил денег на закупку материала, аренду помещения, зарплату мастерам и менеджеру, доставку продукции, рекламу и так далее;
• что именно изготовил и по какой цене;
• сколько выручил денег, сколько уплатил налогов и сколько может забрать себе в виде прибыли.

Свою тетрадочку ИП Петров никуда не сдает и никому не показывает. Он фиксирует показатели для себя, чтобы понимать, как развивать бизнес. Это и есть управленческий учет, хоть и в самом примитивном виде. На основе анализа собранных показателей предприниматель принимает управленческие решения: можно ли купить новый станок, заказать более дорогую фурнитуру, какие изделия приносят больше прибыли, а от чего лучше отказаться, какие траты нужно оптимизировать и так далее.

Если говорить простыми словами, управленческий учет – это сбор важных показателей деятельности, их структурирование и формирование на их основе разных отчетов для принятия решений. Вести его можно и в тетради, но это сильно ограничивает возможности анализа. Оптимально применять для этого специальные программы, сервисы или хотя бы электронные таблицы.

Кто занимается ведением управленческого учета? Компании покрупнее нанимают для этой цели финансового директора, но у небольшого бизнеса такой возможности нет. Тот же ИП Петров вполне справляется сам. И если он заменит тетрадку на программу, ему будет еще проще.

Управленческий учет – это не бухгалтерия

Управленческий учет близок к бухгалтерскому в том смысле, что собирается практически та же информация и даже формируются похожие отчеты. Но есть важные отличия:

• Бухучет является обязательным для организаций и ведется по правилам, которые установлены государством. В управленческом учете нет никаких строгих регламентов – все правила компания устанавливает сама.
• В рамках бухгалтерского учета составляются отчеты по унифицированным формам. В управленческом учете формы отчетов и их набор утверждаются на уровне компании.
• Бухучет описывает прошлое, ведь в нем фигурируют только фактические данные по окончании периода. В управленческом учете используются также и плановые показатели. Он помогает делать прогнозы.
• Бухгалтерский учет ориентирован по большей части на внешних потребителей – госорганы, инвесторов, банки, партнеров по бизнесу и других. Управленческий учет ведется для применения внутри компании.

Проиллюстрируем разницу на примере. Единственный собственник и директор ООО «Калинка» потратил на покупку расходных материалов для офиса 10 тыс. рублей из собственного кармана. Компенсировать эти затраты из денег компании он не стал, поэтому в бухгалтерском учете эта сумма никак фигурировать не будет. Но для корректного отражения реальных затрат эти 10 тыс. рублей собственник может отразить в управленческом учете.

Несмотря на разницу, управленческий учет с успехом может использовать данные учета бухгалтерского. Правда, скорее всего, их придется корректировать.

Например, руководство может решить, что для целей управленческого учета расходы нужно собрать в более детальные группы, чем положено по правилам бухучета. Или потребуется представить в управленческом балансе основные средства по рыночной стоимости, а не по остаточной (за минусом амортизации), как в бухгалтерском балансе.

Но все же целесообразно использовать данные бухгалтерии, хоть и с определенными корректировками. Это проще, чем делать двойную работу и параллельно вести разные виды учета.

Цели и задачи управленческого учета

Управленческий учет помогает оценить эффективность деятельности, найти слабые места и возможности для развития. В идеале на основе управленческих отчетов составляется финансовая модель бизнеса. Она позволяет прогнозировать разные сценарии будущего в зависимости от изменения переменных. Например, что будет при падении выручки на 15%? А что, если цены на материалы вырастут еще на 5%? Можно ли позволить поднять зарплату работникам на 10%? И так далее.

Основные задачи управленческого учета: расчет себестоимости и прибыли, эффективное планирование деятельности и контроль работы разных составляющих бизнеса. Но обычно круг задач гораздо шире, и у каждой компании в зависимости от ее специфики они будут свои.

Например, одна из важных задач на практике – предотвратить кассовые разрывы. Для этого осуществляется анализ и контроль денежных потоков и кредиторской задолженности. Еще один пример задачи – найти, куда уходят деньги. Речь о ситуации, когда большая выручка превращается в маленькую прибыль. Управленческий учет поможет проанализировать траты и найти возможности для их оптимизации.

