Как работать с законом 54-ФЗ о применении ККТ

Закон № 54-ФЗ – это основной нормативно-правовой акт, регулирующий применение контрольно-кассовой техники. Закон был принят в 2003 году, но с тех пор в него внесена масса изменений.

Кассовая реформа, которая началась в 2017 году, изменила обязанности пользователей касс, ужесточила требования к функционалу аппаратов и отменила большинство льгот для продавцов. Главные поправки о применении ККТ связаны с переходом на облачные кассы и включением в процесс расчетов новых участников – операторов фискальных данных.

Основные понятия закона № 54-ФЗ

Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ достаточно небольшой по объему, но затрагивает значительный круг лиц, поэтому в нем необходимо разобраться. Вот основные понятия, которые используются в законе.

• Пользователь – организация или индивидуальный предприниматель, применяющие контрольно-кассовую технику при осуществлении расчетов. Самозанятые и обычные физические лица ККТ не применяют.
• Расчеты – прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги. До кассовой реформы чеки выдавали только при получении оплаты наличностью, но сейчас это необходимо делать также при безналичной оплате, приеме денег от физлица, зачете и возврате авансов, выдаче и погашении займов, предоставлении или получении встречного предоставления за товары, работы, услуги и в других ситуациях.
• Кассовый чек – первичный учетный документ в электронной или бумажной форме, сформированный в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом).
• Бланк строгой отчетности – первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, формируется в электронной или бумажной форме с применением автоматизированной системы. Это означает, что прежние БСО, которые выдавались при оказании услуг населению и заменяли кассовые чеки, больше не применяются.
• Контрольно-кассовая техника – электронные вычислительные машины, компьютерные устройства и их комплексы, которые обеспечивают запись, хранение и передачу фискальных данных в ФНС через интернет. Существует большое разнообразие кассовых аппаратов и автоматизированных систем для БСО. При выборе кассы надо обязательно убедиться, что модель ККТ соответствует требованиям, установленным статьей 4 закона № 54-ФЗ.
• Фискальный накопитель – программно-аппаратное шифровальное средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе. Накопитель записывает данные расчетов и позволяет их сохранять, если нет возможности для передачи информации через интернет. Большинство касс продается без ФН, его надо приобретать отдельно. После окончания срока годности накопитель необходимо заменить.
• Оператор фискальных данных – организация, которая имеет разрешение на обработку фискальных данных и передачу их в ФНС. Пользователи ККТ должны заключить с оператором договор и оплачивать его услуги.

Важно: ФНС ведет три разных реестра – моделей кассовой техники, фискальных накопителей и операторов фискальных данных. Перед покупкой ККТ и заключением договора с оператором проверяйте их наличие в реестрах.

Кто может работать без ККТ

В соответствии со статьей 1.2 закона № 54-ФЗ касса или автоматизированная система БСО применяется всеми организациями и индивидуальными предпринимателями в обязательном порядке. Однако исключения из этого правила есть, хоть и небольшие. Они приводятся в статье 2.

• Безналичные расчеты ИП и организаций между собой через банковский расчетный счет. Если же контрагенты используют наличный расчет (в пределах разрешенного лимита в 100 000 рублей по одному договору), то применение ККТ обязательно.
• Некоторые виды деятельности: продажа газет и журналов в киосках; торговля на рынках вне палаток, киосков, магазинов, павильонов за исключением ряда товаров; разносная торговля некоторыми товарами; реализация мороженого, молока, воды и безалкогольных напитков в киосках; сезонная продажа овощей и фруктов вразвал; реализация продовольственных товаров из автоцистерн; продажа изделий народных промыслов и др.
• Патенты для ИП, установленные подпунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12 – 17, 19 – 27, 29 – 31, 34 – 36, 39, 41 – 44, 49 – 52, 54, 55, 57 – 62, 64, 66 – 80 пункта 2 статьи 346.43 НК РФ. Причем, для подтверждения факта расчета клиенту/покупателю надо выдать документ, который включает в себя данные об услуге или товаре, цене, ФИО и ИНН предпринимателя. Официальной формы у такого документа нет, она разрабатывается самостоятельно.
• Индивидуальные предприниматели на режиме НПД. Вместо кассового чека они выдают документ, сформированный на сайте ФНС или в онлайн-приложении «Мой налог».
• Расчеты в СНТ, ЖСК; при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги; при оказании услуг населению в сфере образования, культурных мероприятий, физической культуры и спорта.
• Расчеты в отдаленных и труднодоступных местах, которые включены в перечень, утвержденный органом региональной власти.

Обратите внимание: если организация или ИП планирует работать через посредника, то вопрос о применении ККТ регулируется договором. Например, при торговле на таких маркетплейсах, как Озон и Вайлдберриз, своя касса продавцу не нужна, чек покупателю выдает торговая площадка. Но в некоторых случаях касса потребуется и агенту, и принципалу, подробности можно узнать из письма ФНС от 2 мая 2023 г. № ЗГ-3-20/6089@.

Регистрация ККТ

Перед началом проведения расчетов кассовую технику необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Это можно сделать онлайн – через личный кабинет налогоплательщика или Портал госуслуг. Для этого продавцу или исполнителю надо заранее оформить электронную подпись. Кроме того, документы для регистрации ККТ можно подать лично в любую налоговую инспекцию.

Но проще всего провести регистрацию через оператора фискальных данных. Во-первых, договор с ОФД все равно придется заключать. Во-вторых, самостоятельная регистрация кассы потребует изучения регламента и оформления документов.

Порядок применения ККТ

О применении контрольно-кассовой техники можно узнать из статьи 4.3 закона № 54-ФЗ, но практические нюансы работы кассы лучше узнать там, где вы ее приобретали.

Либо обратитесь в специализированную организацию, которая проводит настройку ККТ и обучение с выездом на место расчетов. В большинстве случаев там же можно получить сопутствующие услуги, например, подключение эквайринга для приема платежей картами, установку программ для ведения учета, техническое сопровождение.

Санкции за нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники предусмотрены статьей 14.5 КоАП РФ. Размер штрафов зависит от организационно-правовой формы продавца или исполнителя, вида правонарушения, а также суммы расчета.

За неприменение ККТ организацию накажут на 75% – 100% суммы расчета, но не менее чем на 30 000 рублей. Если такое нарушение совершил индивидуальный предприниматель, то штраф составит от 25% до 50% суммы покупки, но не менее 10 000 рублей.

Если касса применялась, но аппарат не соответствует установленным требованиям, штраф для ООО составит от 5 000 до 10 000 рублей, а для ИП – от 1 500 до 5 000 рублей. При применении ККТ, но без выдачи чека, штраф 10 000 рублей на юридических лиц и 2 000 рублей на предпринимателей.