Кадровый учет для бизнеса

Когда бизнесмен нанимает работников, у него появляется новая обязанность – вести кадровый учет. В этой статье рассмотрены его основы – тот минимум действий и документов, без которых не сможет обойтись даже самая маленькая компания.

Что такое кадровый учет

Под кадровым учетом понимают процесс создания, ведения и хранения документов, связанных с персоналом. Например, когда человек принимается на работу, нужно: ознакомить его с внутренними нормативными актами (правилами, инструкциями), подписать с ним трудовой договор, сделать запись в трудовой книжке, отчитаться перед СФР и так далее. И каждый из этих этапов сопровождается оформлением документов кадрового учета организации или ИП.

Но ведь с приема на работу все только начинается. В дальнейшем нужно учитывать рабочее время каждого штатного сотрудника, чтобы справедливо оплатить его труд. А также планировать периоды отпусков, чтобы рабочий процесс не остановился. Добавим к этому, что люди увольняются, переходят на другие должности, болеют, учатся. Получается, что событий, связанных с персоналом, в каждой компании может быть немало. И все это нужно фиксировать и документально оформлять.

Итак, кадровый учет в организации или у ИП документирует весь процесс трудовых отношений. Это нужно:

• для работника – чтобы соблюдались его права (плата за труд, отпуск, безопасность на рабочем месте, сохранность личных данных и другое);
• для работодателя – чтобы правильно начислять зарплату, планировать потребность в кадрах;
• для проверяющих структур (ГИТ, ФНС, СФР) – чтобы показать, что все нормы законодательства соблюдены.

Организация и ведение кадрового учета – дело трудоемкое. Причем его внедрение будет примерно одинаково и для большого предприятия с тысячным персоналом, и для ИП с одним-единственным работником. Разница лишь в объеме работы: больше сотрудников – больше документов.

Важно: для микропредприятий есть преференция – они могут не разрабатывать почти все локальные нормативные акты по кадрам, если используют типовой трудовой договор. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. В этом договоре прописаны положения, которые должны быть в ЛНА для защиты прав работника, поэтому от них можно отказаться. Однако нельзя сказать, что это существенно упрощает работу по учету персонала.

Организация кадрового учета: подготовка документов

Теперь о том, как внедрить кадровый учет с нуля, если вы только приступаете к найму работников. Этот же алгоритм подойдет и тем компаниям, в которых сотрудники уже имеются, а их верный учет не организован. Рекомендуем незамедлительно исправить эту ситуацию, ведь она может привести к штрафам по ст. 5.27 КоАП. Для организации на первый раз он может составить 30-50 тыс. рублей, а если нарушение будет расценено как уклонение от оформления трудовых отношений – до 100 тыс. рублей.

Поможет в этом пошаговая инструкция внедрения кадрового учета в организации или у индивидуального предпринимателя.

Шаг 1. Утверждение ЛНА

Мы упоминали, что микропредприятия при определенных условиях могут не разрабатывать локальные нормативные акты по трудовым отношениям. Однако нижеперечисленные ЛНА утвердить нужно всем, включая микробизнес, поскольку заменяющих их разделов в типовом трудовом договоре нет:

• Положение о защите персональных данных. Регламентирует порядок сбора, хранения, обработки и защиты личной информации сотрудников в соответствии с законодательством.
• Документы по охране труда. Нужно подготовить как минимум инструкции для каждой должности, а также программу инструктажа. Еще понадобится журнал учета обучения по охране труда.
• Положение о временном переводе на дистанционную работу. Документ понадобится при аварии или иной чрезвычайной ситуации. Но утвержден он должен быть заранее, ведь в экстренном случае будет не до этого.

Теперь перечислим кадровые документы, которые нужны тем, кто не подходит под критерии микробизнеса или не планирует составлять трудовые договоры по типовому образцу:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положения об оплате труда, о премировании;
• Должностные инструкции.

Это далеко не исчерпывающий список. Компании могут пригодиться и другие локальные нормативные документы – это зависит от особенностей рабочего процесса. Например, если работа ведется по сменам, нужен график сменности, а если сотрудники часто бывают в командировках, то положение о командировках. Или наоборот: если в договорах с сотрудниками подробно расписаны их трудовые функции, можно не оформлять должностные инструкции.

Важно! Если микропредприятие потеряло свой статус, нужно утвердить все необходимые для работы ЛНА в течение 4 месяцев.

Шаг 2. Подготовка форм кадровых документов

Компании для работы нужны несколько документов, формы которых можно либо разработать самим, либо взять из постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Эти формы ранее были обязательны, но с 20213 года можно вносить в них изменения или вовсе делать документы по своему шаблону. Новичкам в кадрах удобнее брать формы из постановления № 1, поскольку они содержат все нужные реквизиты.

• Штатное расписание (Т-3). Это таблица, в которой указаны подразделения компании, должности в этих подразделениях и количество штатных единиц по каждой из них, а также размер платы (оклад / тарифная ставка + надбавки). Его нужно подготовить к моменту найма первого сотрудника, потому что описание должности в трудовом договоре должно соответствовать штатному расписанию. К тому же из него будет наглядно видно, какие работники нужны и в каком количестве.
• Табель учета рабочего времени (Т-12, Т-13). Таблица, в которой каждую рабочую смену нужно отмечать количество часов, отработанных каждым сотрудником. Это требуется, чтобы не допускать переработки и правильно считать зарплату.
• График отпусков (Т-7). В первый год деятельности новой компании его не будет. Но не позднее чем за 2 недели до конца года его нужно утвердить на следующий год. Микропредприятия могут не составлять график отпусков, если с каждым сотрудником заключат письменные соглашения о предоставлении отпуска.
• Журналы и книги учета. Это, как минимум, журнал по охране труда, а также книга учета движения бумажных трудовых книжек. Обязательных форм нет, можно купить готовые или распечатать из интернета (прошить, пронумеровать и утвердить печатью).