Основные и второстепенные отчеты

Собранные показатели нужно представить в удобном для анализа виде. В состав основных управленческих форм входит 3 отчета:

• отчет о прибылях и убытках (о финансовом результате), ОПУ или P&L (profit and loss);
• отчет о движении денежных средств (ДДС) или cash flow;
• управленческий баланс (УБ), его еще называют Balance sheet (балансовый отчет).

Как видно, названия документов созвучны с основными формами финансовой отчетности. Схожи они и по структуре. Но вот состав показателей и их группы, как правило, отличаются. Ниже мы кратко опишем каждый из этих отчетов.

Обычно бывает полезно сформировать и другие отчеты. Какие именно – это зависит от бизнеса и целей учета. Перечислим возможные формы.

Отчеты по продажам:

• о совершенных сделках;
• о клиентах (сумма выручки, процент в общем доходе и другие показатели по каждому клиенту);

Отчеты по финансам:

• платежный календарь – план поступления денег и их перечисления на каждый день периода;
• о дебиторской задолженности – кто сколько должен компании и когда ждать денег;
• бюджет доходов и расходов (БДР) – прогноз прибыли / убытка на плановый период;
• бюджет движения денежных средств (БДДС) – отчет о фактических финансовых потоках.

Отчеты по запасам:

• сырья, материалов, комплектующих, товаров;
• готовой продукции или товаров в продаже.

Отчеты по персоналу:

• о затратах на оплату труда и прочим выплатам;
• о прибыльности работников.

Отчеты по долгам:

• о кредиторской задолженности;
• о кредитах и займах.

Прочие формы управленческих отчетов:

• о налогах;
• о закупках;
• об основных средствах;
• о капитальных вложениях и инвестиционной деятельности;
• о логистике;
• о маркетинге;
• об исполнении плана.

Это неполный перечень форм – можно формировать любые другие отчеты, которые покажутся полезными. И конечно, не придется составлять все, как правило, выбираются лишь некоторые, наиболее полно отвечающие требованиям бизнеса.

Например, если это услуги, скорее всего, довольно большая часть расходов идет на зарплату. Значит, важно проанализировать отчеты по персоналу. А вот отчеты по инвестициям или запасам могут не понадобиться. Но в любом случае желательно формировать отчеты по финансам и продажам.

А теперь несколько слов об основных управленческих формах.

Отчет о прибылях и убытках

Отчет показывает финансовый результат компании за период. По нему видно, откуда взялась прибыль (убыток). Можно рассчитать рентабельность бизнеса в целом и отдельных его участков.

Отчеты состоят из доходной и расходной частей. Расходная, как правило, бывает расписана гораздо более подробно. Вот пример:

Статья отчета	Сумма в рублях
Доходы	2143000
От основной деятельности – продажи товаров	2043000
От аренды помещения	100000
Прочее	0
Расходы	1543000
Переменные	1230000
— Себестоимость без учета ЗП	1000000
— Зарплата + премия в % от суммы продаж	200000
— Взносы на страхование с переменной ЗП	30000
Постоянные	223000
— Амортизация ОС	50000
— Зарплата администрации и вспомогательного персонала (не зависит от объема продаж)	150000
— Взносы с постоянной ЗП	23000
Налоги	90000
Налог при УСН	90000
Итого чистой прибыли	600000

Если сравнивать ОПУ и отчет о финансовых результатах из бухгалтерской отчетности, то видно, что при схожей сути две формы показывают разные данные.

Отчет о движении денежных средств

Отчет ДДС показывает, откуда приходили и куда уходили деньги. Вот пример:

Статья отчета	Сумма в рублях
Остаток ДС на начало месяца	100000
Приход	2143000
Выручка от продажи товаров	2043000
Арендная плата от арендатора	100000
Возвраты от покупателей	0
Внутренние операции*	0
Расход	1543000
Перечислено поставщикам и подрядчикам	1050000
Перечислено ЗП персоналу	350000
Налоги	90000
Взносы на страхование	53000
Дивиденды собственнику	0
Возвраты покупателям	0
Внутренние операции*	0
Остаток на конец месяца	700000

* Под внутренними понимают операции по перемещению денег внутри компании. Например, перевод между расчетными счетами или зачисление на счет наличности из кассы.

