Это интервью мы взяли у владельцев и руководителей аутсорсинговой компании «БухМадам» из г. Москвы.
Бухмадам — официальный партнер сети 1С:БухОбслуживание с 2016 года, предоставляет бухгалтерские услуги более, чем 300 клиентам.
Елена Топоркова и Екатерина Санкина смогли организовать партнерство двух разных, но талантливых и амбициозных персон. При этом в выигрыше оказались не только они, но и клиенты их бухгалтерской компании.
Откуда появилось желание связать свою жизнь с бухгалтерией, как вы организовали этот бизнес?
В этой фирме я узнала, что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг. Для меня это было не очень понятно, но очень интересно. Позже я ушла из этой компании, открыла свою фирму, и у меня появились два-три первых клиента.
Больше всего проблем тогда вызывало техническое обслуживание программы 1С: на сервер не было денег, устройство сети, в которой работают бухгалтеры, также не было до конца понятным. На тот момент у меня уже стали появляться помощники, например, друг-программист 1С. И именно он натолкнул меня на мысль о франшизе «1С:БухОбслуживание». Когда я прочитала описание франшизы, то поняла, что это решит все мои проблемы.
Учиться бухгалтерии пошла по рекомендации мамы, потому что, когда я закончила школу, не знала, куда мне идти. Я закончила колледж, а затем Московскую финансово-юридическую академию, по специальности «Бухгалтерия, бухгалтерский учет, анализ и аудит».
Через пару лет после начала профессиональной деятельности я возглавила процесс автоматизации компании, где тогда работала. У меня была команда из 10-15 человек, мы устанавливали программу «УПП» — управление производственным предприятием. Поэтому я уже тогда знала, что программы 1С работают не только с бухучетом, но также с аналитикой и управлением.
Позже я поняла, что больше не хочу заниматься программированием 1С, а хочу вернуться к ведению бухгалтерии, в перспективе — стать финансовым директором. Для этого даже собиралась получить второе высшее образование по этому профилю.
Но когда оказалась в декрете, стала искать подработку. И Елена, с которой мы уже были знакомы, но плотно не взаимодействовали, предложила мне вести учет у некоторых ее клиентов. А в 2019 году она предложила мне партнерство, на что я согласилась. То есть, это не было моей инициативой, моим желанием, просто так сложилось.
В чем особенность вашего партнерства?
Мы позиционируем себя как одну компанию на всех мероприятиях. Стоимость услуг и идеи у нас общие. Но при этом разные кошельки, мы сразу четко разделили клиентов и создали два расчетных счета в одном банке.
Клиентов мы делим по-разному: и по степени загруженности, и по направленности. Екатерина, например, глубже изучила работу с маркетплейсами, это ее конек. Есть, конечно, и несколько общих клиентов. С сотрудниками всё точно так же. Несмотря на то, что мы вроде бы вместе, на самом деле, работаем индивидуально. Есть мои сотрудники, есть Екатерины, есть и несколько общих. Сейчас у нас примерно по 10 человек у каждой.
Вообще, наш бизнес сильно зацеплен на индивидуальность. Клиенты выбирают себе бухгалтера, как доктора. Ты либо находишь общий язык и понимаешь, о чем с тобой разговаривает бухгалтер, либо не находишь. Но опять же, у нас по работе с клиентами одинаковая стратегия. Например, быстрый ответ клиенту — это наше огромное преимущество. Даже если в моменте нет возможности ответить на вопрос, и мы и сотрудники сообщаем клиенту, когда именно он получит ответ.
Вы соперничаете или дополняете друг друга?
Елена: мы действительно очень разные. Как руководитель, у которого уже был опыт найма сотрудников, я видела, что у Екатерины есть ярко выраженные качества предпринимателя. При этом сама себя она бизнесменом не считала.
Екатерина очень быстрая, активная, легко выполняет большой объем работы. При этом может быть бурной и эмоциональной. У нас разный подход, разная скорость жизни в принципе. Иногда она ко мне обращается, за советом при переговорах с клиентом или сотрудником. Я же работаю в своем, более медленном темпе, могу сильно углубиться в процессы клиента, чтобы выяснить всё до мелочей. Меньшая эмоциональность помогает мне решать конфликтные ситуации с более «холодной головой».
Екатерина: Елена открыла для меня мир «1С:БухОбслуживания», который я раньше видела только со стороны разработчика. Поначалу я задавала Елене какое-то безумное количество вопросов: как пользоваться программой «УФА», какие галочки ставить, как взаимодействовать с клиентами. Потом, конечно, я опыта набралась, вопросов стало меньше.
