Что должен знать бухгалтер, которому вы доверяете свой бизнес: практические кейсы выхода из кризисов

Постановка учета в компании — это не только сдача бухгалтерского баланса и своевременная уплата налогов. Все взаимоотношения с партнерами, работниками, банками, инвесторами, третьими лицами строятся на базе учета. Правил работы и документального сопровождения много, они часто меняются, и собственнику важно контролировать эту сферу своего бизнеса.

Юлия, расскажите, как Вы пришли в профессию бухгалтера?

Когда я окончила школу, у меня не было четкой определённости, куда пойти, и на кого дальше учиться. Но в нашей семье есть те, чья работа связана с финансами: моя мама — главный бухгалтер, а бабушка работала в банке заведующей кассой. Можно сказать, что я продолжила семейную традицию, о чем не жалею.

Сразу по окончании обучения я устроилась по специальности материалиста-бухгалтера на промышленное предприятие по производству орудий лова. Оно было довольно крупным, с общим режимом налогообложения, материалы импортировались из Китая.

Я не ограничивалась только своими прямыми обязанностями, общалась с другими коллегами, кого-то временно заменяла. В итоге разрозненные знания, получаемые из профессиональной периодики и бухгалтерского справочника, сложились в полноценную картину.

Дальше я переходила из компании в компанию, параллельно поднимаясь по карьерной лестнице и продолжая обучаться, пока не осела в одном из холдингов.

Как Вы решились на открытие собственной бухгалтерской компании?

Идея открыть свое дело появилась спустя 8 лет, когда я уже больше не видела для себя перспектив карьерного роста. Работая в холдинге, я многократно открывала и закрывала фирмы, так что у меня уже был опыт по регистрации бизнеса, взаимодействию с банками и другими структурами. Из последнего отпуска на работу я уже не вернулась, но сразу взяла на аутсорсинг несколько компаний, чтобы обеспечить себе финансовую подушку безопасности.

Спустя некоторое время мы с семьёй переехали из Камчатки в Калининград, и это отразилось на бизнесе. Удалось сохранить лишь часть клиентов, готовых к работе с девятичасовой разницей во времени. Поэтому спустя год новый офис был открыт уже в Калининграде, а со временем к нему добавился и офис в Уфе.

Сейчас у нас на обслуживании находится 133 клиента, в работе задействованы 3 главных бухгалтера и 4 сотрудника. При этом команда отлично справляется с нагрузкой и не чувствует себя разрозненной, благодаря возможности дистанционного общения на различных платформах.

Почему Вы решили стать партнером сети 1С:БухОбслуживание?

С программами 1С я знакома еще со времен работы в Камчатском крае. Сейчас меня очень выручает 1С-Отчетность и 1С:УФА. Пользуясь ими, мы минимизируем свои трудозатраты, получаем максимальную картину о клиентах за минимальное время. Также мне нравится новый сервис сверки: мы видим, кто какие документы провел из наших клиентов, каких у нас не хватает, и уже на основании этого мы запрашиваем акты сверки.

Франчайзи 1С:БО мы решили стать, чтобы объединить работу со всеми клиентами под единый стандарт.

Как Вы думаете, что клиент хочет получить от бухгалтерской компании?

Я считаю, что без нормально поставленного учета просто невозможно вести успешный бизнес. У организаций и ИП много обязательств не только по сдаче отчетов и уплате налогов. Все взаимоотношения с партнерами, работниками, банками, инвесторами, третьими лицами строятся на базе учета. Бизнес любит конкретные цифры, и они должны быть очень точными.

Правил работы и документального сопровождения много, и они часто меняются. Если им не следовать, очень легко «выпасть из обоймы». Простой пример – компанию внесли в черный список Центробанка из-за нарушения № 115-ФЗ, счета заблокированы, деятельность парализована.

За что вашу компанию выбирают клиенты, за что вас любят?

Я надеюсь, что нас выбирают за профессионализм, за быстроту работы. У нас есть часть клиентов, которые работают с нами еще с момента основания нашей компании в 2017 году. Думаю, что они воспринимают нас, как надежного партнера и стабильную компанию.

Немаловажную роль играет также человеческий фактор, потому что все наши сотрудники поддерживают вежливое, дружелюбное отношение к клиентам, то есть всегда пытаются вникнуть в суть вопроса, максимально помочь.

Вы можете поделиться конкретными примерами, когда помогали клиентам выбраться из сложной ситуации?

Конечно, в нашей практике очень много таких примеров. Можно сказать, что ни клиент, то кейс, расскажу про некоторые из них.

Кейс № 1

Клиент: компания, работающая в сфере технических испытаний, исследований и сертификации. Основная проблема в учете – необходимость оформления счетов и актов в течение короткого времени (15 минут). Формы документов были разработаны самим клиентом, то есть не совпадали ни с одним известным шаблоном. Занимались этим два сотрудника: бухгалтер и менеджер, однако часто отведенного времени не хватало, поэтому не все документы передавались в учет.

Они работали с каким-то приходящим бухгалтером или собственным?

Бухгалтер у них был в штате, но на неполный рабочий день. Мы изменили шаблоны печатных форм в 1С, добавили всё, что нужно было из тех шаблонов, которые нам были предоставлены по их форме. Максимально учли все пожелания и потребности клиента.

На тот момент менеджер у них уволился, но пришел новый юрист. Взаимодействие с клиентом решили организовать через Telegram. Как только к нам поступает спецификация или дополнительное соглашение, наш бухгалтер-первичник оформляет счет, акт и отправляет в режиме реального времени юристу. Юрист сразу же отправляет эти документы клиентам.

