Содержание
Когда бизнесмен нанимает работников, у него появляется новая обязанность – вести кадровый учет. В этой статье рассмотрены его основы – тот минимум действий и документов, без которых не сможет обойтись даже самая маленькая компания.
Под кадровым учетом понимают процесс создания, ведения и хранения документов, связанных с персоналом. Например, когда человек принимается на работу, нужно: ознакомить его с внутренними нормативными актами (правилами, инструкциями), подписать с ним трудовой договор, сделать запись в трудовой книжке, отчитаться перед СФР и так далее. И каждый из этих этапов сопровождается оформлением документов кадрового учета организации или ИП.
Но ведь с приема на работу все только начинается. В дальнейшем нужно учитывать рабочее время каждого штатного сотрудника, чтобы справедливо оплатить его труд. А также планировать периоды отпусков, чтобы рабочий процесс не остановился. Добавим к этому, что люди увольняются, переходят на другие должности, болеют, учатся. Получается, что событий, связанных с персоналом, в каждой компании может быть немало. И все это нужно фиксировать и документально оформлять.
Итак, кадровый учет в организации или у ИП документирует весь процесс трудовых отношений. Это нужно:
Организация и ведение кадрового учета – дело трудоемкое. Причем его внедрение будет примерно одинаково и для большого предприятия с тысячным персоналом, и для ИП с одним-единственным работником. Разница лишь в объеме работы: больше сотрудников – больше документов.
Важно: для микропредприятий есть преференция – они могут не разрабатывать почти все локальные нормативные акты по кадрам, если используют типовой трудовой договор. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. В этом договоре прописаны положения, которые должны быть в ЛНА для защиты прав работника, поэтому от них можно отказаться. Однако нельзя сказать, что это существенно упрощает работу по учету персонала.
Теперь о том, как внедрить кадровый учет с нуля, если вы только приступаете к найму работников. Этот же алгоритм подойдет и тем компаниям, в которых сотрудники уже имеются, а их верный учет не организован. Рекомендуем незамедлительно исправить эту ситуацию, ведь она может привести к штрафам по ст. 5.27 КоАП. Для организации на первый раз он может составить 30-50 тыс. рублей, а если нарушение будет расценено как уклонение от оформления трудовых отношений – до 100 тыс. рублей.
Поможет в этом пошаговая инструкция внедрения кадрового учета в организации или у индивидуального предпринимателя.
Мы упоминали, что микропредприятия при определенных условиях могут не разрабатывать локальные нормативные акты по трудовым отношениям. Однако нижеперечисленные ЛНА утвердить нужно всем, включая микробизнес, поскольку заменяющих их разделов в типовом трудовом договоре нет:
Теперь перечислим кадровые документы, которые нужны тем, кто не подходит под критерии микробизнеса или не планирует составлять трудовые договоры по типовому образцу:
Это далеко не исчерпывающий список. Компании могут пригодиться и другие локальные нормативные документы – это зависит от особенностей рабочего процесса. Например, если работа ведется по сменам, нужен график сменности, а если сотрудники часто бывают в командировках, то положение о командировках. Или наоборот: если в договорах с сотрудниками подробно расписаны их трудовые функции, можно не оформлять должностные инструкции.
Важно! Если микропредприятие потеряло свой статус, нужно утвердить все необходимые для работы ЛНА в течение 4 месяцев.
Компании для работы нужны несколько документов, формы которых можно либо разработать самим, либо взять из постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Эти формы ранее были обязательны, но с 20213 года можно вносить в них изменения или вовсе делать документы по своему шаблону. Новичкам в кадрах удобнее брать формы из постановления № 1, поскольку они содержат все нужные реквизиты.
Кратко упомянем о том, что еще входит в кадровый учет. Это самые разные приказы и распоряжения по личному составу, например, о переводе, о назначении ответственного лица; заявления работников – на отпуск, перевод, увольнение, предоставление справок; служебные записки для внутреннего обмена информацией между работниками и подразделениями; договоры о материальной ответственности, ученические договоры и многое другое. Исчерпывающий перечень таких документов составить едва ли возможно. Они создаются в свободной форме.
Трудовой договор – главный для трудовых отношений документ. В нем указываются основные условия труда.
Если компания не относится к микробизнесу или не желает использовать типовую форму договора, то разрабатывает его самостоятельно. В него необходимо включить информацию о работнике, работодателе и его представителе, который подписывает договор, место и дату его заключения, место работы и должность по штатному расписанию, день начала работы, а если договор срочный – то и ее окончания, условия труда на рабочем месте и платы за него, положения о социальном страховании, режим работы и отдыха и другие необходимые положения. Если договор вступает в силу не со дня подписания сторонами, нужно указать дату начала его действия.
После того как пройдены эти шаги, компанию можно считать подготовленной к ведению кадрового учета и найму персонала по трудовым договорам.
Итак, вы выбрали кандидатов и готовы принять их на работу. Ниже – примерный алгоритм действий.
Но как было сказано, с приема на работу кадровый учет только начинается. Теперь нужно:
Учет кадров включает в себя документацию, касающуюся всех аспектов трудовых отношений. Он помогает компании не только соблюдать законы, но и более эффективно организовать работу.
Мы пошагово рассказали, как организовать кадровый учет с нуля в небольшом бизнесе. В заключение заметим, что законодательство в сфере трудовых отношений периодически меняется. Например, за последние годы были отменены привычные формы – приказ о приеме на работу, личная карточка, некоторые справки и другие документы. Вместе с тем были введены новшества: упрощенный порядок для микропредприятий, электронные трудовые книжки и листки нетрудоспособности, крупные штрафы за нарушение в сфере воинского учета и обработки персональных данных. Чтобы вести учет кадров без ошибок и денежных потерь, нужно постоянно отслеживать законодательные изменения.