Кратко упомянем о том, что еще входит в кадровый учет. Это самые разные приказы и распоряжения по личному составу, например, о переводе, о назначении ответственного лица; заявления работников – на отпуск, перевод, увольнение, предоставление справок; служебные записки для внутреннего обмена информацией между работниками и подразделениями; договоры о материальной ответственности, ученические договоры и многое другое. Исчерпывающий перечень таких документов составить едва ли возможно. Они создаются в свободной форме.

Шаг 3. Разработка трудового договора

Трудовой договор – главный для трудовых отношений документ. В нем указываются основные условия труда.

Если компания не относится к микробизнесу или не желает использовать типовую форму договора, то разрабатывает его самостоятельно. В него необходимо включить информацию о работнике, работодателе и его представителе, который подписывает договор, место и дату его заключения, место работы и должность по штатному расписанию, день начала работы, а если договор срочный – то и ее окончания, условия труда на рабочем месте и платы за него, положения о социальном страховании, режим работы и отдыха и другие необходимые положения. Если договор вступает в силу не со дня подписания сторонами, нужно указать дату начала его действия.

После того как пройдены эти шаги, компанию можно считать подготовленной к ведению кадрового учета и найму персонала по трудовым договорам.

Ведение учета

Итак, вы выбрали кандидатов и готовы принять их на работу. Ниже – примерный алгоритм действий.

1. Запросите у каждого будущего работника документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ. Это паспорт или иное удостоверение, трудовая на бумаге или в электронном виде, документы воинского учета, документы об образовании, в отдельных случаях – справка об отсутствии судимости / административного наказания. Лишние документы требовать запрещено. Хранить копии личных документов нельзя – это может расцениваться как нарушение правил обработки и хранения персональных данных.
2. Предоставьте каждому человеку для ознакомления под подпись локальные акты, которые имеют отношение к его будущей работе.
3. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах – по одному для работника и работодателя.
4. Если есть необходимость, издайте приказ о приеме на работу (необязательно). Содержание приказа не должно противоречить трудовому договору.
5. Внесите запись в трудовую книжку, если она бумажная. Отразите операцию в книге учета движения трудовых книжек. Про ТК и книгу их учета читайте в этой статье. Если работник устраивается по найму впервые в жизни, то бумажную книжку не оформляйте, она ведется в электронном виде.

Но как было сказано, с приема на работу кадровый учет только начинается. Теперь нужно:

• Не позднее следующего рабочего дня подать в СФР отчет по форме ЕФС-1 о найме сотрудника.
• Организовать воинский учет, если есть военнообязанные работники или призывники. Штрафы для организации за некоторые нарушения в этой сфере доходят до полумиллиона.
• Организовать каждому человеку рабочее место, согласно требованиям законодательства по охране труда. Если говорить об офисе, то это не менее 4,5 кв. метра площади на человека. Работник должен иметь возможность свободно размещаться, дотягиваться до нужных вещей, менять по необходимости позу.
• Ежедневно отмечать в табеле рабочего времени, сколько часов сотрудник отработал, а также делать отметки о том, по какой причине он отсутствовал.
• В течение 12 месяцев с даты начала работы провести специальную оценку условий труда на рабочем месте. Это касается всех компаний – от крупных предприятий до ИП с одним работником. Обычно для этого привлекается сторонняя организация, которая в итоге выдаст отчет о проведении СОУТ. Ознакомьте с ним работника под подпись. Микропредприятия из отдельных сфер деятельности могут провести СОУТ самостоятельно (приказ Минтруда от 31.10.2022 № 699н).
• Не позднее чем за 2 недели до конца текущего года составить график отпусков на год грядущий.
• Правильно и своевременно оформлять другие кадровые события, формировать и подавать в Соцфонд отчет ЕСФ-1.
• Обеспечивать защиту персональных данных работников. Штрафы за некоторые нарушения в работе с ними исчисляются сотнями тысяч рублей.
• Хранить кадровую документацию. Например, трудовой договор, табель учета рабочего времени и штатное расписание нужно хранить 50 лет.

Подведем итоги

Учет кадров включает в себя документацию, касающуюся всех аспектов трудовых отношений. Он помогает компании не только соблюдать законы, но и более эффективно организовать работу.

Мы пошагово рассказали, как организовать кадровый учет с нуля в небольшом бизнесе. В заключение заметим, что законодательство в сфере трудовых отношений периодически меняется. Например, за последние годы были отменены привычные формы – приказ о приеме на работу, личная карточка, некоторые справки и другие документы. Вместе с тем были введены новшества: упрощенный порядок для микропредприятий, электронные трудовые книжки и листки нетрудоспособности, крупные штрафы за нарушение в сфере воинского учета и обработки персональных данных. Чтобы вести учет кадров без ошибок и денежных потерь, нужно постоянно отслеживать законодательные изменения.