Так что наше партнерство полезное, дополняющее друг друга. Кроме того, только друг с другом мы можем обсудить такие моменты, которые не обсудить с сотрудниками или другими партнерами 1С:БО.
У вашей компании довольно необычное название, как оно родилось?
Из названия электронного ящика. Когда я стала подбирать в Яндексе сочетания «Бух-леди», «Бух-учет», то проявился и вариант «Бух-мадам». Позже, при регистрации юр.лица я оставила это название, оно запоминающееся, не все мое имя помнят, а название точно запоминают.
В 2013 году «БухМадам» была зарегистрирована, как юридическое лицо, а в 2016 году была куплена франшиза.
Можете ли вы рассказать про каких-то своих клиентов, которым помогли успешно стартовать в бизнесе?
Да, с их разрешения расскажем, как мы начинали, а с некоторыми и продолжаем работать уже несколько лет.
Производство пищевых продуктов: Батончики «KICK»
Сейчас эти батончики широко продаются, их продукция представлена в «Азбуке вкуса», во «ВкусВилле», в других сетях. Пришли к нам по рекомендации, и у нас сразу получилось наладить контакт с директором. Здесь мы задействовали все наши ресурсы и опыт: Екатерина взялась за учет, организацию документооборота между производством, бухгалтерией, продажами, а Елена помогала настраивать управленческие процессы.
Главное, что мы хотели донести, — что бухгалтерия это опора бизнеса. Всё взаимосвязано, в документообороте участвуют и менеджеры, и продажники, и закупщики. Считаем, что у нас получилось.
Сейчас они уже не наши клиенты, но только потому, что сильно выросли — у них свой штат бухгалтеров и финансовый директор. Мы периодически общаемся с директором, и получаем от них подарки на новый год, это очень приятно!
Футбольный клуб «Велес»
Это довольно необычный клиент: клуб открылся в 2016 году, и они сразу пришли к нам на обслуживание. Тогда это был формат некоммерческой организации, но при этом профессиональный футбольный клуб и ежегодно проходит обязательное лицензирование РФС, в том числе по финансовым показателя. Обязательным условием получение лицензии, является прохождение аудиторской проверки.
В конце прошлого года собственник решил, что клуб нужно перевести в формат акционерного общества, а на деле стать публичным акционерным обществом, чтобы продавать свои акции на бирже. Мы тогда проделали большую работу: вместе с их юристом составляли огромную таблицу плюсов и минусов с точки зрения налогов и других нюансов. Например, не все знают, что АО может вписываться в критерии малого бизнеса и применять пониженные ставки страховых взносов за работников. А некоммерческая организация, если она не является социально ориентированной, такого права не имеет.
Для нас этот переход из НКО в АО — огромный новый опыт. С акционерными обществами мы уже работали, но выход с акциями на биржу — такого еще не было. Здесь много вопросов с обязательным аудитом, с дополнительными требованиями и нашей повышенной ответственностью, как аутсорсера.
Сейчас этим клиентом работает три наших сотрудника: главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера и бухгалтер по расчету заработной платы. Для нас это настоящий вызов, который мы приняли.
Стоматология «Семантика Дент»
Эти клиенты пришли к нам на этапе стартапа, даже до открытия, когда еще шел ремонт помещения. Владельцы — люди, у которых есть свободные деньги и желание открыть бизнес, но нет в этом опыта. Они нанимают профессионального генерального директора, который выстраивает бизнес-процессы с нуля, причем сам он ранее со стоматологиями не сталкивался, для него это тоже новая тема.
Всей организационной частью занимался директор (закупки, оборудование, реклама и прочее), а мы должны были наладить учет. Первое, что надо было сделать — выбрать систему налогообложения. У нас состоялось несколько встреч на эту тему со специально нанятым юристом, когда все сидели рядом: юрист с законами, мы с калькулятором, и генеральный, который рассказывал, сколько сотрудников будет, какие должности, зарплаты, доходы, расходы и прочую необходимую информацию.
Дополнительная сложность — медицинская направленность клиента, ведь там особые сертификаты и лицензии, и юрист был профильный, потому что мы не владеем всеми этими нюансами. Все вместе детально рассчитывали и прикидывали варианты: УСН Доходы, УСН Доходы минус расходы, ОСНО. Решили на старте выбрать доходную упрощенку, а затем перейти на расходную. Общую систему посчитали невыгодной, потому что потребители — физические лица.