В итоге, мы добились того, что у нас повысилась оперативность работы с документами, а клиент смог выставлять больше счетов. Соответственно, у них выросли продажи – за полгода на 20%. Мы считаем, что в этом есть и наша заслуга. Также они уменьшили затраты на бухгалтера, на содержание рабочего места, на программное обеспечение.

Остались ли сейчас какие-то сложности? Вы же, по сути, полностью перестроили их работу?

Да, мы полностью перестроили работу компании клиента, руководитель проекта больше к нам вообще не подключается. Признали, что мы, в принципе, с юристом нормально справляемся, поэтому к руководителю обращаемся только в каких-то консультационных моментах.

Кейс № 2

Клиент: ООО, автосервис на упрощенке 6%. Мы уже какое-то время вели эту компанию, когда руководитель поинтересовался возможностью снижения налогообложения. Сказал, что сейчас у него сложная ситуация, и было бы хорошо найти какие-нибудь варианты, чтобы уменьшить налоговую нагрузку.

Мы проанализировали всю его деятельность и предложили открыть ИП на патенте. Вид деятельности и другие условия позволяли переход на ПСН. Он открыл ИП, в итоге легальными способами снизил налоговую нагрузку на 30-33%. Клиент остался доволен, продолжает у нас обслуживаться.

И он при этом, перейдя на патент, всё равно остался с вами. Потому что ему нужны какие-то консультации, верно?

Ему же не только бухучёт нужен, так что да, совершенно верно. Консультации, сдача отчётности. Ну и периодически необходимость в оформлении каких-то первичных документов.

Кейс № 3

Клиент: компания на общем режиме налогообложения, занимается оптовой торговлей бытовой техникой, в том числе, экспортирует в Абхазию.

Директор подозревал, что у него некачественно ведётся бухгалтерский учёт, потому что постоянно приходят требования от налоговой. Несоответствие с контрагентами происходит, по сверкам не может свериться, не понимает, какие налоги у него, как платить. Он решил поручить нам провести аудит базы.

А до этого у него кто учёт вёл?

Просто частный бухгалтер. Мы провели аудит базы, выявили, конечно, много нарушений: недоплату налогов, неверное формирование книг покупок и продаж. В итоге мы выдали своё заключение, в котором указали, какие налоги недоплачены, что необходимо сделать, какие корректировки подать, какие суммы налогов нужно доплатить. После этого руководитель попросил нас всё исправить и восстановить учет.

Он решил расстаться со старым бухгалтером и перейти к вам?

Да, он решил, что так будет лучше, потому что тот бухгалтер потерял его доверие. Мы восстановили ему учёт, подали корректировки, доначислили налоги. Предприниматель избавился от ошибок в учете, и о дальнейшем бухгалтерском обслуживании попросил именно нас. Сейчас мы продолжаем с ним работать и поддерживать его базу. Он с нами с ноября 2023 года, его бизнес растет и развивается, он хороший клиент.

Кейс №4

В этот кейс я бы хотела включить сразу две большие группы клиентов – маркетплейсы и банки. С маркетплейсов много к нам приходят с ошибками, потому что не учитывают комиссию площадки.

Откуда у них эти ошибки возникают? Они самостоятельно ведут учёт или они пользуются сервисами или услугами бухгалтеров?

Есть те, кто услугами бухгалтеров пользуется, может быть, недостаточно опытных, не знающих этих нюансов. Поэтому налогооблагаемую базу они берут с доходов, поступивших на расчетный счет. А на самом деле, нужно брать другую сумму, которая непосредственно идёт с отчёта по продажам.

То есть вот это самая типичная ошибка по маркетплейсам?

По маркетплейсам, да, в основном это.

С банков тоже очень часто приходят. Не могу сказать, что у банков плохие сервисы, они хорошие, просто не всем подходят, и это надо учитывать.

Многие клиенты приходят, когда у них начинаются уже какие-то движения по документам, появляются доходы и расходы. Например, если есть какие-то займы, банковская программа не учитывает этих нюансов. Она всё полностью в доход им ставит. Или поступления, когда предприниматель сам себе деньги вносит, как личные средства. Вот это всё банковские программы не всегда учитывают правильно.

Получается, что клиент больше, чем нужно, платит налогов?

Да, получается так.

А с маркетплейсами какие риски имеют предприниматели, которые некорректно ведут этот учет?

Приходят требования, потому что налоговая инспекция все это видит. При таких нарушениях ФНС понимает, что налогооблагаемая база занижена, соответственно, высылает требования, начисляет налоги, штрафы, пени.

К вам не приходили клиенты, которым счета заблокировали по № 115-ФЗ, например?

По № 115-ФЗ сейчас очень много блокировок. Но чаще это не новые клиенты, а наши действующие. Многие предприниматели еще не понимают, что если у тебя несколько патентов, то надо сотрудников тоже нанимать на второй патент.

Банки это фиксируют и требуют документы по работникам. Поэтому надо стараться работать легально, нельзя одному вести деятельность на трех патентах, надо официально нанимать сотрудников, чтобы себя обезопасить.

Если подытожить, что для Вас значит — помогать клиенту и общаться с ним на одном языке?

Я думаю, что говорить с клиентом на одном языке, это значит — разговаривать с ним в определенном стиле, в терминах, которые понятны данному человеку. Также необходимо, думаю, вникать в суть вопроса и пытаться найти те методы, которые действительно помогут этому предпринимателю. Главное – сначала просто слушать и задавать уточняющие вопросы. После этого, когда ты уже понял картину, ты уже предлагаешь человеку методы решения.

Юлия, благодарим Вас за интервью, пусть Ваша деятельность и дальше помогает развиваться Вам и Вашим клиентам!