Малый бизнес редко составляет отчет о движении денежных средств в рамках ведения бухгалтерии. Дело в том, что он не входит в число обязательных форм упрощенной бухотчетности. А вот для внутренних целей ДДС особенно важен, поскольку позволяет следить, за счет чего бизнес зарабатывает и куда тратит эти деньги.

Управленческий баланс

Управленческий баланс строится по тому же принципу, что и бухгалтерский, то есть состоит из двух частей — актива и пассива:

• В активе отражается имущество – все то, что есть у бизнеса. Это недвижимость, транспорт, оборудование, запасы материалов и комплектующих, продукция в процессе производства и на складе, товары на полках магазина, деньги и прочее.
• В пассиве отражаются обязательства компании, то есть информация о том, за счет каких денег оплачены активы. Этот раздел показывает, сколько владельцы вложили в бизнес сами и сколько привлекли заемных средств.

Как и в бухгалтерском балансе, в управленческом должно быть равенство между активом и пассивом. Если его нет, значит, что-то отражено неверно.

А вот набор статей баланса, составленного для управленческих целей, может существенно отличаться от бухгалтерского. Пример управленческого баланса приведен ниже:

Статья управленческого баланса	Сумма в рублях
Актив
Внеоборотные активы	1500000
Основные средства	1000000
Прочее	500000
Оборотные активы	1550000
Запасы	600000
Деньги на счетах и в кассе	700000
Дебиторская задолженность	200000
Прочее	50000
Баланс	3050000
Пассив
Собственный капитал	700000
Уставный капитал	100000
Нераспределенная прибыль	600000
Прочее	0
Обязательства	2350000
Кредиты и займы сроком до 1 года	210000
Кредиты и займы сроком более 1 года	1630000
Налоги	180000
Кредиторская задолженность	280000
Прочее	50000
Баланс	3050000

Даже без углубления в анализ видно, что примерно половина всех средств, вложенных в бизнес, приходится на внеоборотные активы (у них низкая ликвидность). 2/3 денег в бизнесе привлечено за счет заемных средств, то есть это не деньги собственника. Это нужно учитывать, решая, куда направить прибыль.

Как вести управленческий учет

На самом деле система управленческого учета есть практически в любой компании, даже если нет бухгалтерского (вспомним ИП Петрова, записывающего в тетрадь основные показатели бизнеса). Но нужно установить четкие правила, выбрать отслеживаемые данные, оптимизировать процесс их сбора, по возможности автоматизировать формирование отчетов. Словом, нужно все «довести до ума».

Система управленческого учета внедряется поэтапно, для этого необходимо:

• определиться с целями. Например, компания оказывает услугу А и услугу Б, и надо понять, какая выгоднее, чтобы сосредоточиться на ней;
• выделить показатели, которые нужно дополнительно отслеживать. Например, выручку от продажи услуги А и услуги Б в разрезе клиентов, затраты на работников, занятых в оказании каждой услуги отдельно, отчисления с их зарплаты;
• составить список отчетов, которые необходимо формировать. Например, помимо трех основных, нужны отчеты по персоналу, по клиентам, а также финансовые — о дебиторской задолженности, БДР, БДДС, платежный календарь;
• определиться, в чем вести управленческий учет – в электронной таблице, специальном ПО или сервисе. Если в компании уже используется учетная программа, вполне возможно, получится настроить ее так, чтобы она выдавала большую часть нужных данных;
• составить регламенты для сотрудников, которые будут собирать показатели;
• запустить все это в работу, формировать отчеты и использовать их для принятия решений.

В этой статье мы кратко изложили основы управленческого учета простыми словами. Важно добавить, что все показатели должны быть достоверными, собираться с определенной периодичностью, отражаться в учете полно и своевременно. Информация должна быть понятной и сопоставимой с данными других периодов.

Итак, компания вольна решать сама, внедрять ли управленческий учет и в каком виде. Однако если его не вести, то принимать бизнес-решения придется интуитивно, а это сильно снижает шансы на успех.