Как составить акт выполненных работ

Когда составляется договор о выполнении работ или оказании услуг, нужно заранее продумать, как заказчик будет их принимать и на основании чего оплачивать. В большинстве случаев для этого стороны подписывают акт выполненных работ. Предлагаем разобраться, почему важно оформлять этот документ и как правильно это сделать.

Зачем составлять акт

Акт выполненных работ – это вспомогательный документ, который можно назвать приложением к договору. Законодательство в общем случае не обязывает стороны подписывать такой документ. При оказании услуг он необходим только в сфере строительства и заполняется на унифицированном бланке. Тем не менее акт очень важен для обеих сторон любой сделки, предметом которой выступают работы или услуги:

• Для исполнителя акт является подтверждением того, что работы выполнены (услуги оказаны), заказчик принял их результаты. Акт служит гарантией того, что труд исполнителя будет оплачен.
• Для заказчика акт – это первичный учетный документ, на основании которого бухгалтерия может списать стоимость работ или услуг по договору на расходы.

В практике судов грамотно оформленный акт выполненных работ считается доказательным документом. Это значит, что если операции, связанные со сделкой, станут предметом судебного спора, акт поможет суду принять законное решение.

Суть акта приемки при оказании услуг

При заключении договора, например, о возмездном оказании услуг, в нем фиксируются все важные детали: что именно нужно сделать, в каком объеме, в какие сроки, по какой цене и прочее. Также в договоре можно прописать порядок «закрытия» сделки, то есть приемки и оплаты оказанных услуг.

Основанием для такой приемки может стать акт выполненных работ по договору оказания услуг. Стороны могут зафиксировать необходимость его подписания в договоре, а также прописать сроки составления акта, передачи его заказчику и возврата исполнителю.

Порядок выполнения обязательств сторонами такого договора будет следующим:

• исполнитель выполняет свою работу в оговоренный срок;
• заказчик ее проверяет и принимает;
• стороны подписывают акт выполненных работ по договору оказания услуг;
• документ отдается в бухгалтерию заказчика, и на его основании последний перечисляет плату исполнителю или оплачивает выставленный счет;
• на основании акта бухгалтерия списывает сумму оплаты в расходы.

Форма акта

Поскольку закон не требует составления акта выполненных работ, то для него не существует и утвержденной формы. Ее можно разработать самостоятельно или скачать бланк из популярных правовых систем.

Стороны могут заранее утвердить образец акта и включить его в договор в виде приложения. Если этот вопрос не обговорен при подписании договора, то акт составляет исполнитель в свободной форме. Кроме того, в роли акта может выступать универсальный передаточный документ (УПД), форма которого приводится в приложении № 1 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Акт приемки выполненных работ оформляется в двух экземплярах. Сначала свою подпись на них ставит исполнитель, после чего они оба передаются заказчику. Тот, в свою очередь, подписывает акты и возвращает один экземпляр исполнителю. В соответствии с нормами бухучета хранить акт приемки нужно в течение следующих 5 лет.

Содержание акта

В акте необходимо указать, что он подписывается в рамках исполнения определенного договора, то есть вписать его реквизиты. Но этого недостаточно – нужно подробно изложить описание фактически оказанных услуг или произведенных работ. Необходимо, чтобы акт, как первичный учетный документ, содержал реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Иначе ИФНС может не признать расходами оплату по сделке.

С учетом сказанного получается, что акт приемки должен содержать:

1. Название документа. Например, акт выполненных работ по договору от 10.01.2022 № 12/2022- АВ.
2. Дату подписания. Она должна приходиться на период оказания услуг.
3. Наименование сторон. По закону о бухучете требуется только название организации, составившей документ. Но в случае с актом целесообразно внести обе стороны, ведь подписывать его будет и заказчик, и исполнитель.
4. Содержание факта хозяйственной деятельности, то есть суть выполненных работ или оказанных услуг, их объем, дата или период выполнения.
5. Величину измерения – денежную и натуральную, с указанием единиц измерения. Например, 20 часов консультирования юриста за месяц.
6. Расценки или стоимость единицы. Например, цену за 1 час консультации.
7. Общую стоимость выполненных работ (услуг) и сумму НДС, если он уплачивается. Чтобы избежать ошибок, стоимость указывают цифрами и прописью.
8. Наименование должностей ответственных за операцию и ее оформление лиц, их подписи с расшифровкой.

Важный момент – данные в акте (название работ/услуг, расценки, общая стоимость и прочее) должны быть идентичны тому, что указано в договоре. Если в процессе его исполнения что-либо изменилось, нужно скорректировать эти параметры, подписав дополнительное соглашение.

Образец акта приемки выполненных работ

Образец акта приемки выполненных работ в табличной форме

Если у заказчика есть претензии

Что делать, если при приемке работ выясняется, что они выполнены не в полном объеме или их результат не вполне соответствует заявленному качеству? Заказчик может дать исполнителю время на исправление. Все свои претензии он излагает в акте приемки, а также указывает, что именно нужно доработать и в какой срок. Кроме того, можно составить отдельный документ о выявленных недостатках.