С генеральным директором нам сразу было комфортно работать, а вот с учредителем поначалу не удавалось согласовать все вопросы постановки учета. Не совпадали его понимание налогообложения и наши аргументы. Позже это первоначальное недоверие собственника нам удалось преодолеть, причем через независимый и тайный аудит. Мы даже не предполагали, что собственник решит проверить наше ведение учета.
Конечно, сомнения клиентов понятны, ведь на старте бизнеса могут потребоваться серьезные инвестиции, которые ведут к плановым убыткам. То есть первые годы приходится работать без прибыли, и это нормально. Но иногда клиент считает, что дело в том, что бухгалтерия как-то не так ведется. Тем приятнее было для нас получить независимое аудиторское заключение, которое не выявило никаких нарушений. Для нас это, своего рода, профессиональное признание.
Благодаря этому мы уже четыре года ведем их бухгалтерию, более того, недавно расширили сферу обслуживания, добавился еще и кадровый учет. Причем изначально клиент отдал ведение кадров компании, которая специализируется на медицине. Но наше взаимодействие привело к тому, что директор сам попросил нас заняться также кадровым учетом и даже помогает нам в работе на специализированном медицинском сайте. Ведь все приемы, увольнения, кадровые передвижения медперсонала оформляются особым образом, там есть своя специфика.
Надо ли аутсорсеру выстраивать тесное взаимодействие с клиентом или достаточно просто профессионально делать свою работу?
Бухгалтерия — это живой и даже творческий процесс, поэтому клиент должен с нами сотрудничать и доверять. Мы, со своей стороны, вникаем в глубину процесса работы клиентов и не отказываемся заниматься тем, что не касается бухгалтерии напрямую.
Например, в футболе много своих нюансов налогообложения, в том числе, при заключении трансферных контрактов перевода игроков. Мы всё это изучаем, хотя какова вероятность того, что к нам придет второй футбольный клуб на обслуживание? Тем не менее, это специфика вот такого уникального клиента, и если мы все особенности не поймем, то как можем гарантировать качество бухобслуживания?
Кроме того, для качественного учета важна дисциплина с обеих сторон. И чем крупнее клиент, тем важнее эта дисциплина. Вот, например, тот же футбольный клуб — там 70 человек, футболисты, тренеры и так далее, они далеки от нашей «бумажной работы». Но нам удалось выстроить документооборот и установить сроки, которые все соблюдают.
Нашим клиентам мы прямо говорим: «Чем лучше у вас дела, тем больше и дольше вы с нами, тем больше мы на вас заработаем». То есть мы материально заинтересованы в том, чтобы у клиента было всё хорошо, поэтому всегда предлагаем обсудить, как сделать лучше. Мы переживаем за него, почти как за свое детище.
А еще важно, чтобы клиент задавал вопросы, пусть даже они кажутся странными или глупыми. Потому что самый глупый вопрос, это вопрос, который не задали. Если есть сомнения, их надо разрешить, иначе это может привести и к нашей дополнительной работе, и к проблемам с налоговой у клиента.
Иногда встречаются клиенты, для которых бухгалтер — не авторитет. Причем мы свою точку зрения обосновываем статьями Налогового кодекса, письмами Минфина и ФНС, а клиент приводит историю «знакомого своего знакомого», в которой всё по-другому. Конечно, в жизни многое случается, но в итоге он работает себе же во вред. Поэтому и мы выбираем с кем нам работать, ведь бухгалтерское сопровождение — это не 1-2 месяца, это на годы, и все участники процесса должны быть уверены друг в друге.
Если подытожить, то получается, что для выстраивания взаимодействия с клиентом вы глубоко вникаете в его бизнес, в том числе, на старте. Вы даете рекомендации не только для того, чтобы закрывать налоговую отчетность, но и для дальнейшего развития бизнеса. При этом важно умение слышать клиента и учитывать его комментарии. И такое взаимодействие ценится предпринимателями, поэтому они такое длительное время продолжают с вами сотрудничать.
Да, поэтому мы практически не занимаемся рекламой. Почти все клиенты приходят по рекомендации. И когда я спрашиваю, что именно про нас говорят, отвечают: хороший бухгалтер, оперативно отвечает и всегда консультирует. Скорость ответа тоже неоднократно подчеркивалась клиентами.
Наши сотрудники всегда сразу дают обратную связь, даже если они не у компьютера и не могут сейчас ответить. Например, «сложный вопрос, завтра подготовлю ответ». Нельзя игнорировать никакие обращения клиентов. Даже если вопрос, по сути, незначительный и не влечет негативных последствий, для клиента это может быть очень важным, ведь он переживает за свой бизнес. И наша задача — также радеть вместе с ним".